Što je Microsoft SharePoint? 4 Značajke i prednosti korištenja

Pretplata na Microsoft 365 omogućuje vam pristup mnogim alatima za produktivnost. Najintuitivniji, najinteligentniji i najprilagodljiviji je SharePoint. Zapanjujućih 190 milijuna ljudi u više od 200.000 organizacija različitih veličina koristi SharePoint.

SharePoint može lako uštedjeti vrijeme uklanjanjem potrebe za više zadataka i aplikacijama za upravljanje projektima. Na kraju, možete uložiti više vremena za rast svoje profesionalne karijere, slobodnih klijenata ili sporednih užurbanosti.

Što je Microsoft SharePoint?

SharePoint je mrežni alat za upravljanje sadržajem. Omogućuje vam spremanje datoteka u oblak za dijeljenje i zajednički rad. Može vam pomoći u stvaranju web lokacija i podmjestova za uklanjanje zadataka različitih timova ili pojedinaca.

SharePoint vam omogućuje stvaranje intraneta na kojem ćete vi, vaši suradnici i slobodni klijenti siguran rad na datoteci ili dokumentu. Centralizirani administrator kontrolirat će pristupe tako da svaki korisnik može neometano otvarati, uređivati ​​i spremati datoteke.

SharePoint ima mnoge napredne funkcije koje pomažu vama ili vašem timu u upravljanju profesionalnim i osobnim djelima. Ovo su neke od najčešće korištenih radnji:

• Dijeljenje datoteka s unutarnjim i vanjskim korisnicima.
• Upravljajte sadržajem projekta, poput slika, članaka, izvornih kodova, videozapisa itd.
• Web -lokacije i pod -stranice za uklanjanje timova i zadataka.
• Ostanite u kontaktu sa suradnikom putem komunikacijskih web mjesta.
• Mobilna aplikacija omogućuje korisnicima pristup timskim ili komunikacijskim stranicama sa pametnih telefona.
• Izradite tijekove rada i podsjetnike za automatizaciju projekata i zadataka.
• Upotrijebite funkciju pretraživanja za traženje resursa, zadataka ili datoteka.

Tko bi trebao koristiti SharePoint

SharePoint radi kao sigurno utočište za sve kreativne datoteke, poput kodova aplikacija, grafičkog dizajna, audioisječaka, videozapisa, članaka s web stranica, računa itd. SharePoint nudi i druge alate poput analize podataka, predložaka web mjesta, predložaka baze znanja i tokova upravljanja projektima.

Stoga se opseg njegove uporabe kreće od individualnog tvorca sadržaja do velikih tvrtki. Mnogi slobodni profesionalci ili male grupe kreativnih pojedinaca koriste SharePoint u različitim fazama softvera, mobilnih aplikacija, web stranica ili projekata razvoja sadržaja.

SharePoint alat na webu koji dolazi s pretplatom na Microsoft 365 robustan je, ali jednostavan alat za produktivnost. Općenito korištene značajke koje ga čine jednim od najboljih alata za upravljanje zadacima i projektima su:

1. Suradnički rad

SharePoint je vrlo fleksibilan i skalabilan platforma za suradnju s unutarnjim ili vanjskim resursima. Korisnik središnjeg administratora može dodijeliti različite razine dopuštenja za pristup pojedinim korisnicima web stranica tima.

Vi i vaš tim možete raditi na jednoj datoteci u scenariju u stvarnom vremenu bez suočavanja s kašnjenjem. Stoga mnogi kreativni programeri i kreatori sadržaja preferiraju SharePoint za udruživanje u bilo kojem projektu.

Značajna funkcija suradnje u sustavu SharePoint je neprestani protok neurednih informacija na web -mjesta i podmjesta. Pomaže pojedincima da budu u toku s projektom bez pregledavanja više e -poruka, propuštenih razgovora, video poziva itd.

2. Upravljanje sadržajem

Upravljanje sadržajem veliki je izazov za svakog pojedinca ili skupinu profesionalaca koji žele pružiti bolju produktivnost. SharePoint vam omogućuje da prijeđete ovaj izazov bez prolaska kroz složeno programiranje.

Upravitelji sadržaja mogu jednostavno brinuti o više projekata istovremeno na SharePointu. Objavljivanje ili ažuriranje sadržaja web stranice, poput događaja, vijesti, blogova, hrpe prezentacija, rotirajućih slika itd., Olakšano je uz SharePoint.

Ne morate započeti svaki projekt upravljanja sadržajem od nule. Postoje gotovi profesionalni predlošci koje možete koristiti. Osim sadržaja, imate potpunu kontrolu nad njegovim verzijama. SharePoint stvara i sprema više verzija datoteke na kojoj vi ili vaš tim radite.

Kad je potrebno, možete se prisjetiti svih prethodnih verzija ili ispraviti sve sistemske greške datoteka iz sustava SharePoint. Ne morate ovisiti o alatima trećih strana za izradu sigurnosnih kopija, vraćanje ili popravljanje datoteka.

3. Upravljanje projektima

SharePoint ima niz funkcija koje možete iskoristiti za upravljanje zadacima i projektima. Najočitija funkcija je da alat funkcionira kao centralizirana pohrana za sve dokumente vezane uz projekt i datoteke za isporuku.

Povezano: Mrežni vodič za upravljanje zadacima: Savjeti za odabir prave aplikacije

Također možete prilagoditi SharePoint web mjesta na mnogo načina. Ove web stranice po mjeri mogle bi vam poslužiti kao dnevni planer, raspored tjednih zadataka i česta pitanja o zadacima. Nadalje, za potrebe projektne dokumentacije i pregleda performansi, možete aktivirati značajke bilježenja vremena kako je dolje navedeno:

1. Zabilježite aktivnosti i promjene zadataka.
2. Zapišite sve probleme o kojima izvještavaju resursi.
3. Pratite vrijeme zadataka.
4. Promijenite podatke o praćenju.

SharePoint vam također omogućuje stvaranje tijeka rada za pojednostavljivanje zadataka poput primopredaje zadataka, isporuke projekata odjave, odobrenja, predstavljanja demonstracije i povratnih informacija klijenata.

4. Hibridna rješenja

SharePoint se integrira s većinom Microsoft 365 aplikacija kako bi vam ponudio besprijekorno korisničko sučelje za upravljanje projektima. SharePoint radi kao središnje spremište vaših projektnih podataka, dok vam druge aplikacije Microsoft 365 olakšavaju upravljanje zadacima i resursima.

SharePoint možete sinkronizirati s alatima kao što su To-Do, Tasks, Planner i Project Online za specijalizirane pristupe. Možete generirati izvješća za predstavljanje uvida u projekte svojim slobodnim klijentima.

SharePoint se sinkronizira s vašim profilom u Outlooku i Kalendaru kako bi organizirao zadatke i rasporede tako da svom poslu možete dati prioritet. Slično, objavite svoja web mjesta SharePoint tima u aplikaciji Teams za pristup kontaktima, datotekama, zadacima itd. Iz Teamsa.

SharePoint također ima mogućnost integriranja programa PowerPoint, Video, Stream, OneDrive za pregled datoteka i dokumenata unutar SharePointovih web stranica ili podmjestova. Uštedite vrijeme izbjegavajući zemaljske zadatke poput preuzimanja datoteka iz sustava SharePoint za izradu PowerPoint slajdova.

Prednosti sustava SharePoint

SharePoint nudi mnoge prednosti u usporedbi s bilo kojim drugim alatom za produktivnost za upravljanje projektima ili sadržajem. Neke od njegovih prednosti su:

1. Ušteda novca

Možda ga već plaćate pretplatom na Microsoft 365. Izbjegnite nepotrebnu potrošnju na aplikacije i alate koristeći SharePoint kao primarni alat za produktivnost za profesionalne ili osobne potrebe.

2. Sigurnost podataka

Vlade i velike organizacije vjeruju SharePoint ekosustavu sa svojim osjetljivim podacima. Dakle, svoje kreativne radove možete pohraniti na SharePoint za suradnički rad bez straha od krađe intelektualnog vlasništva.

Povezano: Je li Microsoft 365 zapravo sigurnosni rizik?

3. Skalabilnost

Skalabilnost alata omogućuje proračunavanje vaših troškova prema alatima za produktivnost. Ako vidite priljev previše projekata od različitih klijenata, možete promijeniti pretplatu kako biste prilagodili više resursa i projekata. Kad projekti popuste, možete se prebaciti na nisko plaćene planove.

4. Višenamjenska upotreba

Viša razina fleksibilnosti i višenamjenski uslužni program znači da možete nastaviti koristiti SharePoint kao glavni alat za produktivnost dok stalno mijenjate svoje uloge ili kreativne vještine. Predložak možete koristiti kad završi jedan projekt, a morate pokrenuti drugi. Proračun možete minimizirati izbjegavajući višestruke kupnje aplikacija.

Očistite nered datoteka, zadataka i aplikacija

Značajke sustava SharePoint čine ga razrađenim alatom za upravljanje projektima, a ne jednostavnim rješenjem u oblaku za dijeljenje i pohranu datoteka. Koristeći SharePoint i druge Microsoft 365 aplikacije za upravljanje svojim profesionalnim ili osobnim zadacima, stvarate domino efekt sve veće produktivnosti.

Office 365 sada je Microsoft 365: što to znači za vas i vašu obitelj

Office 365 postao je Microsoft 365. Evo što Microsoft 365 nudi pretplatnicima i njihovim obiteljima.

Pročitajte Dalje

O autoru