Kako bez papira s mrežnim alatima u uredima i domovima

Prekomjerna ovisnost o papiru u uredima šteti okolišu. Osim toga, osiguravanje osjetljivih uredskih dokumenata može biti gnjavaža. Zbog toga bi datoteke važne za misiju mogle biti izložene bilo kome, uključujući slučajni posjetitelj.

Uklanjanjem papira iz ureda možete izbjeći sve takve rizike. Evo nekoliko internetskih aplikacija i savjeta pomoću kojih svoj ured možete učiniti bez papira.

Prijeđite s dnevnika posjetitelja na papiru na mrežni sustav upravljanja posjetiteljima. Inovativni i robusni alati za upravljanje posjetiteljima mogu upravljati cijelim procesom upravljanja posjetiteljima ureda.

Lobbytrack omogućuje vam praćenje svih posjetitelja dok istovremeno fotografirate i ispisujete značke. Također dolazi sa značajkama kao što su obavještavanje domaćina, upravljanje evakuacijom u hitnim slučajevima i upozoravanje sigurnosnog osoblja.

Proxyclick je rješenje zasnovano na oblaku koje vam pomaže kontrolirati protok ljudi. Alat je prilagodljiv i slijedi integrirani pristup kako bi prednji stolovi bili učinkoviti, a osjetljivi podaci sigurni.

2. Računovodstvene aplikacije

Upravljanje uredskim računovodstvom na papiru može biti užurbano, oduzima vrijeme i može biti zbunjujuće. Uz pomoć računovodstvenih aplikacija proces možete učiniti bez papira, brzim i bez napora.

Računovodstvo kadulje je računovodstvena aplikacija koju možete koristiti čak i bez ikakvog znanja o računovodstvu. Nakon što ga povežete sa svojim bankovnim računom, tijek transakcija postaje besprijekoran. Pomoću značajke jednostavnog izvješćivanja možete pratiti prodaju, kupnju i tijek novca.

QuickBooks je još jedan internetski računovodstveni alat koji vam omogućuje da se bavite samoprocjenom PDV-a, poreza i plaće zaposlenika. QuickBooks POS prošireno je izdanje koje vlasnicima malih tvrtki omogućuje da bez papira vode šaltere na malo.

3. Aplikacije za upravljanje projektima

Ako planirate koristiti papire tijekom faze upravljanja projektom, to bi vas lako moglo koštati velikih dolara. Da bi svi članovi tima ostali na istoj stranici, morat ćete ispisati više kopija iste datoteke. Međutim, možete izbjeći takve troškove i postati ekološki prihvatljivi pomoću alata za upravljanje zadacima ili projektima.

Alat za upravljanje projektima Asana ima intuitivno korisničko sučelje koje svatko može koristiti za dodjeljivanje i praćenje zadataka. Aplikacija vam pomaže pri dijeljenju datoteka u stvarnom vremenu, komentiranju zadataka i generiranju digitalnih izvješća.

Kliknite gore je još jedan alat za upravljanje projektima koji vam omogućuje integraciju mnogih aplikacija trećih strana. Također nudi prikaz radnog opterećenja koji vam pomaže pratiti pojedinačno opterećenje resursa.

Povezano: Što je ClickUp? Najbolje značajke upravljanja projektima

Gubite li još uvijek ljepljive bilješke kako biste zapisali svoje zadatke? Trebali biste ga se riješiti i odlučiti se za aplikacije s popisom zadataka.

Todoist omogućuje vam da na popis svih zadataka organizirate. Također vam omogućuje dodavanje odjeljaka i podzadataka za kategoriziranje vaših zadataka. U ovu aplikaciju možete dodati i razine prioriteta i omiljene oznake.

Bilo koji.napravi omogućuje vam pristup popisu zadataka s bilo kojeg mjesta na bilo kojem uređaju. Podsjetit će vas i na obavljanje važnih zadataka u određeno vrijeme.

5. Aplikacije za bilježenje

Nakon što proces bilježenja učinite bez papira, možete uštedjeti troškove bilježnica i olovaka. Štoviše, ne morate trošiti vrijeme na traženje bilježnice u pretrpanom stolu prije sastanka.

S aplikacijom za bilježenje poput Evernote, možete zadržati sve ključne informacije dostupne na svim uređajima, zahvaljujući značajci internetske sinkronizacije. Također možete prilagoditi oblikovanje bilješki i dodati im slike, audio datoteke i dokumente prema vašem izboru.

Simplenote omogućuje dodavanje, pregled, uređivanje i objavljivanje bilješki u Markdown formatu. Vi i vaš tim možete dijeliti bilo koje bilješke u grupi radi zajedničkog rada i razmišljanja.

Ako ste odlučili ići bez papira, izrada digitaliziranih kopija vaših postojećih papirnatih dokumenata trebala bi biti vaša strategija.

Koristiti Adobe Scan na svom pametnom telefonu za pretvaranje dokumenta na papiru u PDF datoteku. Aplikacija vam također pomaže u upravljanju dimenzijama datoteka osim što nudi značajke poput obrezivanja, rotiranja, označavanja, potpisivanja i uređivanja boja.

ABBYY FineReader PDF napredni je skener dokumenata koji podržava više od 190 jezika i sprema ih u 12 različitih formata datoteka. Osim skeniranja ispisanog i rukopisnog teksta, omogućuje vam dodavanje komentara i potpisa.

7. Aplikacije za dijeljenje i sigurnost datoteka

Prošli su dani kada ste morali napraviti tiskane kopije svog izvješća i distribuirati ih među primateljima. Pomoću internetskih aplikacija za dijeljenje datoteka možete pohraniti datoteke u oblak i dijeliti pristup samo s primateljima koji ispunjavaju uvjete.

Kutija omogućuje vam spremanje i dijeljenje datoteka i dokumenata u oblaku, pridržavajući se industrijske usklađenosti i pravila o privatnosti podataka. Omogućuje besprijekornu suradnju među članovima tima.

Također možete koristiti Google vožnja za sigurno pohranjivanje uredskih datoteka i njihovo dijeljenje samo s predviđenim primateljima. Nadalje, alat vam omogućuje organiziranje datoteka pomoću različitih mapa.

8. Aplikacije kalendara

Aplikacije za kalendar postale su neodvojivi dio profesionalnog života. Sve vrste tvrtki mogu imati koristi od korištenja aplikacije kalendara umjesto bilježenja obveza u papirnatom dnevniku.

Kalendarski je internetska aplikacija za zakazivanje sastanaka u kojoj možete zakazati svoje sastanke profesionalno i učinkovito. Pomoću ove aplikacije možete automatizirati proces podsjetnika i praćenja.

Google kalendar je popularan mrežni kalendar u kojem možete obojiti stavke kalendara kako biste organizirali događaje u kalendaru. Njegov alat za sugestije pomaže u automatskom popunjavanju unosa radi uštede vašeg vremena. U ovom mrežnom kalendaru možete jednostavno urediti raspored bilo kojeg mrežnog sastanka.

Povezano: Savjeti za izbjegavanje odugovlačenja i poštivanje rokova

Sada je vrijeme da odustanete od ispisanih pravnih dokumenata. Pređite u svijet digitalnih ugovora i e-potpisa kako biste uštedjeli papir i poboljšali radnu učinkovitost svog tima.

Predloži je internetska platforma koja vam omogućuje sklapanje, praćenje, slanje i e-potpisivanje svih vrsta ugovora, prijedloga i sporazuma. Možete koristiti unaprijed osmišljene predloške prijedloga iz biblioteke sadržaja ove aplikacije.

PandaDoc omogućuje vam pojednostavljivanje upravljanja ugovorima jednostavnim stvaranjem, uređivanjem i potpisivanjem dokumenata. Nudi usluge poput prijedloga, ponuda, ugovora i obrazaca - sve u digitalnom formatu bez papira.

10. Mrežne aplikacije za faks

Čak i ako namjeravate ukloniti sve faksove, to možda neće biti moguće ako klijenti inzistiraju na njihovoj upotrebi. Još, mrežne aplikacije za faks može vam pomoći u uklanjanju papira iz faksa. Ove će aplikacije preusmjeriti faksove na računalo, pametni telefon ili bilo koji drugi uređaj po vašem izboru. Tako možete i automatizirati faks i uštedjeti tisuće listova papira svake godine.

RingCentral je mrežni softver za faks koji vam omogućuje upravljanje dolaznim i odlaznim faksovima na mreži, a istovremeno nudi znatnu uštedu. Također možete koristiti HelloSign slati i primati faksove uz zadržavanje povjerljivosti i sigurnosti.

Sada možete stvoriti jasnu sliku u svom umu da planirate otići bez papira u ured ili kuću, gdje god radili. Implementacija pravila o radnom mjestu bez papira ne traje dugo kad su vam gore navedene internetske aplikacije na usluzi.

Riješiti se papira jedan je od mnogih načina za uklanjanje otpada iz radnog prostora i povećanje produktivnosti.

10 načina za povećanje produktivnosti uklanjanjem prepreka radnoj stanici

Saznajte kako vam radna stanica bez nereda pomaže u pažljivom radu i izvršavanju zadataka na vrijeme.

Pročitajte Dalje

O autoru