Uz Microsoft Teams, udaljeni članovi tima mogu neometano raditi zajedno i povećati produktivnost.
Međutim, vođa tima mora nadzirati korištenje ove platforme kako bi spriječio sve neočekivane okolnosti poput curenja podataka i neovlaštenog pristupa. Saznajte kako upravljati Microsoftovim timovima za udaljene timove.
1. Strategija stvaranja tima i imenovanja
Svi glavni dionici trebali bi moći stvoriti novi tim Microsoft timovi. No, ova značajka ne bi trebala biti dostupna svima. Ograničite dopuštenje za stvaranje tima na administratore, upravitelje ili osobe kojima je pristup potreban.
Ako ne znate svrhu ili funkciju tima, njima će biti teško upravljati. Stoga u svom Azure Active Directory imajte učinkovitu konvenciju imenovanja.
Konvencija imenovanja odnosi se na dosljedan stil ili strukturu imenovanja koju će slijediti svaki tim. Ovaj stil imenovanja pomoći će vam da znate opis tima, funkciju, zemljopisnu regiju, ime autora itd.
2. Definirajte životni ciklus za podatke i poruke
Izrada prilagođene politike čuvanja podataka ključna je za svaki tim. Tako možete spremiti poruke u fiksnom vremenskom rasponu, a tekstovi će automatski nestati nakon tog vremena kad vam ne trebaju. Analizirajte svoje projekte i prema tome postavite vrijeme za zadržavanje poruka.
Isti postupak trebate primijeniti na podatke svog tima definiranjem životnog ciklusa. Prema Microsoftu, ciklus počinje kada stvorite tim i postavite kanal. Sredina ciklusa je kada tim aktivno surađuje. Kraj ciklusa znači da je tim došao do kraja života nakon što je dovršio predviđene zadatke.
3. Regulirati vanjski pristup
Zadana postavka Microsoftovih timova članovima drugih organizacija omogućuje pristup komunikacijskim podacima. Također vam omogućuje postavljanje sastanaka s vanjskim stranama koje koriste Teams ili Zoom.
Povezano: Najbolje virtualne pozadine za bilo koji sastanak
Pažljivo koristite ovu postavku da biste kontrolirali tko može pristupiti vašim organizacijskim podacima. Možete staviti određenu domenu na popis blokiranih ili odblokirati neke domene radi kontrole pristupa.
Dok je vanjski pristup za druge članove vaše organizacije, pristup za goste odnosi se na omogućavanje osobama izvan vaše tvrtke pristup podacima tima. Ako vaš posao uključuje blisku suradnju s klijentima ili partnerima trećih strana, možete omogućiti ovu značajku u ograničenoj mjeri.
4. Donesite politiku sastanka i slanja tekstualnih poruka
Microsoft Teams platforma je za profesionalnu komunikaciju, a što manje osobne postaje, to bolje. Izradite pravila za razmjenu poruka i sastanke u skladu s organizacijskim standardima.
Kontrolirajte ili zabranite upotrebu naljepnica, GIF -ova i mema koji nisu profesionalni. Također možete dopustiti sustavu ocjenjivanja sadržaja da locira dosadne sadržaje.
Korisnicima možete dopustiti i uređivanje ili brisanje bilo koje poslane poruke, ali imajte na umu da ćete možda morati ponovno pronaći izvornu poruku. Moguće je i snimanje i transkripcija sastanaka Timova.
Međutim, razmotrite ove značajke u skladu s pravilima tvrtke, a ako odlučite izvršiti ove radnje, jasno obavijestite sve prisutne. Također biste trebali omogućiti izravan pristup sastancima samo članovima tima, a gosti bi se trebali pridružiti nakon odobrenja.
5. Regulirajte integracije aplikacija trećih strana
Kao vođa tima, trebali biste biti zadovoljni besprijekornom značajkom integracije treće strane u Microsoft Teams. No, činjenica da bilo koji član može integrirati podržanu aplikaciju može vas zabrinuti. Morate održavati kanale programa Microsoft Teams čistima i sigurnima.
Za to biste trebali dopustiti integraciju samo određenog popisa aplikacija trećih strana. Možete posjetiti Upravljajte stranicom aplikacija iz administracijskog centra Microsoft Teams za upravljanje aplikacijama Teamsa koje želite omogućiti svojim kolegama. Tamo također možete izmijeniti iskustvo aplikacije treće strane za pojedinačne korisnike.
6. Revizija poziva i poruka
Administratori Microsoft Teamsa mogu provjeriti i pregledati povijest poziva bilo kojeg člana u posljednjih 30 dana. Možete koristiti podatke o povijesti poziva pojedinca, promet, slušalice, kvalitetu mreže itd. Za rješavanje komunikacijskih problema s kojima se suočavaju.
Povezano: Microsoft Teams vs. Radno mjesto s Facebooka: Koje biste trebali koristiti?
Također možete pristupiti podacima o trendovima kvalitete poziva u posljednjih 90 dana na naslijeđenom portalu Skype za tvrtke da biste dobili pregled mrežnih performansi.
7. Postavite pravilo za klasifikaciju podataka
Kategoriziranje podataka metoda je koja vam daje ključne informacije o razini osjetljivosti podataka. Pomoću ove klasifikacije možete znati lokaciju osjetljivih podataka, njihove čimbenike rizika i kako članovi tima koriste te podatke. Da biste lakše upoznali te podatke putem kategorizacije, postavite shemu razvrstavanja podataka.
Ovaj skup pravila jasno će objasniti dostupne opcije krajnjim korisnicima. Stoga postavite pravila jezikom koji je lako razumljiv. Primijenite pravila klasifikacije za sve Microsoftove timove.
Nakon što ste postavili klasifikacijsku shemu, također možete stvoriti i implementirati sprječavanje gubitka podataka (DLP), oznake za zadržavanje itd.
Članovima vašeg tima potrebna je sloboda uključivanja novih resursa, ali to ne smije ugroziti sigurnost podataka po svaku cijenu. Možete ponuditi održivo rješenje ovog problema prilagođavanjem sigurnosne postavke Microsoft Teamsa prema razinama povjerljivosti projekta.
Ovisno o namjeni podataka, možete čak dodati i dodatna ograničenja, poput onemogućavanja dijeljenja veza. Budući da je Teams jedinstvena platforma koja je integrirana s drugim Microsoft 365 aplikacijama, morate proći različite razine autorizacije za izvođenje konfiguracija u više administrativnih centara.
Tijekom upravljanja postavkama, razmotrite kritičnost svakog tima da dođe do odgovarajućih postavki.
9. Obučite svoj tim o pravilima MS timova
Malo je vjerojatno da će jedan član tima sam otkriti najbolji način da najbolje iskoriste Microsoftove timove. Stoga morate surađivati kako biste istraživali i rasli pomoću ove platforme. Bez obzira na to hoće li vaš tim prvi put koristiti Teams ili je prošlo neko vrijeme, redoviti trening bit će od pomoći.
Tamo ljudi mogu podijeliti svoja iskustva o Microsoftovim timovima s drugima. Također mogu razgovarati o svim prethodnim problemima s timovima i o tome kako učinkovito rješavaju ta pitanja. Također možete zabilježiti njihove prijedloge i implementirati moguće.
Timska suradnja bez napora
Odgovarajuća uporaba alata ključ je uspjeha svakog tima ili projekta. Stoga je odgovornost vođe tima provoditi niz pravila koja organiziraju način na koji članovi komuniciraju i surađuju.
Gore navedeni savjeti pomoći će vam da osigurate da vaš tim koristi aplikaciju Teams za produktivnu timsku komunikaciju.
Bez obzira na to jeste li zaposleni na puno radno vrijeme ili radite kao slobodnjak, poznavanje načina komuniciranja o poslovima pomaže vam u održavanju ravnoteže između posla i privatnog života. Saznaj više!
Pročitajte Dalje
- Produktivnost
- Microsoft timovi
- Rad na daljinu
Tamal je slobodni pisac na MakeUseOfu. Nakon stjecanja značajnog iskustva u tehnologiji, financijama i poslovanju procesa na svom prethodnom poslu u konzultantskoj tvrtki za IT, prije 3 godine prihvatio je pisanje kao stalno zaposlenje. Iako ne piše o produktivnosti i najnovijim tehnološkim vijestima, voli svirati Splinter Cell i bezbrižno gledati Netflix/ Prime Video.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e -knjige i ekskluzivne ponude!
Kliknite ovdje za pretplatu
