Kako stvoriti Excel obrasce za proračunske tablice za unos podataka

Unos podataka u Excel je zastrašujući zadatak, pogotovo ako imate puno stupaca i tonu unosa. To također može biti zbunjujuće za druge korisnike, pogotovo ako nisu upoznati s vašom proračunskom tablicom.

Ali jeste li znali da možete izraditi obrasce kako biste olakšali ovaj zadatak? Microsoft dopušta vama ili bilo kome drugome da dodate podatke u vašu proračunsku tablicu putem obrasca u novom prozoru. Na taj način manje je zabune o tome koje informacije trebaju staviti u Excel datoteku.

Čitajte dalje i naučite kako stvoriti obrazac za vlastitu Excel proračunsku tablicu.

Priprema vaših podataka

Prije nego počnete graditi svoj obrazac, prvo morate pripremiti podatke koji će vam trebati. Na primjer, ako izrađujete popis pohađanja studenata, prvo morate u stupce zapisati informacije koje ćete od njih tražiti.

Na primjer, trebate imati njihovo ime, prezime, broj studenta, adresu e-pošte i tečaj; zatim ih trebate navesti u gornjem redu. Ove stavke bi označavale stupce u kojima bi se sastavljali podaci koji vaši učenici unose.

Ako ćete od učenika tražiti da ručno unesu svoje podatke, morat će se pomaknuti do dna Excel datoteke kako bi pronašli prazan red. A ako tražite puno informacija, recimo za godišnjak, bilo bi lako svakom od učenika preskočiti ćeliju, što bi dovelo do nepotpunih podataka.

Umetanje jednostavnog obrasca

Nakon što ste pripremili sve naslove svojih stupaca, sada možete početi stvarati obrazac. Da biste to učinili, odaberite jedno od zaglavlja stupaca. Idite na Traka za pretraživanje u gornjem dijelu Excel prozora i upišite Oblik. U rezultatima pretraživanja, pod Radnje, kliknite na Oblik.

A Microsoft Excel pojavit će se prozor upozorenja koji potvrđuje želite li odabrani redak koristiti kao oznake obrasca. Ako ste to već učinili, kliknite na u redu. U protivnom kliknite Otkazati, odaberite zaglavlja stupaca koje želite koristiti kao oznake obrasca i ponovite korake navedene u prethodnom odlomku.

Nakon pritiska u redu, pojavit će se prozor obrasca, i to je to! Sada možete početi unositi podatke.

Ako ćete koristiti ovaj alat često, možete dodati prečac do ove značajke na alatnoj traci za brzi pristup. Povratak na Traka za pretraživanje i upišite Oblik opet. No umjesto lijevog klika na Oblik proizlaziti, desni klik umjesto toga za otvaranje kontekstnog izbornika.

Odaberi Dodaj na Alatnu traku za brzi pristup, i vidjet ćete Ikona obrasca pojavljuju se u njoj. Dakle, sljedeći put kada trebate povući alat za obrazac, sve što trebate je klik na gumb prečaca.

Dodavanje novih podataka

U prozoru otvorenog obrasca vidjet ćete podatke koje trebate unijeti u svoju bazu podataka. Ispunite sva prazna polja, a nakon što završite, kliknite na Novi. Podaci koje ste unijeli automatski će popuniti najdonji dio vaše tablice i dobit ćete novi prazan obrazac spreman za rad.

U slučaju da ste slučajno spremili pogrešne podatke, možete se vratiti i promijeniti. Dođite do unosa koji želite promijeniti pritiskom na Pronađi Pret ili Pronađi sljedeće gumbi. Kad dođete do stavke koju želite urediti, jednostavno promijenite podatke u odgovarajućem polju.

Nakon što dovršite ispravke, kliknite Novi ili pritisnite Unesi na tipkovnici kako biste izvršili promjene. Ali ako ste napravili tiskarsku pogrešku i želite vratiti prethodni unos, kliknite Vratiti umjesto toga. No, imajte na umu da promjene ne možete poništiti pomoću opcije Vraćanje nakon što izvršite promjene.

Pregledavanje unosa s prozorom obrasca

Sada kada imate nekoliko unosa u proračunsku tablicu, možete koristiti sam prozor obrasca za pregledavanje svojih podataka. U gornjem desnom kutu prozora vidjet ćete serijski broj trenutnih podataka.

Ako želite vidjeti unose prije ili nakon trenutnog odabira, možete upotrijebiti prethodno spomenuto Pronađi Pret i Pronađi sljedeće gumbi. Alternativno, možete koristiti traku za pomicanje za brzi skok kroz više unosa.

Da biste pronašli određene rezultate, možete koristiti funkciju pretraživanja prozora obrasca. Da biste mu pristupili, kliknite na Kriteriji gumb odmah ispod, Pronađi sljedeće. Unesite podatke koje želite pretraživati ​​u odgovarajuće polje, a zatim pritisnite Unesi na tipkovnici.

Povezano: Kako koristiti značajku Traži i zamijeni pretraživanje u Excelu

U prozoru će se prikazati sljedeći redak s relevantnim podacima. Da biste pregledali ostale rezultate, kliknite bilo koji od njih Pronađi Pret ili Pronađi sljedeće.

Također možete koristiti formule i modifikatore za naprednije pretraživanje. Možete koristiti zamjenski znak zvjezdica za traženje dijela zapisa. Isto tako, možete koristiti i veći od ili manje od znakove za traženje brojčanih ili datumskih vrijednosti.

Na primjer, ako želite tražiti studente koji pohađaju diplomski studij, možete unijeti BA* u odgovarajuće polje. U prozoru obrasca prikazat će se samo studenti iz vaše proračunske tablice koji pohađaju BA stupanj.

Izbjegavanje praznih unosa

Slučajno prazne unose možete spriječiti i dodavanjem pomoću funkcije Validacija podataka. Da biste to učinili, najprije morate odabrati tablicu u koju ćete unositi podatke. Tada biste trebali otići na Podaci> Validacija podataka.

The Provjera valjanosti podataka tada će se otvoriti prozor. U Postavke karticu, ispod Dopustite padajući izbornik, odaberite Duljina teksta. Zatim pod Podaci padajući izbornik, odaberite veći od. Konačno, pod Minimum polje, ulaz 1. Pritisnite u redu.

Ova funkcija sprječava korisnike da unesu samo jedan znak u bilo koje polje, osiguravajući da će vaši podaci biti potpuno popunjeni.

Povezano: Kako uvesti podatke iz Microsoft Word obrazaca u Excel proračunsku tablicu

Brz i jednostavan način popunjavanja velikih baza podataka

Ako često propuštate informacije u proračunskoj tablici ili unosite pogrešne podatke u stupce, onda je krajnje vrijeme da napravite obrazac za sebe. Ovo brzo i jednostavno rješenje osigurat će vam dobivanje točne baze podataka.

Iako gornji primjer prikazuje samo pet unosa, ako radite na mnogo unosa, poput baze podataka zaposlenika tvrtke, cijenit ćete ovu značajku u Excelu. Dajući vam neovisan prozor za unos podataka, možete izbjeći da vam se oko pogleda sa stotinama, ako ne i tisućama unosa, uz osiguravanje točnih i preciznih unosa podataka.

Kako spojiti Microsoft Excel datoteke i listove

Saznajte sve o tome kako spojiti listove u Excelu, kao i kako kombinirati više Excel datoteka u jednu.

Pročitajte dalje

O autoru