Zašto prebacivanje konteksta sabotira vašu produktivnost (i što možete učiniti u vezi s tim)

Kada ste zadnji put imali više od 30 minuta neprekidnog fokusiranja tijekom rada na zadatku? Zapravo, velike su šanse da vas možemo izgubiti putem e -pošte, Slack poruke, upozorenja o najnovijim vijestima ili videozapisa na YouTubeu prije nego što pročitate ovaj članak.

Kad fragmentirate svoju energiju i usredotočite se na toliko različitih zadataka, ne možete biti svoje najproduktivnije ja. U ovom ćemo članku istražiti promjenu konteksta i kako ga prevladati.

Što je mijenjanje konteksta?

Promjena konteksta, prebacivanje zadatka ili višezadaćnost događa se kada preskočite s jednog zadatka ili aktivnosti na drugu, a da niste dovršili prethodni, preusmjerivši svoju pozornost i izgubivši pritom vrijeme.

No, u praktičnom smislu, vjerujemo da je prebacivanje konteksta ili zadatka točniji izraz za opisivanje onoga što mnogi smatraju multitaskingom. To je zato što u većini slučajeva samo brzo preusmjeravamo svoju pozornost s jednog zadatka na drugi, a ne se usredotočujemo na više zadataka istovremeno, jer studija otkriva da naš mozak to ne može učiniti.

Prebacivanje zadataka na površini može izgledati bezopasno. Moglo bi vas čak i prevariti u uvjerenju da vam pomaže da budete učinkovitiji, ali mijenjanje konteksta je poput lomljive loptice koja dobiva zamah kako bi umanjila vašu produktivnost, jer ovo istraživanje emisije.

To se događa jer vaš mozak prolazi kroz refraktornu fazu prije nego što se vratite na prethodnu zadatak ili započnite sljedeći, jer se pokušava prisjetiti na čemu ste radili ili se prilagođava novom aktivnost.

Stoga mijenjanje zadataka u više navrata jako opterećuje vaše kognitivne sposobnosti. Štoviše, složeni stres zbog nametljivih misli o nedovršenim zadacima koje ste ostavili iza sebe Zeigarnikov efekt udarci mogu dovesti do mentalnog preopterećenja i izgaranja.

To je vrijeme, koncentracija, energija i kreativnost koje možete iskoristiti za produktivan rad na svom projektu koji se slijeva u vodu. Porez koji plaćate za promjenu zadataka duže je vrijeme dovršetka projekata i povećana je vjerojatnost pogrešaka.

Zašto padamo na promjenu konteksta

Razumijevanje zašto je tako lako preskakati s jednog zadatka na drugi, a tako izazovno ostati koncentriran, ključno je za stvaranje učinkovitog plana borbe. Evo nekoliko razloga za promjenu konteksta:

1. Brz pristup ogromnom moru informacija.
2. Vaš mozak žudi za novostima i voli lutati.
3. Digitalni alati osmišljeni su tako da se natječu za vašu pažnju.
4. Prekidanje obavijesti s vašeg računala i pametnih telefona.
5. Kultura "uvijek uključeno" stvara prekomjerne radne zahtjeve i povećava očekivanja da će odmah odgovoriti na e-poštu ili druge poruke itd.

Kako prevladati promjenu konteksta

Izrada plana za rješavanje prebacivanja zadataka omogućuje vam ulazak u stanje tijeka koje promiče duboki rad, uživajte u kraćim vremenima izvršavanja zadataka i nižoj granici za pogreške te ublažite posao od kuće izgorjeti.

No, evo nekoliko savjeta i digitalnih alata koji će vam pomoći da bolje strukturirate svoj dan kako biste prevladali prebacivanje zadataka:

1. Upotrijebite Digital Task Manager

Jedan od razloga zašto nastojite promijeniti kontekst je to što možda fizički radite na projektu, a mentalno se fokusirate na drugi, povećavajući vjerojatnost da ćete na njega skočiti. Međutim, izrada plana omogućuje vam izgradnju mišića za fokus kako biste se koncentrirali na zadatak koji je pred vama.

Možete koristiti digitalni upravitelj zadataka poput Trello kako biste kasnije odbacili sve zadatke na kojima planirate raditi, dopuštajući vam da se usredotočite samo na onaj koji vam je pri ruci. Bit će izazov u potpunosti izbaciti sve te zadatke s početka, ali s vremenom ćete to učiniti sve bolje.

Preuzimanje datoteka: Trello za Android | iOS (Dostupna je besplatna, premium verzija)

2. Odaberite pravu tehniku ​​određivanja prioriteta

Tehnike određivanja prioriteta najučinkovitiji su alati koji će vam pomoći da se usredotočite na najvažnije zadatke prije nego prijeđete na sljedeći. Omogućuju vam da procijenite sve svoje zadatke i organizirate ih prema prioritetu.

Možete koristiti MoSCoW metoda, ili ove druge tehnike određivanja prioriteta, kako biste prevladali promjenu konteksta i povećali svoju produktivnost. Ako ih uvrstite u svoju rutinu, lakše ćete razlikovati zadatke velike vrijednosti-one na koje biste se sada trebali usredotočiti, i zadatke male vrijednosti-one koje možete delegirati drugima ili ih zanemariti.

3. Iskoristite blokiranje vremena i skupljanje zadataka

Nakon što ste uspostavili popis zadataka i organizirali svoje zadatke prema prioritetu, svom radnom danu možete dodati više strukture korištenjem skupnih zadataka i blokiranje vremena.

Grupiranje zadataka znači organiziranje vaših zadataka grupiranjem na temelju sličnosti i rješavanjem u zadanom vremenskom bloku, a ne povremeno tijekom dana. Na primjer, odaberite vremenski blok tijekom dana za ponavljajuće se ili jednostavne zadatke poput odgovaranja na e -poštu.

Štoviše, možete stvoriti vremenske blokove za rekreacijske aktivnosti ili zadatke koji nisu povezani s vašim poslom, poput pregledavanja vašeg Twitter kanala ili gledanja YouTube videozapisa. Ova tehnika će vam pomoći uštedjeti vrijeme, smanjiti smetnje i izbjeći promjenu konteksta.

4. Pravite redovne pauze

Mnogi ljudi i dalje pauze smatraju luksuzom na radnom mjestu, ali nisu. To je zato što oboje duboko usredotočeni na zadatak ili promjenu konteksta zahtijevaju puno energije. Stoga su pauze nužne jer vam omogućuju da se odmorite, napunite energijom i vratite fokus.

Možete stvoriti naviku ugraditi mikrorazlomke nakon svakog vremenskog bloka tako što ćete upotrijebiti Pomodoro metoda za povećanje vaše produktivnosti. Tijekom tih pauza možete raditi vježbe disanja, šetati, istezati se ili raditi bilo koju drugu aktivnost u kojoj uživate, kako biste na nekoliko minuta odmorili od posla.

5. Iskoristite asinkronu komunikaciju

Kao što smo gore spomenuli, sve veća očekivanja da će odmah odgovoriti na e -poštu ili druge poruke jedan je od glavnih razloga zašto su ljudi skloni mijenjanju zadataka. Asinkrona komunikacija je komunikacija koja se ne događa u stvarnom vremenu.

Dakle, da biste prevladali promjenu konteksta, možete iskoristiti i potaknuti asinkronu komunikaciju na svom radnom mjestu, posebno u pogledu poruka koje nisu hitne. Na primjer, možete koristiti interni Wiki tvrtke ili zajedničku ploču s oglasima za objavljivanje ažuriranja koja vaše kolege mogu provjeriti kad to mogu.

Vratite fokus i produktivnost

Najbolji način za obavljanje svog najproduktivnijeg posla je koncentriranje na jednu po jednu stvar. Pomoću ovih savjeta i digitalnih alata možete istrenirati mozak za obavljanje jednog zadatka, povećati produktivnost i smanjiti stres.

Kako svladati rad u jednom zadatku pomoću tehnologije za poboljšanje produktivnosti

Usredotočenost na jedan po jedan zadatak pomaže vam da učinite više u manje vremena. Evo nekoliko savjeta i digitalnih alata koji će vam pomoći da savladate jedan zadatak.

Pročitajte Dalje

O autoru