Što je univerzalno izvješćivanje u Asani? Zašto biste ga trebali koristiti?

U današnjoj radnoj snazi, slobodnjaci i stručnjaci moraju se više usredotočiti na projekte. Ako postanete previše zauzeti administratorskim poslom, poput stvaranja prezentacija statusa projekata za klijentelu, mogli biste izgubiti potencijalne klijente. Štoviše, istina je i da angažiranje analitičara podataka neće biti toliko isplativo za pojedince ili slobodnjake.

Asanin novi alat za izvješćivanje omogućuje korisnicima bilo koje profesije da postanu vlastiti analitičari podataka.

Što je univerzalno izvješćivanje?

Asana predstavili su napredni, ali jednostavan univerzalni alat za izvješćivanje u svom softver za upravljanje projektima, i oblak i stolna aplikacija. Značajka je postala dostupna od 01. lipnja 2021. za pretplatnike premium paketa Asane.

Ova nova značajka izvještavanja Asane pretvara sirove podatke o projektima u grafičke grafikone i grafikone koje svatko može pratiti. Korištenjem ovog alata nećete morati naprijed-nazad s proračunskim tablicama, e-poštom, timskim chatovima, razgovorima jedan-na-jedan ili s tim dugačkim transkriptima video sastanaka.

Značajka izvješćivanja omogućuje vam:

1. Postavite transparentne ciljeve za članove svog tima ili kolege slobodne suradnike.
2. Učinkovito rješavajte sve ad-hoc zahtjeve davanja prioriteta poslu klijenta.
3. Pogledajte potpuni status produktivnosti vaših timova koji nijedan drugi alat ne može isporučiti s nekoliko klikova.

Asanin univerzalni alat za izvješćivanje osigurava da svaki pojedinac unutar tima, bez obzira na njihovu razinu, može pripremiti vizualni prikaz svojih mjerila učinka. Alat ne zahtijeva posebnu obuku. Članovi vašeg tima mogu jednostavno izraditi vlastite nadzorne ploče za produktivnost slijedeći Asanovo interaktivno sučelje.

Koje su njegove značajke?

Asana Universal Reporting dolazi s mnoštvom značajki poput pregleda nadzornih ploča, grafikona, dijeljenja nadzorne ploče, prilagodbi itd. Sljedeće su najvažnije značajke koje će vaš život u upravljanju projektima učiniti jednostavnijim nego ikad:

1. Karte i njihove varijacije

Alat za izvješćivanje nudi tri vrste grafikona, i to stupce, krafne i lizalice. Postoji i četvrta vrsta grafikona koja prikazuje samo ukupan broj zadataka, resursa, stavki itd.

Nakon što stvorite nadzornu ploču u Asana Reporting odjeljak, možete dodati grafikone. Kada kliknete na Dodaj grafikon, vidjet ćete 10 vrsta predložaka grafikona odvojenih u četiri odjeljka. Sljedeće vrste grafikona najpopularnije su u izvještavanju Asane:

• Zadaci prema prilagođenom polju
• Nepotpuni grafikoni po projektima
• Zadaci ovog mjeseca po projektima
• Dospjeli zadaci po projektima

2. Nadzorna ploča za izvještavanje

Možete mu pristupiti klikom na Izvještavanje na lijevoj navigacijskoj traci. Ovo središte nadzorne ploče daje vam mogućnost dodavanja novih nadzornih ploča ili vizualizacije već dostupnih. Ako netko iz vašeg tima s vama podijeli bilo koju nadzornu ploču, one će se također pojaviti ovdje.

Omogućuje vam dodavanje bilo koje nadzorne ploče u izbornik favorita, preimenovanje ili brisanje.

3. Organiziranje i dijeljenje nadzornih ploča

Nadzorne ploče za izvješćivanje o projektu mogle bi sadržavati više krafni, lizalica i stupaca. Međutim, kada izvozite podatke ili ih prezentirate bilo kojem slobodnom klijentu, korisno je ako ih možete organizirati.

Asana izvješćivanje daje vam slobodu slaganja grafikona prema vašem nahođenju kroz radnje povlačenja i ispuštanja. Dodatne podatke možete vidjeti ako kliknete bilo gdje u grafikonu.

Nadzorne ploče za izvješćivanje možete dijeliti s vanjskim i unutarnjim suradnicima na projektima. Dijeljena izvješća dostupna su samo za čitanje. Pozvani može vidjeti samo temeljne podatke kojima ima pristup. Međutim, svi pozvani mogu vidjeti ukupnu grafikon grafikona.

4. Prilagođavanje grafikona

Asana izvještajni alat nudi mnoge mogućnosti prilagodbe grafikona. Možete odabrati vrstu grafikona i njegovu boju nakon odabira projekta za svoje izvješće. Možete dodatno izmijeniti podatke o osi X i osi grafikona.

Nadalje, na svoje grafikone možete primijeniti i različite filtre, poput:

• Status dovršenosti zadatka
• Vlasnici projekata
• Opunomoćenik
• Podzadaci
• Vrsta zadatka
• Status zadatka
• Datum

Koje su njegove prednosti?

Najvažnija prednost ovog alata je ta što vas oslobađa od oslanjanja na softver za analizu podataka trećih strana. Sada možete vidjeti što se događa u timu iz sveobuhvatne aplikacije za upravljanje projektima Asana. Slijede neke od značajnih prednosti koje ćete uživati ​​kada počnete koristiti univerzalno izvješćivanje:

Alat za izvješćivanje automatski zaokružuje različite podatke iz Asana projekata. Omogućuje ažuriranje nadzornih ploča vašeg tima ili projekta bez ikakvog ručnog lijepljenja.

Možete pripremiti onoliko nadzornih ploča koliko želite razdvojiti više timova, projekata ili čak pojedinačnih članova. Također možete stvoriti kombiniranu nadzornu ploču za vizualizaciju ukupne izvedbe vaše svirke.

Povezano: Vodič za početnike o korištenju Asane za praćenje bilo kojeg projekta

Ove prilagođene nadzorne ploče omogućuju vam prikupljanje svih vrsta podataka s ploče za projekte Asana. Tipičan grafikon ili nadzorna ploča mogu uključivati ​​podatke o proračunu, radnom opterećenju, vremenu, poštivanju roka, zadacima, učinku člana tima itd.

2. Brzo pronađite i riješite probleme

Morate iz ptičje perspektive vidjeti resurse svog tima ako želite učinkovito upravljati složenim i velikim projektima. Imperativ je da morate identificirati probleme s projektima i resursima bez prolaska kroz više kanala.

Univerzalno izvješćivanje omogućuje vam proaktivno praćenje problema, bez čekanja da ih član tima iznese. Zaista možete upravljati svakim projektom s jedne nadzorne ploče kako biste preusmjerili resurse na projekte koji rade zakašnjeno.

3. Pravedna raspodjela opterećenja

Svojim timom možete postići optimalnu produktivnost ako rasporedite opterećenje između resursa. Štoviše, delegiranje zadataka drugima dat će vam vrijeme za proširenje popisa klijenata.

Asanin alat za izvješćivanje pokazuje opterećenje s resursima s velikom preciznošću. Lako možete uočiti nedovoljno iskorištene i spaljene resurse za uravnoteženje radnog opterećenja. Nadalje, nadzorna ploča dnevnih zadataka može vam pomoći da delegirate važne na drugog člana tima ako trebate prisustvovati hitnom sastanku s klijentom.

Povezano: Asana tipkovnički prečaci za učinkovito upravljanje zadacima

4. Bolje upravljanje resursima

Do sada ste se nadali najboljem i molili se da se troškovi mogu kontrolirati prije otvaranja računa. No, Asana alati za izvješćivanje sada vam omogućuju da posebno pratite svaki trošak projekata za koje ste odgovorni.

Možete razgovarati sa svojim klijentom kako biste smanjili opseg ili povećali proračun kada imate bolji uvid u gotovinske troškove ili korištenje resursa. Grafikoni i predlošci nadzorne ploče spremni za uporabu za univerzalno izvješćivanje olakšavaju upravljanje resursima.

Koliko vaš tim radi prema cilju?

Ukupna produktivnost vaših projekata i cjelokupnog poslovanja ovisi o tome koliko su ciljevi usklađeni s profesionalnim ciljevima članova vašeg tima.

Univerzalni alat za izvješćivanje moćna je značajka Asane koja vam pomaže vidjeti jesu li timovi i projekti usklađeni. Sada kada znate koliko je važan alat za izvješćivanje, možete ga koristiti na najbolji mogući način za upravljanje projektnim timovima.

9 uobičajenih grešaka u upravljanju projektima (i što učiniti umjesto toga)

Želite dovršiti velike projekte bez lošeg upravljanja ili prekoračenja proračuna? Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da izbjegnete ove pogreške.

Pročitajte Dalje

O autoru