Kako pomoću ovih brzih savjeta umanjiti Outlook

Ako je Microsoft Outlook vaša aplikacija za upravljanje e-poštom i kalendarom, možda ste mislili da neke njegove značajke mogu prilično odvratiti pažnju. Naravno, Outlook je već postavljen kako bi vam pomogao u upravljanju radnim opterećenjem, ali može biti još bolji uz neke jednostavne prilagodbe.

Pogledajmo neke od načina na koje možete učiniti da Outlook radi bolje za vas.

1. Stvorite pravila za dolaznu e -poštu

Kad primite e-poruku, ona će automatski otići u vašu mapu Ulazna pošta. To može biti teško pratiti ako primite više e-poruka od mnogo različitih ljudi, a oni se mogu brzo montirati. Outlook vam omogućuje da postavite pravila pristigle pošte da dolazne e-poruke od određenih osoba idu izravno u podmapu, što vam može pomoći da pratite tko što šalje. Da biste izradili novo pravilo, slijedite ove korake:

1. Ići Datoteka> Upravljanje pravilima i upozorenjima i kliknite Novo pravilo. Pojavit će se novi prozor s raznim opcijama.
2. Pod, ispod Korak 1: Odaberite predložak klik Premjestite poruke od nekoga u mapu.
instagram viewer
3. Zatim, pod 2. korak: uredite opis pravila, morate kliknuti na hiperveze da biste odabrali ljudi ili javne grupe čiju e-poštu želite preusmjeriti na navedenu mapu.
4. Klik Završi primijeniti pravilo.

Službeni Microsoftov videozapis to detaljno ilustrira.

Pravila pristigle pošte mogu spriječiti začepljenje pristigle pošte. Također, ako trebate pratiti određene ljude ili kritične poslovne e -poruke, to je već organizirano za vas.

Povezano: Kako stvoriti potpis u programu Outlook

2. Isključite obavijesti e -poštom

Do sada ste možda primijetili zvuk obavijesti koji Outlook ispušta kad primite e-poštu. Možda ste primijetili i žutu ikonu omotnice koja se pojavljuje na Outlookovoj ikoni na programskoj traci. Ovo može biti korisno ako želite biti obaviješteni, ali može vam slomiti fokus ako vam te e-poruke stalno pristižu. Na sreću, Outlook vam također daje mogućnost da isključite ove obavijesti.

Ići Datoteka> Opcije> Pošta, i pod naslovom Dolazak poruke, možete odabrati obavijesti koje želite isključiti. Nakon što ste zadovoljni s odabirom, kliknite U REDU.

Povezano: Kako zakazati sastanak u programu Microsoft Outlook

3. Postavite podsjetnike kalendara

Slično kao i obavijesti e-poštom, Outlook kalendar postavljen je tako da vas podsjeća na obveze 15 minuta prije početka. To čini prikazivanjem sljedećih obveza i morate kliknuti Odbaciti da zatvorite prozor.

Ovi podsjetnici mogu biti korisni ako ih trebate. Na primjer, ako ste duboko u poslu i podsjetnik se pojavi, možete zaključiti ono što radite i pripremiti se za sastanak.

Međutim, ako vam ova funkcija ne treba, može vam prekinuti tijek. Da biste zaustavili ove podsjetnike, idite na Datoteka> Opcije> Napredno, i ispod Podsjetnici, poništite odabir Prikaži podsjetnike.

Alternativno, možete otići i na Datoteka> Opcije> Kalendar, i ispod Opcije kalendara, vidjet ćete opciju za zadane podsjetnike. Da biste to uredili, slijedite ove korake:

1. Kliknite okvir pored Zadani podsjetnici, pa je u kutiji kvačica
2. Na padajućem popisu odaberite 0 minuta
3. Kliknite okvir pored Zadani podsjetnici opet, pa krpelj nestaje; ako to ne učinite, neće se spremiti vaš odabir
4. Klik u redu

Sada možete nastaviti sa svojim poslom bez iskakanja podsjetnika. Ako i dalje želite neki način praćenja vaših važnih zadataka, pogledajte i prednosti Microsoft To-Do-a.

Povezano: Microsoft To Do: Cijeli vodič za početnike

4. Označite bojom svoj Outlook kalendar

Nema ništa loše u tome da svoje sastanke u Outlook kalendaru obojite jednom bojom. Međutim, kodiranje u boji može vam pomoći pojednostaviti kalendar i olakšati pregled vašeg radnog dana ili tjedna bez provjere o čemu se radi svaki pojedinačni termin ili sastanak.

Na primjer, ako imate nekoliko različitih vrsta posla, uključujući sastanke unutar svoje tvrtke, sastanke s vanjskim tvrtkama, klijentima, administrativni zadaci i obuka upisana u vaš kalendar itd. mogu postati zamućeni podaci na koje trebate utrošiti više vremena fokusirajući se na.

Ako koristite kodiranje boja, možete brzo pregledati kalendar i steći opću ideju o tome za koje se vrste poslova morate pripremiti. Također možete koristiti kodiranje boja kako biste odredili prioritete prema važnosti. Na primjer, možete odabrati crvenu boju za "hitne" sastanke, jantarnu za "važne" i zelenu za "rutinu".

Ovdje je važno odabrati različite boje za različite vrste posla koje obavljate i odabrati boje koje ne izgledaju previše slične jedna drugoj kako bi se vidjela razlika. Za početak slijedite ove korake:

1. Kliknite na termin ili sastanak u kalendaru da biste prikazali Serija zakazanih termina tab.
2. Kliknite šarenu ikonu prozora na kojoj piše Kategoriziraj.
3. Na padajućem popisu kliknite Sve kategorije.
4. Pojavit će se novi prozor; s desne strane kliknite Novi.
5. Upišite naziv svoje kategorije. Na primjer, "interni sastanci" i odaberite boju koju želite za nju.
6. Klik u redu na oba prozora dok ne vidite svoj novi kalendarski termin označen bojama.

Ponovite ovaj postupak za onoliko kategorija koliko želite stvoriti.

Outlook distrakcije riješene

Sada kada znate kako Outlook učiniti manje ometajućim, možete ga prilagoditi da vam najbolje odgovara. Iako se možda ne čine važnima, male prilagodbe mogu promijeniti vaš radni dan.

Ovo nipošto nije iscrpan popis i možda biste ih htjeli isprobati prije nego što im se posvetite. Također se možete poigrati postavkama Outlooka i vidjeti otkrivate li još neke stvari koje vam pomažu optimizirati fokus.

5 smetnji koje vas čine manje produktivnim (i kako ih izbjeći)

Lako se odvratiti, što može dovesti do odugovlačenja. Evo nekoliko načina na koje ih možete izbjeći.

Pročitajte Dalje

O autoru