Kako koristiti sve najbolje tehnike produktivnosti u Trellu

Trello je svestrana aplikacija za upravljanje zadacima. S prilagođenim značajkama možete ga koristiti sa bilo kojom metodom produktivnosti. Iako je postavljena kao Kanban ploča, možete je postaviti kako god želite.

U ovom ćete članku naučiti kako koristiti sve najpoznatije metode produktivnosti u Trellu.

1. Odbor Kanban

Kanban ploča učinkovit je način upravljanja tijekom rada. Podijelite svoje zadatke na tri popisa: To-Do, Doing i Done! Popis Gotovo služi i kao motivator, pokazujući vam sve što ste do sada postigli.

Ovaj je raspored zadani Trello, pa ga je lako postaviti. Prilikom izrade novog popisa odaberite predložak Kanban Board. Njegove značajke nadopunjuju i ovu strategiju. Možete kliknuti i povući kartice između popisa, označiti ih bojama i pratiti napredak pomoću kontrolnih popisa!

Ove su značajke prilagođene početnicima-možete ih vidjeti istaknute na gornjoj snimci zaslona! Ako prije niste koristili Trello i trebate vodič, pogledajte naš Trello savjeti za početnike započeti!

2. Eisenhowerova matrica

Ova metoda je zaslužna za Dwighta D. Eisenhower. Izvrstan je za postavljanje prioriteta i dobro funkcionira za svakoga s dugim i beskrajnim popisom zadataka.

Matrica ima četiri sektora. Prvi je Učini to sada za zadatke koje morate brzo obaviti zbog rokova ili drugih posljedica. Drugi je Učinite to kasnije za zadatke koji nisu hitni. Posljednja dva su Delegirajte ga za zadatke koji spadaju izvan vašeg kormilarnice i Nemojte to činiti za zadatke koji nisu niti hitni niti važni.

Ovi se sektori lijepo prevode na Trellove liste! Ako želite raspored 2 × 2, možete koristiti a korisno proširenje Trello pod nazivom Rasporedi popisa ili ovo Trello predložak. Trello za vas ističe približavanje rokova. To pojednostavljuje određivanje kada se zadatak treba pomaknuti Učinite to kasnije u Učini to sada. Također možete dodati druge osobe na svoju ploču kao suradnike. Na taj je način delegiranje zadatka jednostavno kao i dodijeliti ga pomoću Članovi opcija.

3. Metoda Ivy Lee

Ivy Lee poziva na ograničavanje vašeg popisa zadataka na 6 zadataka. To vam pomaže da izbjegnete da vas preoptereti dugačak popis ili da previše širite fokus. Radi ovako: svaki dan napravite šest kartica sa zadacima i radite na tim karticama. Na kraju dana arhivirajte dovršene zadatke. Sljedećeg dana dodajte nove zadatke, najviše šest. Ideja je da na tanjuru odjednom nemate više od šest zadataka.

Povezano: Kako očistiti i ometati vaše Trello ploče: jednostavni savjeti

Također možete dodati Ograničenja popisa, besplatan i praktičan Trello Power-Up koji svijetli ako na popis dodate više od šest zadataka! Također možete uključiti Blokiranje vremena metoda. To znači podijeliti dan na jutarnji, popodnevni i večernji popis i podijeliti šest zadataka između njih.

4. Žabice

Mark Twain jednom je rekao: "Svako jutro jedite žabu prije svega i ništa vam se gore neće dogoditi do kraja dana". Ova praksa da se najgore učini najgore nije potpuna tehnika, ali poboljšava druge metode!

Postoje dva načina za postavljanje jedenja žaba u Trellu: s naljepnicom i s naljepnicom. Naljepnica je uočljivija, pa to preporučujemo. Svaki dan u jedan zadatak dodajte naljepnicu žabe po vašem izboru, i to je vaša žaba! Učinite to prvo.

Oznake su manje upadljive, ali ih možete automatizirati. Pomoću značajke Batler učinite da zadatak automatski postane Žaba ako ga predugo ostavite nedovršenog. Slijedite dolje navedene korake za tu metodu:

Otvorite ploče Jelovnik i odaberite Više podizbornik, a zatim kliknite na Naljepnice. Izradite oznaku "ŽABA". Za to preporučujemo zelenu boju. Zatim otvorite Automatizacija izbornika i odaberite Pravila podizbornik.

Izradite novo pravilo sa sljedećim Datum okidač: Kad je datum dospijeća označen kao nepotpun na kartici Dospijeće za manje od 7 dana. Imajte na umu da možete odabrati drugačiji broj dana ako želite. Zatim ćemo reći ploči što učiniti kada otkrije takvu karticu.

Dodati ćemo ukupno dvije radnje. Počnite s Dodaj/Ukloni akcijski: dodajte zelenu oznaku ŽABA na karticu, kao što je gore prikazano.

Dodajte sljedeće Vrsta akcijski: Poredajte popis prema oznaci: ŽABA uzlazno. Time se zadaci s prijetećim rokovima pretvaraju u žabe i prelaze na vrh popisa. Dovršite pravilo i ono će nastaviti provoditi ovaj uvjet sve dok ga ne uklonite ili onemogućite.

5. PAMETNI ciljevi

SMART ciljevi način je da se uvjerite da zaista možete ispuniti svoje zadatke. Zalaže se za Smiran, Mlako, Actionable, Rrazumljivo, i Timely. Sprječava vas u stvaranju nejasnih ciljeva zbog kojih se osjećate frustrirano. Ovu filozofiju možete primijeniti na Trello spremanjem kontrolnog popisa.

Napravite karticu i dajte joj ime "SMART List" ili nešto slično. Dodajte kontrolnu listu s istim imenom sa svim SMART kriterijima.

• Specifično. [Dodajte određene parametre]
• Mjerljiv. [Kvantificiraj cilj]
• Radnja. [Zapišite korake, započnite svaki korak glagolom]
• Razuman. [Provjerite je li moguće izvršiti zadatak kako je opisano]
• Pravovremeno. [Postavite rok pomoću funkcije Dates]

Spremite karticu i odložite je, ali nemojte je arhivirati. Sada, kada ubuduće budete stvarali popis za provjeru, možete odabrati kopirajte stavke iz ... padajući izbornik za uvoz SMART liste!

6. Način pristigle pošte

Ova metoda najbolje funkcionira u klijentu e -pošte, ali možete je primijeniti u svakoj situaciji u kojoj se pojavljuju novi zadaci. Ova metoda koristi četiri popisa. Prvi je Napravi sada, za zadatke koje možete završiti za dvije minute ili manje.

Sljedeći popis je Delegat za zadatke koje morate predati drugima. Ako dijelite svoju ploču, možete dodati dodijeljenog člana tima odabirom Dodijeliti u izborniku kartica. Ako je ploča privatna, razmislite o dodatku napajanja poput SendBoard-ove E -pošta za Trello. Omogućuje vam stvaranje kartica iz vašeg omiljenog klijenta e -pošte ili slanje e -pošte s Trella!

Trebat će vam i popis zadataka u Kalendaru s priloženim datumom. Jednostavno pravilo možete brzo dodati izravno s popisa! Kliknite na popis izbornika mogućnosti i odaberite Kad se kartica doda na popis ... za početak dodavanja pravila. Odaberite Vrstapopis kao vrstu radnje i sortirajte prema Datum dospijeća, uzlazni.

Na kraju, stvorite Sve ostalo za zadatke koji nemaju rok dospijeća. Također ga možete koristiti za resurse, predloške i projektne ideje koje još ne mogu djelovati. Sve ostalo može biti prilično pretrpano, pa postavite nekoliko pravila kako bi bilo organizirano.

Prvo stvorite oznaku pod nazivom "Resurs". Otvorite izbornik popisa i odaberite Izradite prilagođeno pravilo .... Odaberite okidač Kad se oznaka resursa doda na karticu i radnju Poredajte popis prema oznaci Resurs uzlazno.

To osigurava da su resursi koje često želite koristiti uvijek na vrhu. Također možete stvoriti oznaku predloška i koristiti istu metodu da predloške ne biste vidjeli na dnu popisa.

Drugo pravilo ima okidač Kad je datum dospijeća postavljen na kartici na popisu „SVE ŠTO DRUGO.” Daj mu akciju, “Pomaknite karticu na vrh popisa KALENDAR”. Time ne zaboravite dodati kalendaru vremenski osjetljiv zadatak.

Poboljšajte svoju produktivnost u Trellu

Stil svake osobe je drugačiji, pa eksperimentirajte kako biste pronašli način koji vam odgovara! Možete miješati i slagati stilove. Na primjer, možete dodati metodu jedenja žaba i Ivy Lee u gotovo bilo koji stil. Također možete uzeti ideju o popisu "Sve" i uključiti je u svoju Kanban ploču.

Pravilnom metodom i pojačanjima, od svoje Trello ploče možete napraviti moćnu snagu!

10 najboljih Trello pojačavača koje danas možete dodati svom tijeku rada

Ako još niste probali Trello Power-Ups, propustit ćete. To su dodaci koji mogu djelovati čarobno na vaše ploče.

Pročitajte Dalje

O autoru