Kako izvesti Microsoft Accessove podatke u Wordov dokument

Microsoftov Office paket ima različite aplikacije za različite zadatke. Tako, na primjer, ako želite stvoriti bazu podataka, Microsoft Access vam je leđima. Access pruža većinu značajki koje biste očekivali od sustava za upravljanje relacijskom bazom podataka. Možete stvoriti tablice, obrasce, upite, odnose, izvješća, makronaredbe, module, da nabrojimo samo neke.

No, s vremena na vrijeme možda ćete htjeti izvesti podatke iz Microsoft Accessa u Word. Ako tražite jednostavan način za izvoz Accessovih podataka u Word, na pravom ste mjestu.

Kako Access izvozi objekte u Word

Prije nego što vam pokažemo kako izvesti podatke iz Microsoft Accessa u Word, morate razumjeti neke osnove. Prvo, ne možete izvesti sve vrste objekata iz programa Access u Word.

Trenutačno možete izvoziti samo tablice, upite, obrasce i izvješća. Međutim, svaki objekt još uvijek ima neka ograničenja. Počevši od zapisa, Access izvozi samo one koji su u odabranom prikazu. Aplikacija neće uključiti sve skrivene podatke u izvješće. Slično, Access može izvesti samo obrasce i podatkovne listove s podobrascima i podpodatkovnim listovima.

Jedini način da se to zaobiđe je izvoz svih podobrazaca i pod -podatkovnih tablica. Ako izvezete glavno izvješće, možete izvesti više podobrazaca i podizvješća.

Drugo, ne možete izvesti odnose, makronaredbe, module i grafičke objekte poput slika i objekata Microsoft Graph iz programa Access u Word. Dodatno, Access će izvoziti samo rezultate iz izraza, a ne i same izraze.

Na kraju, nema načina za uvoz podataka iz Microsoftovog pristupa u Word. Morate započeti u programu Access, izvesti podatke u novi dokument, zatim kopirati sadržaj i zalijepiti ga u svoj postojeći Wordov dokument.

Kako izvesti pristupne podatke u Wordov dokument

Izvoz Access podataka u Word koristi ugrađeni alat Export — RTF File Wizard. Naravno, alat ima mnoga ograničenja oko izvoza Accessovih podataka, ali to je bolje nego ništa.

No ako je to previše ograničavajuće, možete potražiti neke od njih najbolje besplatne alternative za Microsoft Access za moguću zamjenu. U protivnom slijedite ove korake za izvoz podataka iz programa Access u Word:

1. Otvorite svoj Pristupite bazi podataka.
2. Odaberite objekt želite izvesti u Navigacijsko okno.
3. Pregledajte tablicu, upit, obrazac ili izvješće kako biste bili sigurni da ne sadrži greške. Pristup obično uključuje pokazatelje pogrešaka kad god prepozna grešku. To može uključivati ​​zelene trokute i različite brojeve pogrešaka. Ovaj je korak važan jer će Access nakon izvoza vaših podataka automatski zamijeniti mjesta pogrešaka nultom vrijednošću.
4. Odaberite prikaz ili dio podataka za izvoz. Najbolji način odabira podataka za izvoz iz više tablica je putem pokretanje upita MS Access. Ako želite izvesti sve podatke iz objekta, preskočite ovaj korak.
5. Kliknite na Vanjski podaci karticu i odaberite Više> Word. Otvorit će se alat čarobnjaka za izvoz - RTF datoteke za izvoz.
6. U skočnom prozoru čarobnjaka za izvoz-RTF datoteke unesite naziv datoteke i odaberite odredište.
7. Provjeri Otvorite odredišnu datoteku nakon dovršetka operacije izvoza potvrdite okvir ako trebate.
8. Ako ste odabrali određene podatke za izvoz, provjerite Izvezite samo odabrane zapise potvrdni okvir. U protivnom ostavite potvrdni okvir za izvoz svih podataka u objektu.
9. Klik u redu za početak procesa izvoza.

Ako postoji datoteka sličnog naziva, možete odabrati hoće li je Access prebrisati ili ne. Odaberi Da za prepisivanje datoteke ili Ne za odabir novog naziva datoteke u skočnom prozoru.

Prema zadanim postavkama, Access će stvoriti datoteku formata obogaćenog teksta Microsoft Word s RTF ekstenzijom. Da biste svoje Accessove podatke dodali u Wordov dokument, slijedite ove korake:

1. Otvorite RTF dokument.
2. Kopirajte sav sadržaj dokumenta.
3. Zalijepite podatke u Wordov dokument.

Ako vam se čini da je alat čarobnjaka za izvoz -RTF datoteku dosadan za korištenje, postoji lakši izlaz. Kopirajte podatke iz Accessove tablice, upita, obrasca ili izvješća i zalijepite ih izravno u Wordov dokument.

Povezano: Kako stvoriti obrazac u programu Microsoft Access

Izvezite pristupne podatke u Word bez problema

Baze podataka izvrstan su način za pohranu podataka. Ako trebate izvesti svoje Accessove podatke u druge aplikacije kao što su Word ili Excel, ugrađeni čarobnjak za izvoz-RTF datoteke čini cijeli proces besprijekornim, iako s nekim ograničenjima.

Ako imate opsežne podatke za rad, Accessovi obrasci nude snažniji način dodavanja više podataka u vašu bazu podataka. S njima je lakše raditi pri uređivanju tablica i dodavanju više podataka.

Kako stvoriti obrazac u programu Microsoft Access

Postoji mnogo načina za dodavanje podataka u Microsoft Access tablicu. Korištenje obrazaca najjednostavniji je način izgradnje baze podataka.

Pročitajte Dalje

O autoru