5 aplikacija koje štede vrijeme za bolje sastanke na mreži i izvan mreže

Zaposleni ne mogu pobjeći na sastanke. Bilo virtualno ili osobno, vrijeme možete provoditi učinkovitije i produktivnije ako koristite prave alate za organizaciju i upravljanje sastancima.

Načela vođenja sastanka ostaju ista bez obzira radite li to u konferencijskoj sali ili korištenje Zooma za mrežne sastanke. Morate postaviti dnevni red, imati jasan plan djelovanja, imati tijek interakcija ili pitanja i odgovora te odvojiti minute za daljnje aktivnosti. Ove besplatne aplikacije pomoći će vam u svemu tome, online i offline.

1. Hiperkontekst (Web): besplatni predlošci sastanaka i pokretači razgovora

Ako vaši sastanci prečesto idu izvan traga, potreban vam je hiperkontekst. To je popratna aplikacija za sastanke za upravitelje koja nudi besplatne predloške i početnike za sastanke jedan na jedan i za sastanke tima. Slijedite scenarij i nikada nećete skrenuti s puta ili propustiti nešto važno.

Nakon što ste prijavljeni, sinkronizirajte kalendar i stvorite novi radni prostor. Svaki radni prostor ima nekoliko predložaka za sastanke jedan na jedan ili tim, poput tjednih i mjesečnih pregleda, udaljenih jedan na jedan ili sastanci timova, pregledi izvedbe, prijave, standup sastanci, scrum, upravljanje projektima, tromjesečno planiranje itd na.

U svakom predlošku vidjet ćete niz pitanja ili stavki dnevnog reda s planiranim vremenskim intervalima. Slobodno ih uredite kako smatrate prikladnim. Dok je sastanak uključen, svakoj stavci možete dodati "Sljedeći koraci", stvarajući popis obaveza za sebe. Također možete pozvati kolege u radni prostor da surađuju na ovim radnjama. To je pomalo poput uzimanja zapisnika sa sastanka.

Uz račune Pro dobivate dodatne značajke poput praćenja sljedećih koraka tijekom vremena, dodavanja ciljeva, provjeravanja prošlih sastanaka itd. Sve to dodaje vrijednost ako želite platiti uslugu. Ipak, predlošci besplatne verzije dovoljan su razlog za korištenje hiperkonteksta.

2. Odgoditi (Web): besplatna aplikacija Notes Notes za jednostavno organiziranje i dijeljenje

Postavljanje dnevnog reda, a zatim i vođenje zapisnika sa sastanka bitni su dijelovi osiguravanja plodnih sastanaka. Inače ćete često pronaći ljude koji kažu da se ne sjećaju kada se o nečemu razgovaralo. Odgoda je jedna od najboljih besplatnih aplikacija za bilježenje vaših sastanaka.

Na svakom novom sastanku možete stvoriti zasebne kartice za svaku bilješku. Na primjer, vaš dnevni red je jedna kartica, dok druge mogu biti povratne informacije, sljedeći koraci, minute, prijedlozi itd. Svaka kartica je jednostavan uređivač obogaćenog teksta koji podržava Markdown i tablice. Možete se koristiti načelima najbolji predlošci zapisnika sa sastanka u bilo kojem od ovih.

Na ploči s desne strane pronaći ćete ostale sudionike ovog sastanka i pozvati ih da pogledaju ili urede ploču za odgodu. U stavkama radnje možete postaviti popise zadataka i dodijeliti ih ljudima te dodati opise. Konačno, opća ploča s pojedinostima o agendi pomaže održati sastanak na dobrom putu. Adjourn vam također omogućuje prijenos datoteka kojima će drugi moći pristupiti tijekom sastanka.

Nakon što sastanak završi, bilješke možete poslati svim sudionicima e -poštom ili ih preuzeti kao PDF datoteku. Besplatna verzija Adjourn -a ograničava broj slanja e -pošte, ali preuzimanja PDF -a zauvijek su besplatna.

3. Vinova loza (Web): Jednostavni asinkroni sastanci putem video poziva

Nakon nekog vremena ti dnevni i tjedni sastanci počnu izgledati kao posao, a ne kao potreba. Osim toga, ako se radi o udaljenom timu, okupljanje svih također je težak zadatak. Rastući trend prema obraditi preopterećenje sastanka je umjesto toga odlučiti se za asinkrone sastanke, što još uvijek možete učiniti tijekom video poziva.

U slučaju da niste znali, asinkroni sastanak izvodi se poput redovnog sastanka, ali ne u isto vrijeme. Prvo, domaćin sastanka započinje sastanak i postavlja dnevni red, sve snimljeno na video poruci, i šalje je grupi. Zatim, drugi sudionik može slobodno na to odgovoriti svojom video porukom u vrijeme koje odabere. Zatim drugi sudionici mogu pregledati ove poruke i odgovoriti prema ugovorenom redoslijedu domaćina ili odgovoriti osobi između. Ideja je dopustiti ljudima da rade svojim tempom, a ne da budu stalno zarobljeni na sastancima.

Nekoliko internetskih aplikacija omogućuje jednostavne asinkrone sastanke tijekom video poziva. Vinova loza jedna je od najjednostavnijih koje smo vidjeli i omogućuje vam snimanje 15-minutnih poruka putem web kamere ili snimke zaslona. Također možete ostavljati komentare i dodavati datoteke u bilo čiji post. Sve se poruke pojavljuju u jednostavnoj kronološkoj vremenskoj traci. Besplatna verzija omogućuje do pet korisnika, a možete je nadograditi za veće grupe.

4. Dory (Web): Najbolje za upravljanje pitanjima i odgovorima te interakcijama publike uživo

Izradili bivši zaposlenici Googlea, Dory je potpuno besplatna web aplikacija (bez oglasa, bez skrivenih troškova) za upravljanje sesijama pitanja i odgovora i interakcijama s publikom uživo, bilo na mreži ili izvan nje. Možete ga koristiti i za virtualne sastanke u cijeloj tvrtki kao prostor za postavljanje pitanja slušateljima.

Aplikacija ima jednostavno sučelje za stvaranje novog događaja i pozivanje suradnika koji imaju iste privilegije urednika kao i vi. Događaji mogu biti javni ili privatni samo onima koji imaju vezu. Na glavnom panelu sudionici tada mogu postavljati pitanja na koja moderator može rangirati govornike na koje će odgovoriti. Pitanja se mogu zakačiti, arhivirati i poboljšati radi veće vidljivosti.

Dory također uključuje praktičnu ploču Notes, koja se sastoji od dva dijela. Jedan je zajednički prostor bilješki u kojem svi organizatori ili urednici mogu dodati bilješke koje svi mogu vidjeti. Drugi je privatni notes, koji možete uređivati ​​i vidjeti samo vama. To je sjajan dodatak za bilježenje minuta, dodavanje i razmjenu misli, pa čak i davanje uputa ako je potrebno.

5. Gumica (Web): Bijela ploča, ploča za pisanje i gotovi predlošci sastanaka

Na tjelesnim sastancima često imate konferencijsku sobu sa zajedničkom bijelom pločom i blokom za pisanje za svaku osobu. Eraser to donosi u virtualni svijet, dajući vam bilježnicu s dva okna i besplatna digitalna ploča.

Oba su alata prilično jednostavna za upotrebu, a vezu možete podijeliti s drugima na internetu za početak. Bilježnica podržava Markdown za oblikovanje, dok bijela ploča dolazi s uobičajenim alatima za crtanje oblika, teksta i dijagrama. Brisač uključuje i audio chat ako s njim ne želite koristiti aplikaciju za videopozive treće strane.

Cool dio su unaprijed učitani predlošci. Gumica će brzo izvući cijelu ploču Agile Sprinta, dijagram toka, grafikon staze za plivanje ili sjednicu za stojeći sastanak kako biste zatim ispunili vrijednosti prema sastanku. Radi odlično i učinit će vas učinkovitijima.

Ne borite se stalno protiv toga

Ovi alati i aplikacije učinit će mnoge vaše sastanke učinkovitijima, ali ne i sve. I to je u redu. Ne pokušavajte povećati produktivnost i učinkovitost na svakom sastanku, ponekad će vam biti dosadni i činiti se kao gubljenje vremena. Čak i ako polovicu učinite učinkovitijom, pronaći ćete veliku promjenu. A za drugu polovicu zabavite se igrajući se Susret s paklenim bingom.

6 lakih načina da vaše sastanke učinite produktivnijim

Ako želite znati kako provesti uspješan timski sastanak, pogledajte ovih 6 bitnih savjeta kojih biste se trebali pridržavati.

Pročitajte Dalje

O autoru