Što su Microsoft popisi i za što se koriste?

Lists je sljedeća generacija Microsoft 365 aplikacija koja je evoluirala iz SharePoint Lists u svibnju 2020. To je prednja platforma za upravljanje vašim podacima ili rad poput ideja, popisa zadataka, zadataka, inventara, upravljanje često postavljanim pitanjima itd. U ovom ćete članku naučiti o popisima, njegovim značajkama i najvažnijim slučajevima uporabe.

Što su Microsoft popisi?

Vidjet ćete Microsoft popisi aplikaciju u Sve aplikacije odjeljak vaše pretplate na Microsoft 365. Ovu aplikaciju možete koristiti za izradu popisa i suradnju s članovima tima ili klijentima.

Microsoftovi popisi nude mnoge prednosti u odnosu na sve druge aplikacije s popisom zadataka. Na primjer, pomoću Microsoftovih popisa možete pratiti probleme, rutine, imovinu, inventar, kontakte i još mnogo toga.

Alat spaja vaše popise sa svim Microsoft 365 aplikacijama tako da možete početi stvarati ili raditi na svojim podacima s početne stranice tvrtke Microsoft Teams, SharePoint ili Popisi. Također dolazi s predlošcima za uređivanje koji vam štede vrijeme pri organizaciji vaših zadataka ili bilješki.

Nove značajke Microsoftovih popisa

Popisi imaju sve standardne značajke koje možete očekivati ​​od aplikacije za popis obaveza. Na primjer, prikaz vremenske trake, prikaz kalendara, stvaranje popisa iz proračunskih tablica, dodavanje privitaka na popise, praćenje aktivnosti itd. Međutim, sljedeće su najvažnije značajke koje razlikuju popise od drugih sličnih alata:

1. Upravljajte pravilima

Pomoću ovog alata možete na više načina automatizirati popis zadataka. Međutim, takva opsežna automatizacija postaje moguća samo zbog pravila stila if/then u aplikaciji Lists.

Pomoću ovih pravila možete automatizirati podsjetnike i obavijesti na svoje popise. Vlasnik popisa također će kontrolirati pravila. Ako svojim suradnicima date pristup za uređivanje popisa, oni mogu uređivati ​​pravila popisa. Slijedite ove korake za stvaranje pravila s popisa:

1. Kliknite na Automatizirajte padajućem izborniku, a zatim odaberite Stvorite pravilo.
2. Na ekranu gdje vidite Obavijestite nekoga kada opciju, morate postaviti uvjet. Na primjer, mogli ste odabrati Stvara se nova stavka.
3. Uvjete pravila možete urediti klikom na svaku podcrtanu riječ rečenice.
4. Možete odabrati opcije poput koga obavijestiti, stupac, vrijednost stupca itd.
5. Kada završite, kliknite na Stvoriti da potvrdi pravilo.

2. Popisi Suradnja putem Microsoftovih timova

Popisi dodaju vrijednost funkcionalnostima aplikacije Microsoft Teams. Možete pristupiti, dijeliti ili stvarati popise iz aplikacije Teams bez napuštanja tekućih sastanaka ili brainstorminga.

U aplikaciji Teams možete promijeniti prikaz popisa na različite načine, poput kartica, rešetki, prikaza kalendara itd. Osim dodavanja novih stupaca, stvaranja prilagođenih prikaza s filterima i definiranja izbora, također možete izmijeniti svoj plan kako biste učinili podatke značajnijim za svoj tim.

3. Dijeljenje popisa i stavki

Popisi nude različite načine dijeljenja podataka s vašim timovima ili klijentima. Za razliku od mnogih drugih aplikacija s popisom zadataka, ne morate cijeli popis dijeliti sa suradnicima.

Ako želite, možete podijeliti cijeli popis ili omogućiti pristup odabranim stavkama popisa. Štoviše, možete prilagoditi zaštitu podataka omogućujući pristup popisu samo za čitanje, pristup za uređivanje, zaštitu lozinkom i datum isteka.

4. Integracije

Vaši se popisi odmah integriraju s drugim Microsoft 365 aplikacijama kao što su Teams, Power Automate, Power Apps i SharePoint.

Možete automatizirati projektne zadatke ili tijekove rada pomoću popisa i integracije Power Automate. Na popisu Početna kliknite na Automatizirajte padajućem izborniku, a zatim odaberite Power Automate. Ako kliknete na Stvorite tok, možete pristupiti predlošcima za automatizaciju procesa i zadataka.

Povezano: Office 365 sada je Microsoft 365: što to znači za vas i vašu obitelj

5. Mobilna aplikacija

Aplikacija Popisi dostupna je i na iOS uređajima poput iPhonea i iPada. Mobilna aplikacija nudi glatko iskustvo s korisničkim sučeljem za stvaranje, uređivanje i dijeljenje vaših popisa u pokretu.

Microsoft je također otkrio plan za Android verziju aplikacije Lists. Korisnici Androida uskoro će moći stvarati, dijeliti i uređivati ​​popise sa svojih mobilnih uređaja.

Preuzimanje datoteka: Microsoft popisi za iOS (Besplatno)

Korištenje Microsoftovih popisa kao programa za praćenje informacija i organizatora

Aplikacija Lists ima mnogo namjena za profesionalno i osobno upravljanje podacima. Neki od najboljih scenarija upotrebe su:

1. Upravljanje imovinom

Možete učinkovito upravljati uređajima, softverom i drugom imovinom pomoću predloška upravitelja imovine aplikacije Popisi. Ne morate ulagati puno vremena u to, jer je predlošku potrebno nekoliko klikova za prilagodbu.

Možete dobiti ažuriranja statusa imovine, na primjer tko trenutno koristi uređaj, datume prijave, datume odjave, koji je uređaj u popravku itd.

2. Upravljajte projektima i zadacima

Svoju aplikaciju Lists možete pretvoriti u alat za upravljanje projektima bez izdvajanja dodatnog novca. Dodajte zadatke na jedan popis i imenujte popis prema nazivu projekta.

Pravila stila if/then možete dodati u pojedinačne stavke ili zadatke na svom popisu. Pravila mogu biti riječi poput dovršeno, na čekanju, blokirano, zadatak, zadatak, prioritet itd. Ako na popisu postoje izmjene članova vašeg tima, odmah ćete znati status zadataka.

Povezano: Mrežni vodič za upravljanje zadacima: Savjeti za odabir prave aplikacije

3. Zakazivanje sadržaja

Aplikacija Lists savršena je za strategiju objavljivanja društvenih medija, web stranica ili blogova. Zahtjeve za sadržaj možete dodati na jedan popis. Sada postavite posebna pravila za omogućavanje obavijesti ili podsjetnika.

U aplikaciji Popisi postoji i predložak za zakazivanje sadržaja. Prilagodite predložak dodavanjem slika ili sadržaja koje želite objaviti s datumom skice, datumom dospijeća, datumom objave itd.

4. Uključivanje klijenata i zaposlenika

Predložak kontrolnog popisa za uključivanje u aplikaciju Popisi omogućuje vam upravljanje klijentom ili zaposlenikom. Na primjer, kada označite Ukrcavanje zaposlenika stavku na popisu zadataka kao Potpisano, alat automatski šalje e-poruku koja sadrži vjerodajnice za prijavu zaposlenika novom zaposleniku.

Slično, možete automatizirati procese rukovanja klijentima, poput uključivanja, isporuke projektnih datoteka i naplate iz aplikacije Lists.

5. Alat za praćenje klijenata

Predložak programa za praćenje problema pretvara vaše popise u učinkovit menadžer odnosa s klijentima. Ako vaš klijent prijavi bilo kakve probleme povezane s proizvodom koji ste isporučili, navedite ih u aplikaciji Popisi. Postavite posebna pravila za pregled, prioritet, blokiranje i rješavanje u stupcu statusa stavke.

Kad dođe do bilo kakve promjene statusa, vi ili vaši klijenti možete dobiti automatske odgovore e -poštom o statusu karte.

Učinkovito organizirajte svoje podatke i rad

Gore navedene značajke i slučajevi korištenja Microsoft Lists omogućit će vam da na najbolji mogući način iskoristite svoju pretplatu na Microsoft 365. Alat donosi potpuno nov, ali fleksibilan način za slaganje i praćenje značajnih zadataka ili podataka. Nadalje, planiranje zadataka samo je šetnja parkom kada na jednom mjestu dobijete sve ideje, popise zadataka i sastajanje dnevnog reda.

10 najboljih besplatnih aplikacija za planiranje zadataka

Odabir pravog sustava upravljanja zadacima može biti težak. Kako bismo vam pomogli u tome, sastavili smo popis najkorisnijih alata za planiranje zadataka.

Pročitajte Dalje

O autoru