Kako stvoriti svoju prvu vremensku traku za upravljanje projektima u 7 lakih koraka

Razmišljate li o tome kako ćete pristupiti svom projektu? Kako započeti? Hoćete li ispoštovati rokove? Ove misli koje izazivaju tjeskobu prolaze vam kroz glavu. Unatoč njihovoj valjanosti, ne bi vas trebali usporavati.

Korištenjem odgovarajućih alata možete dovršiti svoj projekt. Korištenje vremenske trake za upravljanje projektom može vam pomoći da dobijete svoj projekt. Alat vam pomaže da zacrtate svoj projekt i osigurava da imate jasnu strategiju kako ćete se s njim nositi. Slijedeći ovaj vodič možete stvoriti vremensku traku za upravljanje projektima.

1. Napravite sažetak projekta

Kako biste bili sigurni da su svi na vašem projektu na istoj stranici, počnite sa sastavljanjem projektnog sažetka. Kratak sažetak projekta je kratki sažetak projekta. Zamislite to kao sažetu verziju vašeg projektnog plana. Trebalo bi odgovoriti na pitanja:

• Koja je svrha projekta?
• Koji su ciljevi projekta?
• Koje su ključne prekretnice?
• Koliko će vremena trebati za dovršetak projekta?
• Koliko je proračun?

Neka bude kratak kako ne bi zatrpao dionike projekta nepotrebnim pojedinostima. To će biti dokument na koji se dionici i članovi projekta često pozivaju tijekom trajanja projekta.

2. Izradite strukturu raščlambe posla

Nakon izrade projektnog sažetka, trebate izraditi akcijski plan za pokretanje projekta. Taj se akcijski plan naziva radna struktura (WBS). Umjesto pisanja svake radnje koju treba poduzeti za dovršetak projekta, WBS se usredotočuje na rezultate i prekretnice. Pravila za izradu WBS -a su:

• 100% pravilo: Sav rad koji se nalazi u WBS -u mora biti 100% nužan za postizanje ciljeva projekta. U njemu ne smije biti nikakvog nepovezanog ili suvišnog posla. Podzadaci također moraju biti 100% potrebni za dovršetak nadređenog zadatka.
• Međusobno se isključuju: Nemojte dva puta polagati račune za bilo koji posao. Kršit ćete pravilo 100% i imati ćete pogrešne izračune pri izračunavanju resursa potrebnih za dovršetak projekta.
• Ishodi, a ne radnje: Vaš primarni fokus trebao bi biti na rezultatima, a ne na radnjama. Na primjer, ako gradite kuću, jedan proizvod je temelj. Koraci u ovom rezultatu bit će odabir web lokacije, kopanje, instaliranje i brtvljenje temelja. Dakle, nemojte se izgubiti u tim radnjama, već se usredotočite na ishod koji ima temelje.
• Pravilo 8/80: Ovo pravilo kaže da zadatku ne bi trebalo biti potrebno manje od 8 sati za dovršetak, a niti bi trebalo trajati više od 80 sati. Prilikom primjene ovog pravila, ako je za rad potrebno više od 80 sati, dodatno ga podijelite u manji radni paket.
• Dodijeliti: Zadatak biste trebali dodijeliti određenoj osobi ili timu. Ako je vaš WBS temeljit, ne bi trebalo doći do preklapanja posla između pojedinaca ili timova.

3. Stvorite vremenski okvir

Nakon što ste stvorili strukturu raščlambe posla, odvojite vrijeme za dovršetak svakog zadatka. Za zadatke nećete raditi sami, izravno se posavjetujte s osobom / osobama koje će to učiniti. Pitajte ih što im je potrebno za obavljanje posla i koliko će im vremena trebati.

Ne budite previše optimistični kada to radite. Stvorite ravnotežu između davanja dovoljno vremena za izvršavanje zadataka i ostajanja unutar ukupnog vremenskog okvira projekta. Omogućite malo prostora za kretanje i za sve neočekivane situacije.

4. Raspored u ovisnostima

Sada znate koliko će vremena trebati da se dovrši svaki zadatak. No što je sa zadacima koji ovise jedan o drugom? Često postoji nekoliko slijedova dodjele koji međusobno ovise.

Obično postoje četiri vrste upravljanja projektima ovisne o projektima. Ovi su:

1. Od početka do kraja: prvi zadatak mora biti dovršen prije nego što drugi zadatak može započeti.
2. Od kraja do kraja: drugi zadatak ne može biti dovršen prije nego što je prvi zadatak dovršen. Na primjer, ako provodite električne instalacije za kuću, ne možete položiti žice do pregleda.
3. Od početka do početka: uzastopni zadaci ne mogu započeti prije početka prvog zadatka. Na primjer, ne možete izravnati betonski pod dok ne ulijete beton.
4. Od početka do kraja: prvi zadatak mora početi prije nego što drugi dovrši. Na primjer, ako nadograđujete na novi softver, počet ćete instalirati novi softver prije nego što postupno ukinete stari.

Dakle, svakako identificirajte prirodu ovisnosti koje su vam pri ruci, a zatim radite na njima. U nekim situacijama ovisnosti su složeniji procesi, pa izradite dijagram toka, staze za plivanje ili kodiranje boja kako biste ih lakše vizualizirali i identificirali.

5. Izradite osnovnu vremensku traku

Sada je vrijeme za vizualizaciju vremenske trake vašeg projekta. Postoji nekoliko alata za upravljanje projektima koje možete koristiti za izradu vremenske trake projekta. The za većinu projekata ide Ganttov grafikon.

Ganttov grafikon daje brzi pregled vašeg projekta, datume početka i završetka zadataka, ključne prekretnice, ovisnosti i dodijeljene zadatke. Ganttovi grafikoni su interaktivni i mogu se ažurirati i uređivati ​​u stvarnom vremenu. Drugi alati za vremensku traku koje možete koristiti za izradu i upravljanje svojom vremenskom trakom su povijesna vremenska traka i vremenska traka okomitog grafikona.

6. Pošalji ga

Podijelite vremenski okvir sa svim dionicima projekta. Oduševit će ih vidjeti jasan plan djelovanja za projekt. Također će htjeti razmisliti i dati prijedloge kako poboljšati neke stvari na projektu. Budite otvoreni za povratne informacije.

7. Promijenite po potrebi

Projekt je živo biće i neprestano će se mijenjati i razvijati. To nije nužno nešto loše. To samo znači da se morate prilagođavati jer se stvari stalno mijenjaju.

Dobra stvar je što ćete, kada već imate vremensku traku, imati više ovlasti ugraditi promjenu. Također, svakako obavijestite o promjenama u stvarnom vremenu sa svim dionicima projekta.

Kreiranje vremenske trake za upravljanje projektima

Stvaranje prve vremenske trake za upravljanje projektima može biti zastrašujuće. Međutim, pomoću gornjih koraka možete stvoriti minucioznu vremensku traku i uspješno izvesti svoj projekt. Dakle, svakako provedite gornju smjernicu i imajte zvjezdani vremenski okvir.

9 uobičajenih grešaka u upravljanju projektima (i što učiniti umjesto toga)

Želite dovršiti velike projekte bez lošeg upravljanja ili prekoračenja proračuna? Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da izbjegnete ove pogreške.

Pročitajte Dalje

O autoru