Kao slobodnjak ili zaposlenik na daljinu, možda ćete morati raditi s klijentima i kolegama u različitim vremenskim zonama. Međutim, to ne znači da uvijek morate biti dostupni za odgovor u stvarnom vremenu, čak i po cijenu gubitka fokusa i koncentracije.
Možete izbjeći iscrpljenost uz održavanje glatkog odnosa s drugim dionicima provedbom nekoliko strategija. Saznajte kako to učiniti pomoću sljedećih savjeta i alata.
1. Dijeljenje odluka/povratnih informacija bez daljnjih mjera
Komunikacija u stvarnom vremenu trebat će vam kada trebate hitnu povratnu informaciju ili daljnje praćenje. Prekomjerna komunikacija može vas poštedjeti gnjavaže što ste cijelo vrijeme dostupni za brzi odgovor. Ako svom klijentu ili kolegama pružite sve potrebne informacije, oni se ne moraju dodatno javljati kako bi razjasnili vašu poruku.
Zbog toga nemojte bježati od objašnjavanja stvari u potpunom opisu. Ponekad trenutna povratna informacija nije prikladna ili potpuna. Također može uzrokovati nesporazume. Odgođena povratna informacija pomaže vam u izbjegavanju nelogičnih ispada i omogućuje vam davanje promišljenijih odgovora.
Temeljito i jasno komunicirajući sa svojim klijentima i timom, izbjegavate nepotrebno napred-nazad. Tamo su razne internetske aplikacije za bilježenje, kao što su Supernotes. Pomoću njih možete postići gotovo savršene poruke.
Vi i vaš suradnik možete ostavljati bilješke u istoj datoteci nakon što pročitate međusobne odgovore kroz bilješke i dokumente za dijeljenje.
2. Planirajte unaprijed kako biste dopustili razumno kašnjenje u vremenu odgovora
Za neke projekte i zadatke može biti potreban hitan odgovor vaših klijenata ili članova tima, dok kasni odgovor može dovesti do kašnjenja projekta. To je jedan od glavnih razloga zašto se mnogi ljudi zalažu za komunikaciju u stvarnom vremenu dok rade na daljinu.
Međutim, asinkrona komunikacija također je izvediva opcija u ovim slučajevima ako možete planirati zadatke i podzadaće. Uložite dovoljno vremena za stvaranje procesa eskalacije koji će omogućiti vašem timu da se nosi s hitnim slučajevima. Uzmite u obzir razliku u vremenskoj zoni i rasporedite neovisne zadatke tijekom kašnjenja odgovora.
Bilo bi korisno integrirati aplikaciju kalendara u alati za upravljanje zadacima poput Asane. Stoga će svaki put kada stvorite događaj ažuriranje postati dostupno u aplikacijama za upravljanje zadacima koje će svi moći slijediti.
3. Snimanje zaslona/digitalne ploče za demonstraciju grešaka
Zamislite da u softveru postoji složena greška. Sada morate cijelu stvar opisati pisanjem udaljenom timu! Da ne govorim o pitanjima koja se pojavljuju između s drugog kraja, pa se gubite.
Pomoću aplikacija za snimanje zaslona možete izbjeći sve te komplicirane situacije. Pokažite i snimite programsku grešku pomoću besplatnog snimača zaslona kao što je ActivePresenter ili Apowersoft. Također možete uključiti zvuk kako biste verbalno opisali problem kako biste izbjegli zabunu.
Povezano: Najbolji besplatni snimači zaslona za spremanje vaših mrežnih sastanaka
Također možete koristiti online ploče poput Freehanda za opis grešaka u aplikaciji ili na web mjestu. Ove su aplikacije dobre za daljinsku suradnju. Vaš kolega može raditi na datoteci vaše bijele ploče i tamo ostavljati bilješke kako biste je mogli pregledati kad dođe vaš red.
Što više možete smanjiti potrebu za audio/video komunikacijom, više će se kolege i klijenti moći koncentrirati na ono što je doista važno. U današnje vrijeme možete jednostavno stvoriti detaljan tijek rada svog projekta i učiniti ga digitalno dostupnim za sve ostale uključene. Da biste to učinili, možete koristiti aplikacije za suradnju poput Jira.
Osim što podržavaju vizualni tijek vaših zadataka, ove opsežne aplikacije omogućuju vam dodavanje komentara na zadatke. Ovi komentari pomažu u brzom pronalaženju potrebnih informacija i na taj način pojednostavljuju rasprave.
Na primjer, ako klijent mora znati za napredak projekta, može pogledati komentar zadatka kako bi saznao dovršene zadatke. To ih štedi od slanja poruka vama, a istovremeno im pruža informacije koje su im potrebne.
5. Stvorite i definirajte sprinteve za projekte
Ako ste dio tima koji prati agilni ili scrum tijek rada, znate da su suradnja i komunikacija u stvarnom vremenu neizostavan dio vašeg posla. Ipak, možete smanjiti ovisnost o neposrednoj komunikaciji pravilnim definiranjem sprinta.
Prilikom stvaranja sprinta, odgovorite na očita pitanja poput ciljeva, planova, resursa, zaostataka, kapaciteta, radnog procesa, rokova itd. Stoga vam dodjeljenici ne postavljaju ta pitanja i odmah počinju raditi.
Također možete zatražiti pomoć od različitih besplatnih alata za upravljanje projektima koji podržavaju Scrum, poput iceScrum. Ove aplikacije omogućuju učinkovit timski rad uz minimalne zahtjeve hitnog odgovora.
6. Distribuirajte snimke sastanaka kako biste smanjili umor od video sastanaka
S vremena na vrijeme biti dio udaljenog tima znači prisustvovati nizu sastanaka kako bi se nadoknadila fizička udaljenost. To može dovesti do situacije koja se zove Zoom zamor, što nije dobro za vašu produktivnost. Umjesto toga, možete se usredotočiti na alternativne komunikacijske kanale i odbiti zahtjeve za sastanke tijekom usredotočenog rada.
Bitno je prisustvovati sastancima radi strateških rasprava ili usredotočenih agendi. Ipak, možete se osloniti na tekstualnu komunikaciju za rješavanje većine preostalih pitanja. Osim toga, snimanje sastanaka trebalo bi biti obavezno.
Dakle, svatko tko ga je propustio može prikladno provjeriti snimku radi uvida i kasnije može dodati vrijednost raspravi. VLC možete koristiti za snimanje Zoom sastanaka ili značajku snimanja Google Meeta za snimanje sastanaka Meet. Obje su ove aplikacije besplatne pa vas ne koštaju dodatnih dolara.
7. Korištenje digitalnog kalendara na pravi način blokiranjem vremena
Jedan od glavnih razloga za odabir glasovne komunikacije je neprekidno produktivno vrijeme. Iako nam to pomaže u značajnom napretku u projektu ili zadatku, ljudi to ne označavaju u kalendaru kao što obilježavaju sastanak ili prezentaciju. Zbog toga drugi članovi tima obično nemaju pojma o tome.
Međutim, možete označiti vrijeme za neki dublji rad u svom kalendaru kako bi drugi znali o tome. Prostor u kalendaru znači da ste slobodni za sastanak ili slanje poruka. Ako blokirate vrijeme u kalendaru, oni će se suzdržati od zakazivanja sastanaka ili slanja poruka u to vrijeme.
Možete koristiti besplatne alate za kalendar poput Google kalendara ili Udružiti se da vam blokira vrijeme. Stoga će drugi postati obzirni i više ovisiti o mrežnoj komunikaciji poput e -pošte i kanala za raspravu o projektima.
Komunikacija ne mora uvijek biti trenutna
Dok radite od kuće ili ste dio hibridnog tima, komunikacija u stvarnom vremenu može vam uzeti danak.
Isprobajte ove savjete i alate za mrežnu komunikaciju kako ne biste bili preopterećeni. Budući da vam oni omogućuju rad bez prekida, vidjet ćete povećanje dnevne produktivnosti.
Postoji toliko mnogo aplikacija i alata za produktivnost koje možete izabrati. No, samo se neki od njih usredotočuju na poboljšanje vaše osobne produktivnosti. Provjeri ih!
Pročitajte Dalje
- Produktivnost
- Rad na daljinu
- Samostalni radnik
- Savjeti za produktivnost
- Usredotočenost
Tamal je slobodni pisac na MakeUseOfu. Nakon stjecanja značajnog iskustva u tehnologiji, financijama i poslovanju procesa na svom prethodnom poslu u konzultantskoj tvrtki za IT, prije 3 godine usvojio je pisanje kao puno radno vrijeme. Iako ne piše o produktivnosti i najnovijim tehnološkim vijestima, voli svirati Splinter Cell i bezbrižno gledati Netflix/ Prime Video.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e -knjige i ekskluzivne ponude!
Kliknite ovdje za pretplatu
