Kako poboljšati organizaciju pomoću mekih rokova

Poštivanje rokova dio je svakodnevice za većinu nas. Moguće je da imate rok za završetak fakulteta, projekt na poslu ili poreznu prijavu koju morate dovršiti; u svakom slučaju, svi oni imaju datum završetka na kojem radite.

Uglavnom vam rokovi stvaraju pritisak da sve obavite. No, želite li to iskoristiti u svoju korist i bolje organizirati vrijeme, meki rokovi mogli bi biti trik.

Razlika između mekih i tvrdih rokova

Većinu vremena rokovi su nam postavljeni; vaš šef ili učitelj daje vam datum završetka posla koji je konačan, a nakon tog vremena ne možete raditi nikakve izmjene. Ovo je težak rok, a konsenzus je da će doći do nekih posljedica ako ga ne ispoštujete.

U konačnici, za sve je potreban težak rok jer to znači da se stvari završavaju, a mora postojati i točka u kojoj dio posla dolazi do kraja. Oni vam pružaju jasna očekivanja od nadređenog i daje vam autonomiju da taj vremenski okvir koristite kako smatrate prikladnim.

Ljudi pod pritiskom obavljaju više poslova, a rokovi su odličan način da se iskoristi ovaj fenomen. Zato će ljudi raditi više u zadnjim danima ili satima uoči datuma završetka. Na primjer, ako morate predati zadatak za dva mjeseca, malo je vjerojatno da ćete u tom prvom mjesecu obaviti mnogo posla.

Povezano: Savjeti za izbjegavanje odugovlačenja i poštivanje rokova

Zato rokovi mogu biti neproduktivni; bez dovoljno pritiska, mogli biste na kraju izgubiti dragocjeno vrijeme i požuriti završiti posao u zadnji čas, zanemarujući druge odgovornosti. Također može biti stresno.

S druge strane, meki rokovi postavljeni su prije teškog roka, uz pretpostavku da ćete svoj projekt zaključiti s slobodnim vremenom. Na primjer, ako je tvrdi rok za dva mjeseca, vaš meki rok mogao bi biti tri tjedna unaprijed.

Možete stvoriti vlastite osobne rokove, a korištenjem ovog pristupa nagradite se s dovoljno pogona da obavite posao bez stresa u zadnji tren.

Prednosti korištenja mekih rokova

Postavljanje mekog roka ne znači da će automatski raditi. Da biste ih iskoristili, morate se tome posvetiti. Nema smisla utvrđivati ​​ih ako ćete ih zanemariti u korist teškog roka.

Međutim, ako se postupi ispravno, osobni rokovi mogu donijeti mnogo koristi:

• Poboljšano upravljanje vremenom i manje gubljenja vremena
• Više odgovornosti prema vašim drugim odgovornostima
• Bolja organizacija vaših projekata
• Osjećaj vlasništva nad vašim vremenom i poslom
• Jača samopouzdanje
• Brže postignuće s vremenom za kreativno razmišljanje

Povezano: Načini korištenja tehnike mapiranja uma za eksponencijalnu produktivnost

Nakon što ispoštujete meki rok, imate vremena napraviti izmjene i prilagoditi svoj rad s dovoljno vremena prije nego što ga morate predati. Osim toga, imat ćete fleksibilnost da ga podnesete kad budete zadovoljni ishodom, te ćete se pobrinuti za sve druge hitne slučajeve koji se pojave.

Kako učinkovito postaviti meke rokove

Dakle, kako postaviti meki rok? Ključno je imati na umu realan vremenski okvir koji znate da ćete pouzdano moći ispuniti. Također morate osigurati da nije previše blizu roka.

Idealan parametar za postavljanje mekog roka je oduzimanje 25% vremena od tvrdog roka, ali to može varirati ovisno o vašim vlastitim ograničenjima. Neke stvari koje treba uzeti u obzir su:

• Ako imate druge projekte i koliko vam je drugo opterećenje veliko
• Koliko je daleko težak rok?
• Što je vaše slatko mjesto za produktivni pritisak
• Ako radite na projektu s drugim ljudima, kako to možete zaobići?
• Koliko je veliki ili mali vaš projekt

Nakon što dobijete ove odgovore, možete odrediti najpraktičniji datum osobnog završetka i započeti.

Kako biste jamčili da ćete se držati svog osobnog cilja, trebali biste analizirati kako ćete s njim upravljati. Trello je idealna aplikacija za to jer koristi jednostavan izgled ploče s kojim možete manipulirati kako bi odgovarao vašim potrebama.

Kada ste stvorili svoj Trello radni prostor, otvorite Bočna traka i ispod Vaše ploče, kliknite na Plus prijavite se na Napravite novu ploču. Možeš počnite s predloškom, ali prazna ploča je u redu.

Nakon što ste imenovali i stvorili svoju ploču, morat ćete podijeliti svoje vrijeme između sadašnjeg i mekog roka u tjedne stvaranjem novi popis za svaki tjedan imate:

1. Klik Dodajte još jedan popis
2. Na prvom popisu, gdje stoji Unesite naslov popisa, tip 1. tjedan
3. Ponovite ove korake za broj tjedana koje imate u rasporedu

Povezano: Kreativni načini da u potpunosti iskoristite Trello

Sada možete početi smišljati koje ćete aspekte projekta dovršiti svakog tjedna. Da biste to učinili, odaberite Dodajte karticu ispod tjedna koji želite, Unesite naslov ove kartice i kliknite Dodajte karticu.

Razložite svaki korak svog projekta na kojem morate poraditi. Na primjer, ako se slijedi trotjedni vremenski okvir, početni tjedan treba dodijeliti planiranju i generiranje ideja, drugi bi trebao biti za izvršavanje tih planova i dizajna, a treći bi trebao biti za fino podešavanje.

Ako želite zadržati sav svoj rad na jednom mjestu, možete prenijeti datoteke na svaku karticu koju izradite u Trellu klikom na karticu koju želite urediti i odabirom Privitci. Također možete stvarati Kontrolni popisi i dodati Datumi, ako to pomaže.

Iskoristite rokove u svoju korist

Sada imate svoj blagi rok, možete se odmoriti znajući da je posao obavljen s slobodnim vremenom. Najbolji dio je što sada imate izbor što ćete učiniti s tim dodatnim prostorom.

Korištenje mekih rokova kao redovne prakse u vašem poslu omogućuje vam bolju organizaciju, a u slučaju da se tijekom posljednjih dana ili sati pojave bilo kakvi problemi, već ste pokriveni.

Kako organizirati popise zadataka pomoću stavki radnji

Koristeći stavke radnji na popisima obaveza, možete pretvoriti složene zadatke u lako ostvarive i povećati produktivnost projekta.

Pročitajte Dalje

O autoru