6 najboljih softvera za upravljanje dokumentima za tvrtke

Ako još uvijek koristite fizičke načine za čuvanje datoteka i papira, propuštate mnogo toga. Fizičko spremanje datoteka zauzima previše prostora za pohranu. Uvijek su vam potrebni ormarići, što pretraživanje i praćenje određene datoteke čini prilično izazovnim.

Alternativno, softver za upravljanje dokumentima omogućuje vam jednostavno upravljanje neograničenim brojem datoteka. Osim toga, relativno su sigurniji i fleksibilniji, što olakšava rad više članova tima na jednom dokumentu.

Dakle, saznajmo koji softver za upravljanje dokumentima možete koristiti za upravljanje datotekama.

1. Bitrix24

To je sigurna platforma za pohranu vaših osobnih i kolaborativnih datoteka. Preko 5 milijuna korisnika vjeruje im diljem svijeta i koristi ovaj softver za upravljanje svojim datotekama.

Nudi tri različite vrste prostora za pohranu vaših dokumenata:

• Moj pogon: Ovdje možete pohraniti svoje osobne datoteke.
• Grupni pogon: To je najbolje za studente i timsku suradnju malih poduzeća.
• Pogon tvrtke: Ovaj je najbolji za tvrtke s više zaposlenih.

Osim toga, možete odabrati pohranite svoje dokumente u oblak ili skladištenje na licu mjesta, ovisno o vašim potrebama. I krećite se kroz više datoteka upisivanjem njihovog imena ili kratkog opisa o njima. Svi su oni spremljeni u biblioteku dokumenata.

Također vam se može svidjeti da se dokumenti drže na vrhu rezultata pretraživanja za brzi pristup. Alat vam također omogućuje dodavanje komentara dokumentima i čuvanje više verzija dokumenta s poviješću uređivanja. Olakšava praćenje promjena u budućnosti. Osim toga, za uređivanje dokumenta možete koristiti i različite aplikacije.

Iz sigurnosnih razloga, Bitrix24 vam omogućuje zaključavanje dokumenta klikom na gumb za zaključavanje. Čini dokument nedostupnim drugim ljudima. Softver ima besplatne i plaćene verzije. Možete ga dobiti na temelju svojih potreba.

2. ormar eFile

Bez obzira jeste li student, mali poduzetnik ili imate veliku tvrtku s više zaposlenika, ovaj alat možete koristiti za čuvanje i organiziranje podataka i datoteka. Omogućuje vam pretraživanje datoteka jednostavnim upisivanjem njihovog imena u traku za pretraživanje.

Također možete brzo pristupiti određenim datotekama držeći ih u portfelju i automatizirati tijek rada s ovim softverom jer automatski arhivira dokumente koje prenesete. Omogućuje pohranu na licu mjesta i u oblaku.

Nadalje, ne morate zadržati njegovu primjenu na svim svojim uređajima. Svojim datotekama možete pristupiti s bilo kojeg mjesta u svijetu pomoću web preglednika. Međutim, samo određene osobe s lozinkom mogu pristupiti podacima iz sigurnosnih razloga. Dopuštenja se daju zaposlenicima na temelju njihovih uloga.

Sve datoteke koje ste podijelili su šifrirane i morate proći dvofaktorska autentifikacija. Za veću udobnost možete postaviti i IP ili provjeru autentičnosti temeljenu na lokaciji.

Osim toga, ako ste tvrtka ili samostalni poduzetnik, bilo bi vam drago da znate da ovaj softver omogućuje i potpisivanje ugovora. Kako biste si olakšali posao, softver možete integrirati s aplikacijama trećih strana, poput DocuSign, Salesforce i Microsoft Office.

3. Google vožnja

S više od milijardu aktivnih korisnika mjesečno i 6 milijuna plaćenih korisnika, Google je do sada najpopularnije rješenje za pohranu datoteka. Ljudi ga koriste za pohranu osobnih, timskih i tvrtkinih datoteka.

Omogućuje besprijekornu integraciju s aplikacijama temeljenim na oblaku. Osim toga, podržava više formata, tako da možete pohraniti datoteku bez promjene vrste - na primjer, PDF, Word i drugi. Pretraživanje dokumenata na vašem Google disku također je prikladno. Samo upišite ime i tu je!

Omogućuje zajednički prostor članovima tima. Ipak, podaci ostaju nedostupni strancima zbog svoje značajke sprječavanja gubitka podataka (DLP).

Softver vam omogućuje spremanje dokumenata te njihovo stvaranje, pregled i uređivanje. Osim toga, uređujete li te dokumente pomoću ovog alata, sačuvat će se povijest unesenih promjena. Na ovaj način ne morate zadržati više verzija datoteke. Svi su pohranjeni u jednom dokumentu.

Google disk svim korisnicima omogućuje besplatnu pohranu do 15 GB. Ako vam treba više prostora za pohranu od ovoga, morat ćete nabaviti premium plan.

4. Ušće

Ovo je još jedan sjajan alat za dijeljenje datoteka temeljen na oblaku koji vam omogućuje čuvanje i organiziranje datoteka. Nad 130.000 korisnika diljem svijeta vjeruju ovoj platformi sa svojim dokumentima i datotekama.

Pomoću ovog softvera možete organizirati svoje dokumente na dva načina:

• Stranice: Možete stvarati i uređivati ​​stranice te o njima razgovarati sa svojim zaposlenicima.
• Razmaci: Sve vaše stranice pohranjene su ovdje. Bilo da se radi o pojedincima, članovima tima ili drugim projektima.

Ovaj alat nudi napredne značajke za pretraživanje i dohvaćanje vaših dokumenata, više od 75 prilagodljivih predložaka te značajke komentiranja i uređivanja. Osim toga, ako netko u timu dodijeli zadatak drugom članu tima, dobit će obavijest o pravovremenim radnjama.

Osim toga, možete kontrolirati dopuštenja dokumenata i upravljati tko im može pristupiti u timu. Besplatno je za do 10 korisnika. Za sve iznad toga morat ćete kupiti njegovu premium verziju.

5. SharePoint Online

S preko 190 milijuna ljudi s pristupom značajkama sustava SharePoint Online, to je Microsoftov alat koji vam omogućuje organiziranje dokumenata, timova i tijeka rada.

Osim spremanja datoteka, pomoću ovog alata možete stvarati i uređivati ​​dokumente te ih koristiti za suradnju s više članova tima. Omogućuje vam ažuriranje metapodataka datoteka, omogućavajući brzo pretraživanje.

Na ovaj način, ako zaboravite naziv datoteke ili imate više datoteka s gotovo istim imenom, dokument možete pronaći samo upisivanjem riječi napisanih u metapodacima. Alat je dostupan i za mobilne aplikacije. Međutim, za korištenje biste trebali dobiti pretplatu od 5 USD mjesečno.

6. Tracer za papir

Drugi softver za upravljanje dokumentima na popisu je Paper Tracer. Namijenjen je malim, srednjim i poduzećima.

Pomaže vam da automatizirate svoje ugovore, digitalizirate dokumente te pratite i prijavite sve spremljene datoteke. Osim toga, usklađen je s HIPAA-om, što znači da slijedi sigurnosni zakon i sprječava curenje podataka. Također nudi mogućnost e-potpisa. Stoga je to izvrstan alat za zdravstvenu, pravnu ili bilo koju tvrtku koja dovršava projekte na temelju ugovora.

Softver nudi cjelovita rješenja tijeka rada i nudi implementaciju zasnovanu na oblaku. To je dobar alat za male tvrtke s do 10 zaposlenika i srednje tvrtke sa 100 zaposlenika ili više.

Odaberite softver za upravljanje dokumentima

Ako i dalje fizički pohranjujete datoteke i prolazite kroz sve probleme, vrijeme je da prestanete.

Popis nudi više softvera koji pruža obilje besplatnog prostora za pohranu. Počnite s ovim i olakšajte čuvanje, organiziranje i upravljanje datotekama uz suradnju brojnih članova tima.

10 najboljih alata za prepisivanje video sastanaka u dokumente za dijeljenje

Aplikacije za prepisivanje omogućuju vam pretvaranje audio i video datoteka u tekst koji možete dijeliti. Evo nekoliko najboljih alata koje možete koristiti za to.

Pročitajte Dalje

O autoru