Kako svladati obavljanje jednog zadatka pomoću tehnologije za poboljšanje produktivnosti

Na prvi pogled, čini se da je multitasking vrhunski hack za produktivnost kad se uzme u obzir sve osobno ciljeve koje želite postići, beskonačni radni zahtjevi, digitalna ometanja i radni život izazvan pandemijom neravnoteža.

Međutim, dublje uranjanje u ovu praksu dovodi do drugačijeg zaključka.

Nedostaci višezadaćnosti

Imate samo toliko energije, pažnje i vremena - bitnih elemenata produktivnosti. Kao rezultat višezadaćnosti, jedan od glavnih nedostataka je što ste samo djelomično predani različitim aktivnostima na koje se istodobno koncentrirate.

Rezultat je fatamorgana koja vas navodi na razmišljanje da ste učinkovitiji jer malo napredujete na više polja, što dovodi do pogrešne percepcije uspjeha.

No stvarnost je da vam više zadataka omogućuje da se usredotočite na pogrešne prioritete, inhibira kreativnost, povećava razinu stresa i rastresenost, dovodi do više pogrešaka, izgaranja i oštećenje memorijeitd., zbog čega ćete biti manje produktivni. A ima ih dosta istraživanje da potkrijepi ovu tvrdnju.

Dakle, koja je alternativa?

Dosad ste vjerojatno pogodili da je alternativa jedan zadatak, u kojem se fokusirate na jedan po jedan zadatak. Kako izraz implicira, to znači posvetiti svu svoju pozornost zadatku. Ova vam praksa omogućuje uštedu vremena uz žongliranje između aktivnosti, povećava kreativnost, povećava vjerojatnost ispunjenja vaših prioriteta, smanjuje smetnje itd.

No, velike su šanse da već znate da jedan zadatak može poboljšati vašu produktivnost. Ipak, kao i mnoge druge stvari u životu, često postoji veliki jaz između onoga što znamo da bismo trebali učiniti (jedan zadatak) i onoga što na kraju radimo (višezadaćnost).

Da bismo zatvorili jaz, odstupimo malo od što i usredotočiti se na kako kako biste poboljšali svoju sposobnost koncentriranja na jednu stvar odjednom i istovremeno povećali svoju produktivnost:

1. Koristite Pomodoro metodu

Pomodoro metoda učinkovita je tehnika upravljanja vremenom koja može poboljšati vašu produktivnost pomažući vam da se usredotočite na jedan zadatak. Izvodi se jednostavno i zahtijeva minimalno postavljanje. Možete isprobati ove besplatne Pomodoro aplikacije otvorenog koda.

Da biste počeli koristiti Pomodoro metodu, postavite mjerač vremena na 25 minuta da se usredotoči na jedan zadatak i uzmite a 5-minutna pauza za opuštanje ili radnju bilo čega što nije povezano s vašim zadatkom, poput igranja igre ili slanja poruka prijatelju. Upravo ste završili jednu Pomodoro sjednicu. Možete produžiti pauzu nakon četiri ili pet Pomodora.

Ova je metoda učinkovita jer vam pomaže smanjiti smetnje, učinkovito planirati dan i uživati osjećaj postignuća nakon svake Pomodoro sesije i pojačati koncentraciju kroz kraće nalete raditi.

2. Stvorite automatizirane sustave

Često se možete boriti s jednim zadatkom jer postoji toliko ponavljajućih aktivnosti koje morate svakodnevno obavljati, poput odgovaranja na e-poštu ili objavljivanja postova na društvenim mrežama. Srećom, postoje automatizacija vam može pomoći na nekoliko načina rješavajte te suvišne zadatke i usredotočite se na svoje prioritete.

Na primjer, možete koristiti ove android aplikacije za postavljanje automatskih odgovora na e -poštu, telefonske pozive, tekstualne poruke itd. Također možete koristiti platforme za automatizaciju poput IFTTT za povezivanje različitih digitalnih alata i stvaranje automatiziranih sustava.

3. Udružite svoje plitke zadatke

Jeste li se ikada našli kako započinjete važan i složen zadatak, da biste tek nakon nekoliko minuta shvatili da radite nešto potpuno nepovezano? Recimo da želite napisati blog na temu „Kako započeti posao“. Počinjete istraživati ​​tu temu i dobivate e -poruku s pitanjem jeste li sljedeći tjedan dostupni za konferenciju o globalnom zatopljenju.

Odlučujete odgovoriti odmah jer će proći samo nekoliko minuta, ali kliknete vezu na YouTubeu o krčenju šuma u prilogu e -pošte. Zatim YouTube -ovi algoritmi predlažu da pogledate najavu filma koji se odnosi na tu temu, a sljedeće što znate je da gledate cijelu emisiju na Netflixu. Zvuči poznato?

Dakle, kako to izbjeći? Planiranjem dana i kategoriziranjem sličnih aktivnosti zajedno kako biste izbjegli promjenu zadataka. To vam omogućuje istovremeno rukovanje sličnim plitkim ili nisko vrijednim poslovima, a ne povremeno tijekom cijelog radnog dana.

Na primjer, možete dodijeliti vrijeme za sortiranje e -pošte, zakazivanje sastanaka u kalendaru i odgovaranje na obavijesti. Sve ove zadatke male vrijednosti mogli biste grupirati za dijelove dana s niskom energijom.

4. Koristite osobni Kanban

Možete osigurati da radite samo na jednom zadatku odjednom stvaranjem vašeg osobnog sustava Kanban. Možete upotrijebiti ploču i ljepljive bilješke ili preuzeti aplikaciju poput kanbana Trello.

Nakon što ste se prijavili na svoj Trello račun, izradite tri stupca pod nazivom -napraviti, radi, i dovršen. Zapišite sve zadatke na kojima želite raditi prema prioritetu. Preuzmite najvažniji zadatak i premjestite ga na radi stupca za početak rada na tome.

Da bi ova tehnika funkcionirala, morate se samo pobrinuti da u bilo kojem trenutku u vašoj koloni za obavljanje postoje samo jedan ili dva zadatka. To će vam pomoći da izbjegnete pokretanje previše zadataka odjednom.

Preuzimanje datoteka: Trello za Android | iOS (Dostupna je besplatna, premium verzija)

Povezano: Kako upravljati svojim zadacima pomoću japanske Kanban tehnike

5. Vježbajte pojedinačne kartice

Možda vam je trenutno na zaslonu otvoreno mnogo kartica. Ovih dana čini se nemogućim zadržavanje sesija pregledavanja na jednoj kartici. Tako je lako odvratiti pozornost tijekom pregledavanja weba jer je prepun smetnji.

Vježbanje s jednim jezičkom učinkovita je metoda koja će vam pomoći da se usredotočite na zadatak. No, kladimo se da će vam za početak možda trebati pomoć. Možete koristiti proširenje poput xTab kako biste ograničili broj kartica koje otvarate.

Također možete koristiti Momentum da biste uživali u njegovoj prekrasnoj pozadinskoj slici, unaprijed postavljenom području fokusa (ili bilo kojem drugom podsjetniku) i inspirativnom citatu.

Pronađite veću produktivnost u jednom zadatku

Jednostrukim zadatkom gotovo uvijek možete biti sigurni da ste obavili najvažnije zadatke učinkovito i djelotvorno, budući da ste na njih usmjerili svoju energiju, vrijeme i pažnju moguće.

Kako prioritizirati svoje zadatke pomoću metode MoSCoW

Borite li se često da biste izvršili svoje zadatke? Organiziranje i određivanje prioriteta može biti vaše rješenje, a metoda MoSCoW može vam pomoći u tome.

Pročitajte Dalje

O autoru