Ako je vaš rad duboko integriran u Microsoftov ekosustav, To Do i OneNote vjerojatno su najpopularniji alati za vaš svakodnevni radni tijek. Kada koristite OneNote za planiranje projekta, na kraju ćete dobiti djelotvorne stavke koje će dovršiti ono na čemu radite.
Zajedno korištenje OneNotea i Microsoft To Do znači da ćete potrošiti vrijeme na prebacivanje konteksta, kopiranje ili pregledavanje podataka iz jedne aplikacije u drugu. Kao rezultat toga, možete izgubiti fokus, pogriješiti ili još gore, smanjiti kvalitetu svog rada. Pokazat ćemo vam metode za besprijekornu integraciju OneNotea i To Do kako biste trošili vrijeme na davanje prioriteta poslu koji je važan.
Dodavanje zadatka iz OneNote u Microsoft To Do
Od svake Office aplikacije, OneNote 2019 ima najčvršću integraciju s Outlookom. To je zato što obje aplikacije dijele slične ciljeve i operacije. Možete pretvoriti bilo koji tekst bilješke u OneNoteu u automatski zadatak popisa obaveza u Outlooku. Ali čekajte, gdje se Microsoft To Do uklapa u ovaj sustav?
Kasnije ćemo doći do ove rasprave, ali prvo provjerite jesu li i OneNote 2019 i Outlook instalirani na vašem računalu. Također, morate imati kreiranu bilježnicu i odjeljak u kojem se nalaze vaši aktivni predmeti. Ako počinjete, pratite naše vodič o tome kako organizirati bilježnice u OneNoteu.
Odaberite tekst koji želite pretvoriti u Outlook zadatak. Kliknite na Dom kartica i zatim Outlook zadaci. Na padajućem izborniku odaberite vremenski okvir za zadatak. Zastavica označava tekst, a OneNote dodaje tekst bilješke kao zadatak u Outlooku. Ako je potrebno, možete nastaviti dodavati još bilješki kao zadatke.
Prijeđite na Outlook da biste vidjeli zadatak Moji zadaci.
Sada, kada se prebacite na aplikaciju "Microsoft To Do", vidjet ćete isti zadatak ispod Zadaci s unaprijed ispunjenim rokovima i vezom na stranicu OneNote da biste saznali gdje se nalaze vaši zadaci.
Isto tako, možete odabrati Prilagođen i iz novog prozora koji se pojavi unesite Datum dospijeća, the Početni datum, te važnost zadatka pomoću Prioritet polje. Također možete provjeriti Podsjetiti okvir kako bi vas Outlook podsjetio na zadatak i dodajte kratku bilješku.
Sada prijeđite na aplikaciju "Microsoft To Do", ali ovdje nećete vidjeti datum kada je zadatak pokrenut ili polje prioriteta.
Pozadinski mehanizam sinkronizacije zadataka
Aplikacija "To Do" oslanja se na Exchange Online za pohranu i sinkronizaciju zadataka, bilo da koristite osobni račun ili Microsoft 365. Oba računa slijede iste protokole uključujući enkripciju podataka, usklađenost i prebivalište podataka. Ako dovršite zadatak u aplikaciji "To Do", ažurirat će se u Outlook Tasks i OneNote.
Bilješka: Aplikacija "To Do" nema nikakve veze s oznakom "To Do" u OneNoteu, unatoč korištenju istog pisanja velikih i malih slova. To je važno jer bi se ljudi mogli zbuniti terminologijom i izjaviti da ova značajka ne radi ispravno.
Važno je napomenuti da možete imati samo jedan datum poroda, a ne odvojene datume početka i završetka. Ne podržava statuse zadatka kao što su u tijeku ili postotak dovršenosti, niti važnost zadatka na različitim razinama prioriteta. Ne možete oporaviti izbrisani zadatak u "To Do", ali ih možete vidjeti u OneNoteu i Outlooku.
Ako znaš kako radi aplikacija Microsoft To Do, moguće je stvoriti više popisa zadataka. Stoga ima smisla premjestiti zadatak iz Zadaci na popis po vašem izboru. Ali kada premjestite zadatak na drugi popis, promjena se odražava u stupcu mape Outlook zadaci, ali kada postavite pokazivač miša iznad zastavice, vidjet ćete poruku da "zadatak ne postoji".
Unakrsna sinkronizacija zadataka između zadataka i OneNotea
Moguće je međusobno sinkronizirati vaše zadatke između programa OneNote i To Do pomoću jednostavne aplikacije koja se zove Pleksi. Donosi vaše zadatke iz e-pošte, bilješki, upravljanja projektima i alata za suradnju u vaš upravitelj zadataka.
Možete čak postaviti i dvosmjernu sinkronizaciju između alata koje koristite tako da se promjene napravljene s jedne strane odmah kopiraju s druge. Ako vaš tim koristi Jira i OneNote za upravljanje projektima, tada Pleexy može usmjeriti sve relevantne zadatke iz ove aplikacije u "To Do". A kad dovršite zadatak u odjeljku "Učiniti", provjerava se u izvornoj aplikaciji isto.
Početak rada s Pleexyjem
Prijavite se na web stranici Pleexy koristeći “Microsoft To Do” kao upravitelja zadataka. Nakon što je potvrdite autentičnošću sa svojim Microsoftovim računom, od vas će se tražiti da odaberete aplikaciju koju želite povezati s opcijom "Učiniti". Odaberite OneNote i ovlastite Pleexy za pristup vašem računu OneNote.
Dajte ime svojoj vezi. Na primjer, recimo "ToDo s OneNoteom".
Prvi korak je reći Pleexyju u kojim će bilježnicama i odjeljcima tražiti bilješke. Bilješke možete filtrirati prema vrstama poput Učiniti, Razgovor s osobom, Prioritet 1 i 2 do posla, Zahtjev klijenta i Zakazati sastanak. I zanemarite starije bilješke u rasponu od 1 do 180 dana. Pleexy će tražiti bilješke koje zadovoljavaju sve posebne kriterije i stvoriti ih u "Microsoft To Do."
U sljedećem koraku definirat ćemo predložak naslova za vaše zadatke u "Microsoft To Do." Možete pratiti a uzorak poput "{section}: {page} - {todo}" u kojem je "{page}" vaša stranica OneNote, a "{todo}" je OneNote todo oznaka.
Sada morate navesti popis na kojem će Pleexy stvarati zadatke. U ovom primjeru ćemo odabrati Jedan popis, a odredište je Raditi.
Na kraju odaberite što će se dogoditi kada promijenite zadatke Microsoft To Do ili OneNote. Za OneNote za Microsoft To Do, možete kontrolirati što ćete učiniti sa zadatkom kada je dovršen ili izbrisan u programu OneNote. I, za Microsoft učiniti za OneNote, odaberite što želite učiniti kada dovršite zadatak u aplikaciji "To To".
Spremite promjene i aktivirajte vezu. Na donjem snimku zaslona provjeravate integraciju, uređujete ili pauzirate vezu i brišete ih.
Prebacite se na aplikaciju "Microsoft To Do" da biste vidjeli promjene. Kad ovdje dovršite zadatak, provjerava se i u programu OneNote.
Izradite više veza s uslugom OneNote s obvezama
U Pleexyju možete stvoriti više veza između ove dvije aplikacije. Evo razloga:
- Ako zasebni račun usluge OneNote koristite u osobne i poslovne svrhe.
- Postavite različita pravila sinkronizacije za određene projekte u programu OneNote.
Na primjer, možda biste htjeli sinkronizirati zadatke za postove na blogu u obje aplikacije, ali možete ostaviti zadatak neoznačenim u programu OneNote, čak i ako ste ih označili u odjeljku "Učiniti" za drugi projekt. Stvorit ćemo dvije različite veze u Pleexyju prema gore opisanom postupku.
Donesite sve svoje zadatke u Microsoft
OneNote i To Do komplicirane su aplikacije, ali u potpunosti rade u različitim uvjetima tijeka rada i vašim potrebama. U jednostavnim slučajevima možete dodati zadatak iz OneNotea u Obaveze, ali oni nisu besprijekorni i prekinuti ako premjestite zadatak na drugi popis.
Pleexy vam omogućuje sinkronizaciju zadataka na oba načina bez obzira na vaš popis zadataka i intuitivan za postavljanje. Provjerite stranice integracije za popis aplikacija koje podržava. Nakon što ih počnete koristiti, slijedite naše savjete i trikove za učinkovito korištenje Microsoft To Do.
Pobliže pogledajte Microsoft To Do i pogledajte nekoliko savjeta o tome kako ga možete pretvoriti u moćan upravitelj zadataka.
Pročitajte dalje
- Produktivnost
- Microsoft
- Savjeti za Microsoft Office
- Microsoft OneNote
- Microsoft To-Do
- Upravljanje zadacima
Sa svojom diplomom M.Optom u specijalnosti njege očiju, Rahul je dugi niz godina radio kao predavač na koledžu. Pisanje i podučavanje drugih uvijek je njegova strast. Sada piše o tehnologiji i čini je probavljivom za čitatelje koji je ne razumiju dobro.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e-knjige i ekskluzivne ponude!
Kliknite ovdje za pretplatu