5 stvari koje biste trebali izbjegavati raditi u Excelu

Excel je izvrstan alat za obradu podataka, ali ima svojih ograničenja. Ako imate previše komplicirane formule ili ako vam se računalo ruši pri otvaranju Excel datoteke, možda biste trebali razmisliti o korištenju drugog formata datoteke.

Dakle, koji su slučajevi uporabe za koje biste trebali uzeti u obzir različit softver? Evo nekoliko situacija u kojima biste trebali koristiti drugu aplikaciju.

1. Masovne baze podataka

Ako niste dobro upućeni u računala, vjerojatno biste mogli pomisliti da je Excel (ili Google tablice) jedini način za pohranu podataka. Uostalom, najnovije verzije Excela imaju 16.384 stupca i 1.048.576 redaka, što ukupno iznosi 17.179.869.184 ćelija.

Iako je ovo puno informacija, trebali biste biti svjesni da će vaše računalo učitati sve odjednom. Stoga, ako koristite puno ćelija, možete očekivati ​​da će vaše računalo raditi sporo. Imati stotinu, pa čak i tisuću redova neće biti problem.

Međutim, ako godinama neprestano prikupljate podatke ili ako više korisnika dodaje podatke u jednu datoteku, čak će se i moćna računala boriti pri učitavanju. To je zato što Microsoft prilikom učitavanja datoteke učitava sve podatke.

Iako je ovo korisno za analizu kratkoročnih podataka, troši se računalna snaga ako trebate samo analizirati određene podatke. Na primjer, ako vam je potrebna korisnička adresa e -pošte, ne morate učitati ostatak baze podataka klijenta.

Dobra alternativa za pohranu podataka je korištenje namjenskog softvera ili usluge baze podataka. Nude iste značajke kao Excel, poput analize podataka, ali s još više funkcionalnosti. Možete koristiti Microsoft Access ako ste ljubitelj Microsoft Suitea. Druge alternative uključuju LibreOffice Base i drugi.

2. Složena analiza podataka

Microsoft Excel ima značajan broj dostupnih formula. Nudi najjednostavniju formulu zbroja kompliciranim funkcijama kao što su neto sadašnja vrijednost (izračunava vremensku vrijednost novca) i prognoza (koristi se za izračun budućih vrijednosti).

Međutim, ako otkrijete da radite više kompliciranih funkcija, krajnje je vrijeme da razmislite o drugim rješenjima. Excel je izvrstan alat ako se sve varijable formule temelje na neobrađenim podacima. No ako smatrate da se vaše funkcije temelje na ćelijama koje su same formule, razmislite o upotrebi namjenskog softvera za analizu.

Ako se vaše proračunske tablice oslanjaju na više formula, dodatni sloj složenosti znači da će greške lako ostati neotkrivene. Čak i ako pronađete pogreške, nije ih lako pronaći ako su vaše formule dugačke tri retka.

Umjesto da koristite Excel za složene scenarije, pokušajte naučiti programski jezik poput Pythona. Lako je razumjeti, a postoje nekoliko besplatnih resursa za početak na tome. A ako niste skloni studiranju programiranja, mogli biste ga koristiti namjenski alati za analizu podataka koje je mnogo lakše koristiti.

3. Upravljanje projektima

Prije pojave namjenskih alata za upravljanje projektima poput Asane i Trella, mnogi su stručnjaci koristili Microsoft Excel. Uostalom, jednostavno ga je postaviti. Postoje čak i predlošci koje možete preuzeti kako biste lakše započeli.

No čim vaš tim naraste - ili počnete dobivati ​​više projekata - stvari se kompliciraju. Osim ako ne koristite internetsku verziju programa Excel, vaš tim ne može istodobno koristiti datoteku za upravljanje projektima. A kad dodate još zadataka i podzadataka, na jednom ćete listu možda imati previše podataka.

Nadalje, kako sve više ljudi ima pristup datoteci, sve su veće šanse za neželjeno miješanje. Oni bi mogli nenamjerno promijeniti formulu ili čak izbrisati ključne informacije. Stvaranje i dodjeljivanje ovisnosti o projektu također može biti zbunjujuće.

Zato je najbolje nabaviti namjensku aplikaciju za upravljanje zadacima za upravljanje svojim timom. Namjenske aplikacije omogućit će vama i vašem timu da dobijete jasan uvid u sve što trebate učiniti. Možete čak dodijeliti zadatke određenim članovima tako da se ništa ne previdi.

A ako imate budžet, mogli biste ga pronaći besplatni alati za upravljanje projektima na liniji. Sada možete držati sve na istoj stranici, a da pritom ne morate potrošiti niti lipe.

4. Obrasci

Zbog jednostavne dostupnosti, Excel se često koristi kao obrazac. Bilo je mnogo slučajeva gdje su događaji i okupljanja koristili prijenosna računala i Excel datoteke za registraciju gostiju.

Korištenje Excela (ili bilo koje proračunske tablice) kao obrasca prikladno je jer organizatori mogu izravno analizirati svoje podatke. Međutim, ovo dolazi s nekoliko nedostataka.

• Prvo, ne biste imali kontrolu nad unosom podataka. Svatko bi mogao unijeti netočne podatke, a vi ne biste bili mudriji. Također nema standardizacije podataka. Osoba bi u New Yorku mogla tipkati pod državom, dok bi druga napisala NY. To je problematično tijekom analize podataka.
• Drugo, ako imate više web stranica za registraciju, imali biste zasebne skupove podataka koji zahtijevaju konsolidaciju. To oduzima vrijeme i moglo bi unijeti pogreške u vaše podatke. To bi također moglo dovesti do dupliciranja napora jer korisnici mogu dvaput unijeti svoje podatke.
• Treće, nema privatnosti podataka. Ako koristite proračunsku tablicu, svatko se može pomicati kroz unose i prikupljati podatke. Oni bi čak mogli promijeniti postojeće podatke, što će iskriviti vaše podatke. Ako do curenja podataka dođe putem vaše Excel registracije, mogli biste biti odgovorni.
• Na kraju, ako ćete Excel koristiti za online registraciju, nije prikladan za velike baze podataka, kao što je već navedeno.

5. Analiza financijskih podataka

Kada koristite Excel za praćenje financijskih podataka, velika je vjerojatnost da se morate povezati s više izvora. Ti izvori mogu biti druge Excel datoteke, internetske baze podataka, pa čak i financijske web stranice. Međutim, kako ih dodajete, povećavaju se šanse za unošenje pogreške ili dobivanje zastarjelih podataka.

Čak je postojao i jedan incident u J.P. Morganu daleke 2012. godine, gdje je formula slučajno koristila iznose cijena umjesto njihovog prosjeka pri izračunavanju rizika. To je pak dalo rezultat za oko dvije veličine niže od stvarne vrijednosti i uzrokovalo da banka izgubi 6 milijardi dolara u trgovanju.

Iako su u pitanju druga pitanja, ova pogrešno napisana formula dio je kaskade grešaka koje su dovele do ovog ogromnog gubitka.

Koristite namjenski softver

Microsoft Excel izvrsna je proračunska tablica. Izvrstan je za male skupove podataka ili ako ga isprobavate kao dokaz koncepta. No, ako želite povećati svoj rad, razmislite o namjenskom softveru.

Korištenje softvera razvijenog posebno za vašu svrhu pružit će vam bolju funkcionalnost, brži rad i učinkovitije obavljanje poslova. Iako će za postavljanje nekih od njih biti potrebno vrijeme ili novac (ili oboje), dugoročno ćete uštedjeti novac.

10 najboljih programa Excel za vaše proračunske tablice

Tražite jeftiniju zamjenu za Microsoft Excel? Ove aplikacije za proračunske tablice nude sve što vam je potrebno za manje.

Pročitajte Dalje

O autoru