Kako jednostavno automatizirati svoje zadatke: 5 korisnih alata

Provodite sate radeći svakodnevne zadatke na svom radnom mjestu. Mislite da je to dio vašeg posla. Ali što ako se to može učiniti samostalno, a vi možete uložiti svoje bitno vrijeme u kreativno razmišljanje ili rješavanje drugih velikih problema? Zar to ne bi bilo super?

Krajnje rješenje ovog problema je automatizacija zadataka. Doznajmo koje dnevne zadatke možete automatizirati, njihov proces i koji alati mogu pomoći.

Koje vrste zadataka treba automatizirati

Trebali biste automatizirati sve rutinske zadatke koje svakodnevno obavljate i koji vam oduzimaju znatnu količinu vremena, ali ne moraju nužno dodati nešto vrijedno vašem poslu.

Evo nekoliko primjera zadataka koje možete automatizirati. Zabilježite one koji su uključeni u vaš popis zadataka.

1. Zakazivanje sastanaka

Jedan od najveći gubitnici vremena ako nema vrijednosti zakazuje sastanke. Zato prestanite razgovarati naprijed -natrag sa svojim klijentima kako biste pronašli najbolje vrijeme za oboje. Umjesto toga, otvorite nekoliko mjesta u kalendaru i podijelite popis s njima.

Na ovaj način možete precrtati sve zadatke zakazivanja sa popisa zadataka i još uvijek dobiti obveze na vrijeme. Alati za automatizaciju mogu vam pomoći pri integraciji aplikacija i kalendara za zakazivanje.

2. Dosadni zadaci

Mnogi zadaci ne zahtijevaju razmišljanje višeg reda. Kao što su sortiranje i odgovaranje na e-poštu, sigurnosno kopiranje podataka, fakturiranje i naplata, korisnička usluga i angažman, ažuriranje podataka za kontakt itd.

Stoga, umjesto da ih svakodnevno dodajete na popis obaveza, razmislite o njihovoj automatizaciji. I provjerite koliko vremena sebi ostavljate na raspolaganju.

3. Prijenos informacija među nekoliko aplikacija

Nijedno radno mjesto nije oslobođeno ovog zadatka. Uvijek su vam potrebni podaci, a zatim morate te podatke prenijeti iz jedne aplikacije u drugu. Ali budite pametni, nemojte gubiti vrijeme na kopiranje ili uvoz i izvoz tona podataka koji vam redovito dolaze na različite načine. Automatizirajte ovu radnju.

4. Zadaci koji vam oduzimaju bitno vrijeme

Osim postavljanja rasporeda, slanja e -pošte i računa, prijenosa podataka i drugih, dolazi još jedan zadatak koji se zapravo čini važnim - objavljivanje na društvenim mrežama. Sigurno morate promovirati svoj brand i angažirati se sa svojom publikom, pa stoga ostati aktivan na ovim platformama.

No, moglo bi vas koštati vremena jer završite u beskonačno ponavljanom ciklusu lajkanja, komentiranja i dijeljenja. Dakle, automatizirajte ovaj iznimno dugotrajan zadatak.

5 koraka do automatizacije zadataka

Popis automatiziranja vaših zadataka može biti beskrajan. A ponekad to čak može ovisiti i o vrsti posla kojim se bavite, pa ih ovdje ne možemo obuhvatiti sve.

Ipak, želimo vam olakšati praćenje cijele ideje. Dakle, evo procesa automatizacije zadataka.

Korak 1: Zapišite dnevne zadatke

Kada sastavljate popis zadataka koje biste trebali automatizirati, počnite s:

• Zapisivanje zadataka koje svakodnevno obavljate.
• Navedite vrijeme koje potrošite na svaki zadatak.
• Dodajte učestalost koliko vam je puta potrebno da izvršite te zadatke - po satu, dnevno, tjedno, mjesečno, godišnje itd.

Kad bude gotovo. Provjerite u koju od sljedećih kategorija spadaju. Jesu li to sljedeći zadaci:

• Izvode li se redovito ili prema rasporedu?
• Dosadno i može se učiniti bez razmišljanja višeg reda?
• Prijenos informacija unutar aplikacija?
• Potrošite bitno vrijeme koje možete uložiti u vrijedne projekte?

Nakon što ih sve navedete, pokupite one za koje mislite da bi od sada doista trebali biti automatizirani.

Korak 2: Istraživanje

Sljedeći korak uključuje istraživanje pravih alata koje možete koristiti za automatiziranje svojih zadataka. Temeljite svoje istraživanje na svojim trenutnim potrebama i proračunu. Na primjer, ako ste solopreduzetnik, ne trebate alat za automatizaciju napravljen za poduzeća. Dakle, birajte u skladu s tim.

Korak 3: Saznajte novi tijek rada

Nakon što odaberete koji ćete alat koristiti za automatiziranje svojih zadataka, pronađite novi sustav tijeka rada koji vam odgovara i opišite kako će se stvari od sada kretati. Pobrinite se da svi u timu znaju za nove promjene kako bi sve radilo besprijekorno.

Na primjer, svom timu možete opisati kako od sada zakazivati ​​sastanke:

1. Kreirajte svoj profil dana Kalendarski, i idite na početnu stranicu.

2. Zakažite novi sastanak klikom na Stvoriti.

3. Odaberite trajanje sastanka s izbornika slijeva.

4. Odaberite dostupnost vremena dodavanjem različitih utora.

5. Objavite svoj sastanak klikom na Sljedeći dugme.

6. Kopirajte vezu za sastanak sa ove stranice.

7. Dodajte vezu na svoju e -poštu klijentu.

Kad svi u timu budu zadovoljni s procesom, mogu precrtati zakazivanje redovnih sastanaka sa svog dnevnog popisa obaveza za svakog klijenta. Oni mogu samo podijeliti istu vezu sastanka/događaja sa svima njima. Na temelju toga koliko je mjesta zauzeto, može se odlučiti za besplatne.

Korak 4: Izvršite plan

Nakon što sve završi, učinkovito provedite svoj novi plan. Velike su šanse da ćete možda morati automatizirati brojne zadatke, a vaš je plan mogao postati malo složeniji nego što ste mislili. U tom slučaju potražite pomoć svog IT odjela u stvaranju i izvršavanju novog plana pomoću alata za automatizaciju koji ste odabrali.

Korak 5: Procijenite i testirajte

Nakon automatiziranja potrebnih zadataka testirajte glatkoću novog plana tijeka rada. Saznati:

• Učinkovitost izvršenih zadataka.
• Njegov utjecaj na produktivnost zaposlenika ili članova tima.
• Je li svima ugodno koristiti nove alate?
• Ima li ušteđeno vrijeme ikakav utjecaj na povećanje vašeg prihoda? (Ovo je za poduzetnike, slobodnjake i izvođače.)

Evo nekoliko sjajnih alata za automatizaciju s njihovim kratkim detaljima koji će vam uštedjeti vrijeme istraživanja nakon što navedete zadatke za automatizaciju.

To je popularno softversko rješenje za automatizaciju koje vam omogućuje integraciju različitog softvera. Možete prenijeti podatke s jednog alata na drugi kombiniranjem svakodnevnih aplikacija poput Gmaila, Dropboxa, Slacka, Google kalendara, Mailchimpa itd.

Pomoću ovog alata možete automatizirati tisuće zadataka, poput tweetanja svih vaših postova na blogu, spremanja privitaka s Gmaila na Google disk, sigurnosne kopije svih datoteka G-pogona u Dropboxu i drugih.

Ovaj je alat poput Zapiera kada je u pitanju automatizacija. Pomaže vam u prijenosu podataka između različitih aplikacija i obavljanju drugih navedenih zadataka. No besplatna verzija IFTTT -a bolja je od Zapier -ove.

Dok potonjem softveru treba najmanje 10-15 minuta da se stvari dogode, IFTTT poduzima trenutne radnje nakon što se postavi okidač.

No, nedostatak ovog alata je što je dobar samo za tvrtke s jednom osobom. Nemaju verzije za timove ili više zaposlenika. A ako je to vaš zahtjev, idite sa Zapierom. Pomoću njega možete postaviti radnje među više softvera na temelju plaćene verzije koju koristite.

To je izvrstan alat kada je u pitanju automatizacija i upravljanje vašim postovima na društvenim medijima. Pružaju izvrsne mogućnosti zakazivanja i preporučuju ih vrhunske robne marke.

Ako želite obraditi tisuće potencijalnih klijenata bez angažiranja kompletnog prodajnog tima, razmislite o LeadFormly -u. Pomaže vam u automatizaciji vašeg prodajnog procesa, povećanju stope konverzije, segmentiranju vaših potencijalnih klijenata izravno s web stranice.

Na ovaj način možete se usredotočiti samo na zaključivanje poslova umjesto gubljenja vremena u prvim procesima vođenja.

Ovo je još jedan jednostavan alat za automatizaciju malih poduzeća. Pomaže vam rezervirati sastanke, dogovoriti sastanke i telefonske pozive itd.

Da bi ovo uspjelo, sve što trebate učiniti je postaviti postavke dostupnosti u Calendly i dodati vezu u e -poruku s pozivnicom za sastanak. Vaši klijenti tada mogu odabrati vrijeme koje će odgovarati njihovim potrebama s tog popisa. Konačno, koje god vrijeme odaberu, automatski će biti zakazano u vašem kalendaru, pa ćete o tome biti obaviješteni.

Odmah automatizirajte svoje rutinske zadatke

Prestanite trošiti sate na bitne, ali monotone poslove.

Odvojite malo vremena za automatiziranje svih takvih zadataka, pregledajte kategorije koje ste upravo pročitali, istražite alate koji vam mogu pomoći i uštedite više sati dnevno.

Automatizacija na 5 načina može povećati vašu produktivnost

Automatiziranje nekih ponavljajućih zadataka koje svakodnevno radite može vam uštedjeti puno vremena. Evo nekoliko ideja za automatizaciju kako biste obavili više posla!

Pročitajte Dalje

O autoru