Kako poboljšati upravljanje vremenom pomoću Outlookove značajke odgode isporuke

Ponekad ćete morati poslati informacije ili ažurirati zadatke putem e -pošte, ali vrijeme nije u redu. Umjesto da zabrljate tijek rada i odgodite ga, možete upotrijebiti Outlookovu značajku odgode isporuke i biti pametni u pogledu rezultata.

Što je Outlookova odgođena isporuka?

Outlookova funkcija odgođene isporuke omogućuje vam da odlučite kada želite da se određena e -poruka šalje primateljima, umjesto da je šaljete odmah. To je koristan alat koji vam može pružiti mir bez ugrožavanja rasporeda.

Da biste koristili odgodu isporuke, slijedite ove korake:

1. Klik novi e-mail.
2. Nakon što ste napisali svoju e -poštu i unijeli primatelje, idite na Opcije tab.
3. Klik Odgoda isporuke.
4. Pod, ispod Mogućnosti dostave, kliknite kvačicu pored Nemojte isporučivati ​​prije.
5. Odaberite a Vrijeme i Datum da želite da se vaša e -pošta pošalje.
6. Klik Zatvoriti.
7. Na e -poruci kliknite Poslati.

Unatoč klikanju Poslati, vaša e -pošta neće biti poslana sve do vremena i datuma koje ste naveli. Pogledajmo sada zašto biste ga htjeli koristiti.

Pravilo dvominutnog zadatka

Pravilo o dvominutnom zadatku kaže da ako imate zadatak na dnevnom redu za koji će vam trebati samo dvije minute da ga dovršite, to biste trebali učiniti sada, umjesto da ga stavljate na popis obaveza. To je brz i jednostavan alat za određivanje prioriteta, ali ne uzima u obzir ono što se sljedeće događa.

Ako je dvominutni zadatak e-poruka koju trebate poslati, možda ćete dobiti odgovore na koje nemate vremena za praćenje, a to će ionako završiti na vašem popisu obaveza. Da biste to izbjegli, možete upotrijebiti odgodu isporuke da biste dovršili zadatak i poslali ga kad znate da imate prostora tijekom radnog dana da odgovorite na sve odgovore.

Povezano:Kako optimizirati popis zadataka da bude učinkovitiji

Možete čak i označiti okvir pored Koristite gumbe za glasovanje na Odgoda isporukeSvojstva prozor ako želite jednostavne odgovore kolega, npr Apozdrav, ne slažem se, možda.

Slanje najava

Možda ćete morati poslati najavu putem e -pošte koju je potrebno poslati u određeno vrijeme. Možda čekate određeni datum ili rok, a za to ćete vrijeme biti izvan ureda ili na dopustu.

Umjesto da gubite vrijeme na nagovaranje kolege da vam ga pošalje ili ga pošalje prije zrelog roka, odgoda isporuke može to učiniti umjesto vas bez potrebe za prijavom. Zatim, kad se vratite u ured, svi će već biti u toku. Na Svojstva odgode isporuke, također dobivate mogućnost odabira Važnost padajući popis s izborom Visoka niska, i Normalan.

Povezano: Skupno izdvojite i preuzmite više privitaka e -pošte

Upravljanje vremenom odgovora

Brzo i učinkovito obavljanje poslova dokaz je vaših vještina; nažalost, menadžeri i kolege to često iskorištavaju šaljući vam više posla. Ako ne želite promijeniti način rada, možete odgoditi e -poštu kako biste upravljali očekivanjima drugih o vašoj dostupnosti.

Alternativno, ako trebate poslati nekoliko ažuriranja o projektu, možete kliknuti na potvrdni okvir pored Ističe nakon, koji će staviti naslov za brisanje naslova poruke nakon što istekne datum isteka. To će vama i vašim suradnicima reći da ova e-poruka više nije relevantna i da je možete izbrisati prema potrebi.

Povezano: Vještine samoupravljanja koje treba steći za osobnu i poslovnu produktivnost

Odgodite bolje upravljanje svojim vremenom

Vježbanje dobrog upravljanja vremenom ponekad znači odgađanje ažuriranja i odgovora kako biste bili ispred žurbe i može vas gurnuti od reaktivnog rada do proaktivnosti.

U osnovi, upotreba odgode isporuke u Outlooku daje vam kontrolu nad vašim odzivom, a pritom vas zadržava mirno znajući da je zadatak dovršen.

Kako opozvati poslanu e -poštu u programu Outlook

Jeste li ikada pritisnuli send i požalili zbog toga nekoliko trenutaka kasnije? Svi smo bili tamo i željeli smo poništiti slanje. Pokazat ćemo vam kako opozvati e -poštu u Outlooku ili odgoditi slanje u Gmailu.

Pročitajte Dalje

O autoru