Automatizacija na 5 načina može povećati vašu produktivnost

Možda ćete primijetiti da vaša produktivnost izgleda zaostaje jer neprestano imate poteškoća u pronalaženju vremena za dovršenje više posla. To je donekle zato što možda trošite značajno vrijeme na ponavljajuće zadatke poput odgovaranja na e -poštu ili izrade sigurnosnih kopija podataka.

Međutim, vrijeme je ograničen resurs, a svaki dan imate na raspolaganju samo 24 sata. Najbolji način za povećanje vašeg vremena i povećanje produktivnosti je automatiziranje svakodnevnih, ponavljajućih zadataka.

Što je automatizacija i koje su njezine prednosti?

Automatizacija opisuje uporabu tehnologije za rješavanje dugotrajnih ili ponavljajućih zadataka kako bi se smanjili ručni napori. Automatiziranjem suvišnih zadataka možete uštedjeti vrijeme i usredotočiti se na druge aktivnosti koje stvaraju prihod.

Automatizacija također smanjuje ljudske pogreške, poboljšava operativnu učinkovitost, povećava skalabilnost i štedi novac. Dakle, kako možete iskoristiti potencijal automatizacije u svojim svakodnevnim aktivnostima? Evo nekoliko ideja za automatizaciju tijeka rada koje možete koristiti sada:

1. Ubrzajte obradu e -pošte

Suočavanje s e-poštom može biti ogromno i dugotrajno ako ne pronađete sustav za njihovo dobro upravljanje. To je zato što vjerojatno svakodnevno primate hrpu e -poruka koje zahtijevaju vašu pažnju. Osim toga, ako želite razvijati svoje poslovanje, trebali biste odmah odgovoriti na upite potencijalnih klijenata e -poštom.

Automatski odgovori na e -poštu

Dobra vijest je da neke procese možete automatizirati tako da manje vremena provodite u pristigloj pošti. Na primjer, možete stvoriti predložak koristeći podatke iz vašeg web obrasca za kontakt ili koristite ove besplatne alate za izradu predložaka e -pošte, pa ih nećete morati stalno pisati od nule. Također možete koristiti ugrađene značajke automatskog odgovora u uslugama e-pošte, na primjer, Pratiti opciju u Outlooku za praćenje i odgovaranje na e -poštu.

Alternativno, možete koristiti hladnu uslugu spajanja e -pošte i pošte poput GMass za prilagodbu, zakazivanje ili slanje marketinških kampanja i hladnih poruka e -pošte potencijalnim klijentima te automatsko praćenje.

Organizirajte svoju e -poštu

Kladimo se da svakodnevno primate bezbroj e -poruka od kolega, obitelji i prijatelja, drugih tvrtki itd. Kada se to dogodi, sortiranje važnih poruka e -pošte iz smeća može biti izazov. No, možete automatizirati premještanje e -pošte iz jedne mape u drugu kako biste se nosili s neredom. Možete koristiti Gmail "filtere" ili Outlook "pravila" za upravljanje vašom pristiglom poštom.

Ove ugrađene značajke omogućuju vam automatsko brisanje poruka s određenom porukom, sortiranje e-poruka s određenim tekstom ili iz određenih kontakata u mapu itd.

Izdvoji podatke

Vjerojatno provodite puno vremena pregledavajući kontakte u pristigloj pošti kako biste dobili informacije koje vam mogu pomoći u prodaji ili prodaji vaših stvari. Pomoću Razmjenjivač pošte, možete automatizirati ovaj proces na temelju svojih pravila raščlanjivanja.

2. Poboljšajte komunikaciju pomoću chatbotova

Chatboti su posljednjih godina potpuno revolucionirali korisničku uslugu poboljšavajući komunikaciju i korisničko iskustvo. Kao i često postavljana pitanja, chatbotovi nude automatizaciju putem umjetne inteligencije. Slijedom toga, oni sami mogu obavljati razne zadatke.

Neke nedostatke korištenja chatbotova su dostupnost 24 sata dnevno, neke su višejezične, pružaju trenutne dosljedne odgovore, pomažu vam da steknete vrijedan uvid u ponašanje korisnika itd. Možeš koristiti ove chatbotove za poboljšanje vaše komunikacije na vašoj web stranici WordPress i poboljšati svoju produktivnost. Međutim, vrijedi spomenuti da morate uložiti vrijeme i trud kako biste fino podesili chatbot kako biste uživali u prednostima.

3. Sigurnosno kopiranje podataka

Kako tehnologija napreduje, sve više se oslanjamo na tvrde diskove računala za pohranu dijelova života, poput radnih i akademskih dokumenata ili obiteljskih fotografija. Uglavnom se ne radi o tome jesu li, nego kada, jer se tvrdi diskovi troše, kradu i dožive skokove struje.

Pitanje je, što će vam to značiti, ili još bolje, što možete učiniti kako biste smanjili gubitak? Možete sigurnosno kopirati svoje podatke.

No velike su šanse da ćete s vremena na vrijeme možda zaboraviti to učiniti sami. Dakle, najbolje bi bilo automatizirati redovite sigurnosne kopije. Osim što osigurava sigurnost vaših podataka, automatsko zakazivanje sigurnosnih kopija omogućit će vam rad na računalu bez prekida.

Možeš koristiti CrashPlan za sigurnosno kopiranje vaših podataka na vanjski tvrdi disk, drugo računalo u vašoj lokalnoj mreži ili njegove poslužitelje. Nakon instalacije softvera skenirat će vaš sustav i predložiti što biste mogli sigurnosno kopirati. Također vam omogućuje da odaberete ono za što želite napraviti sigurnosnu kopiju. Sigurnosne kopije možete zakazati svakih 15 minuta, jedan sat ili kad god ne koristite svoje računalo; sve ovisi o vama.

4. Planirajte objave na društvenim mrežama

Društvene mreže postale su sastavni dio naših života. I tako su ove platforme postale zlatni rudnik za ljude koji pokušavaju promovirati svoje robne marke i prodavati proizvode/usluge.

No, održavanje kontakta sa svim vašim potencijalnim kupcima i klijentima na vašim platformama društvenih medija zadatak je koji lako može zahtijevati vašu stalnu pažnju. Međutim, uključivanje u čaroliju automatizacije putem alata poput Spavaća soba i Pufer omogućuje vam da unaprijed zakažete sve svoje postove na društvenim medijima. Pomoću ovih alata možete učiniti više na društvenim medijima u manje vremena.

5. Zakažite sastanke

Uspješno zakazivanje sastanka ili rezervacija termina često traje puno naprijed -natrag, osobito ako uključuje mnogo ljudi. Možda ćete prije rezervacije morati poslati e -poruku svima kako biste saznali njihove raspoloživosti i riskirati ponoviti postupak ako netko otkaže.

Srećom, možete automatizirati ovaj proces kako biste tijek rada sastanka stavili na autopilot kako biste se mogli usredotočiti na nešto drugo. Alati poput Kalendarski omogućuju vam da automatizirate svoje sastanke ili druge događaje unaprijed s bilo kim putem veze. Možete postaviti različite vremenske intervale kada ćete biti dostupni i slati zahtjeve za sastanak putem veze.

Štoviše, ovaj se alat neprimjetno integrira s vašim kalendarom. Dakle, kad su svi odabrali dobro vrijeme, Calendly može zabilježiti sastanak u vaš kalendar i poslati vam obavijest. Ako ste zauzeti tijekom tog vremena, reprogramiranje je jednostavno kao i zakazivanje.

Automatizirajte svoje ponavljajuće zadatke kako biste povećali svoju produktivnost

Automatizacija je osobito korisna za male tvrtke s nekoliko zaposlenika koji nose mnogo šešira. Puštanje tehnologije da tu i tamo obavi nekoliko zadataka pomoći će vam da učinite više u manje vremena.

8 stvari koje se previđaju i koje otežavaju produktivnost (i kako ih izbjeći)

Svi želimo biti produktivni, ali nas lako ometaju različiti čimbenici. Evo nekih stvari koje možda zanemarujete i kako ih izbjeći.

Pročitajte Dalje

O autoru