SharePoint je dio sustava Microsoft 365 koji vam omogućuje profesionalno upravljanje dokumentima i sadržajem. Bez obzira jeste li administrator ili krajnji korisnik, poznavanje i provedba najboljih praksi osigurat će da svi mogu koristiti sadržaj bez ikakvih poteškoća.
U ovom ćete članku naučiti kako najučinkovitije koristiti SharePoint.
1. Dovedite dosljednost u nazive datoteka
Dosljednost je ključ uspjeha, a to je istina čak i u slučaju SharePoint. Budući da SharePoint može pohraniti brojne dokumente, morate imati dosljednost u imenovanju datoteka.
Možda ste primijetili da neki rezultati pretraživanja sadrže nejasne nazive datoteka. Kao rezultat toga, morate otvoriti svaku datoteku da biste pronašli željenu. Ovo je mukotrpan posao i čini vas neproduktivnima. Štoviše, pronalaženje odgovarajuće datoteke iz tisuća dokumenata može postati gotovo nemoguće ako različiti suigrači slijede različite stilove imenovanja.
Povezano: Što je Microsoft SharePoint? Značajke i prednosti korištenja
Budući da je SharePoint zajednička platforma, razgovarajte s drugima o odabiru konvencije imenovanja. Stoga vi i vaši suigrači možete brzo pronaći bilo koju datoteku ili dokument.
2. Označite dokumente
Unatoč tome što se pridržavate jedne konvencije imenovanja, možete imati problema s pronalaženjem potrebnog dokumenta. Da bi vam Microsoft Search prikazao konkretnije i relevantnije rezultate, označite svoje dokumente. Označavanje djeluje slično žanru filma ili kanala TV serije.
Pomoći će vam pri lociranju svih datoteka koje pripadaju istoj kategoriji. Da biste dodali oznaku, idite u biblioteku i dodajte novo polje kategorije poput datuma stvaranja, posljednje izmjene itd. Sada za svaki dokument uključite odgovarajuće podatke koji će funkcionirati kao oznaka. Na taj ćete način iz SharePoint dobiti precizne rezultate.
3. Osigurajte dokumente pomoću značajke zaključavanja
Zaštita SharePoint podataka ne ovisi samo o administratorima IT infrastrukture. Kao krajnji korisnik, i vi možete odigrati svoju ulogu zaključavanjem dokumenata. Ova značajka osigurava da nijedna neovlaštena osoba ne može izmijeniti zajedničke datoteke ili dokumente.
Aktiviranjem ugrađene značajke upravljanja zapisima možete zaključati i otključati dokument. Također, SharePoint će prikazati ikonu pored naziva tako da svi znaju za njegov poseban status. Ovu postavku možete dodati tijeku rada koji automatski zaključava dokument nakon odobrenja.
4. Brzo kopiranje popisa i knjižnica
Izrada popisa ili knjižnice, dodavanje njezinih metapodataka, stvaranje prikaza - cijeli postupak stvaranja knjižnice ili popisa u sustavu SharePoint traje mnogo sati. Ovaj užurbani zadatak može biti svakodnevan ako morate sastaviti ove popise ili knjižnice više puta.
Stoga biste trebali znati da je popis moguće kopirati s bilo kojeg SharePoint web mjesta s odgovarajućim pristupom. Štoviše, postupak kopiranja je jednostavan i možete kopirati gotovo cijelu konfiguraciju. Kopiranje oblikovanja za knjižnice ili popise pomaže vam uštedjeti vrijeme na novom projektu.
5. Naučite vratiti izgubljene podatke iz biblioteke
Slučajno brisanje ključnih podataka može nanijeti nepopravljivu štetu vašem timu. Stoga morate znati osnove vraćanja izbrisanih i izgubljenih podataka iz SharePoint biblioteke.
Povezano: Načini popravljanja programa OneDrive kada ne možete otvoriti datoteke
Ako znate to, ne morate ovisiti o nikome za oporavak podataka. Na taj način štedite svoje vrijeme i druge pojedince koji bi mogli raditi s vama na ovom neproizvodnom zadatku.
Najprije stvorite pravila vraćanja podataka za SharePoint i ispravno ih primijenite. Postupak obnove omogućit će vam vraćanje podataka za određeno razdoblje. Zapamtite da vraćanje podataka iz ranijeg vremena znači da ćete izgubiti promjene koje ste napravili nakon tog vremena.
6. Upravljajte zahtjevom za pristup
Zamislite da ste s kolegom putem e -pošte podijelili vezu i ostavili na dan. Kada ta osoba pokuša otvoriti vezu, utvrdi da nema pristup toj datoteci. Očito, oni mogu zatražiti pristup datotekama, ali nemaju pojma tko može podijeliti odobrenje i vrijeme izvršavanja. Ponekad više vlasnika web mjesta tima može dobiti obavijesti o zahtjevima za pristup datotekama.
Također je moguće da će svatko od njih pomisliti da će drugi prihvatiti zahtjev. Zbog toga osoba koja je zatražila pristup možda nikada neće dobiti odgovor. Da biste izbjegli takve probleme, možete postaviti posebnu e -poštu za podršku koja će rješavati takve zahtjeve.
7. Ograniči knjižnična dopuštenja
Masovna dozvola za pristup knjižnici štetna je za sigurnost podataka. Da biste izbjegli takve scenarije, morate ograničiti pristup knjižnici na bilo kojem SharePoint web mjestu.
Ako imate knjižnice kojima samo HR tim treba pristupiti, možete ograničiti drugima pristup tom SharePoint web mjestu. U tu svrhu imenujte knjižnicu i u opisu navedite njezin poseban status.
8. Za kategoriziranje timskih web mjesta upotrijebite čvorišta
Možda će biti izazov pronaći web lokacije sličnih kategorija iz cijele zbirke SharePoint web mjesta. Međutim, možete grupirati slična ili povezana web -mjesta putem virtualne grupe koja se naziva hub web -mjesta.
Na primjer, ako trebate podijeliti jedno mjesto iz svakog projekta sa svojim klijentima, možete stvoriti web mjesto sa središtem i grupirati sva web mjesta u njemu. Stoga lociranje i dijeljenje sličnih web stranica postaje besprijekorno i za sve manje vremena.
9. Znati kada koristiti različite vrste web mjesta
Dok koristite SharePoint, naići ćete na dva glavna predloška web mjesta. To se naziva timsko mjesto i komunikacijsko mjesto. Obje vrste imaju različitu uporabu, pa morate odabrati jednu od njih na temelju vašeg projekta.
Ako želite podijeliti najavu ili promociju sa svojim suigračima, korištenje komunikacijske stranice izvrsna je ideja. Idealno je kad imate više čitatelja/zaposlenika u odnosu na suradnike.
Stranica tima je pogodan za projektnu suradnju s malim timom. Također, koristite ga ako imate brojne suradnike.
10. Postavljanje prilagođenih pogleda
Jedna značajka sustava SharePoint za koju možda znate da je stvaranje prilagođenih pogleda na temelju vašeg izbora. Osim toga, SharePoint nudi nekoliko filtara i prekidača za upravljanje dokumentima. Omogućuje vam prikaz dodatnih detalja metapodataka, filtriranje datoteka po vašem izboru, sortiranje datoteka po različitim redoslijedima, grupiranje datoteka u jednoj ili više grupa itd.
Svaki član tima može stvoriti personalizirani prikaz dostupan samo njima. Ne otežava svima pregled knjižnice. Štoviše, možete stvoriti javni prikaz ako imate suigrače sa sličnim zahtjevima za prikaz.
SharePoint Made Easy
SharePoint se bavi upravljanjem sadržajem i to ne bi trebalo biti komplicirano i svakodnevno. Vi i vaš tim možete najbolje iskoristiti SharePoint slijedeći gore navedene standardne prakse.
Ako ste početnik, ovo su idealni savjeti za početak korištenja alata na produktivan način i bez nereda. Štoviše, najbolje prakse sustava SharePoint pomažu vam da stvari obavite bez napora.
David Allen Dobivanje stvari jedno je od osnovnih stvari osobne i profesionalne produktivnosti. Evo kako ga možete koristiti.
Pročitajte Dalje
- Produktivnost
- Microsoft
- Savjeti za Microsoft Office
- Alati za suradnju
Tamal je slobodni pisac na MakeUseOfu. Nakon stjecanja značajnog iskustva u tehnologiji, financijama i poslovanju procesa na svom prethodnom poslu u konzultantskoj tvrtki za IT, prije 3 godine usvojio je pisanje kao puno radno vrijeme. Iako ne piše o produktivnosti i najnovijim tehnološkim vijestima, voli svirati Splinter Cell i bezbrižno gledati Netflix/ Prime Video.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e -knjige i ekskluzivne ponude!
Kliknite ovdje za pretplatu