9 uobičajenih pogrešaka u upravljanju projektima (i što umjesto toga učiniti)

U projektu se čak i male pogreške mogu pokazati skupo za vašu karijeru. To također može izbaciti projekt iz koloseka i negativno utjecati na vašu izvedbu, osim što će vašu organizaciju koštati puno novca.

Evo nekoliko uobičajenih grešaka u upravljanju projektima koje biste trebali izbjegavati po svaku cijenu.

1. Ne slijedeći pravu metodu

Za uspješan projekt potrebna je odgovarajuća strategija u skladu sa zahtjevima projekta i sposobnostima članova tima. Da biste projekt pomogli uspjehu, morate pronaći najbolju metodologiju upravljanja projektima kako bi članovi bili koncentrirani i angažirani.

Prije nego što razvijete strategiju, možete procijeniti prednosti i slabosti članova vašeg tima pomoću SWOT analize. SWOT alati omogućuju vam da odaberete cilj projekta i unesete podatke za prednosti, slabosti, mogućnosti i prijetnje.

2. Neučinkovita komunikacija

Nedostatak učinkovite komunikacije jedna je od glavnih zamki upravljanja projektima na koje možete naići. Tijekom nesporazuma članovi tima međusobno se krive; ali to je projekt koji se na kraju otežava.

Kako biste izbjegli takve probleme, uvijek imajte jasnu komunikaciju među članovima projekta. Držanje svih u toku bit će od pomoći u sprječavanju pogrešne komunikacije. Obavijestite ostale dionike o svim promjenama u odlukama.

Za komunikaciju u stvarnom vremenu odaberite aplikacije poput Slacka koje bilježe cijeli razgovor. Google Jamboard je snažan izbor za audio-video komunikaciju između članova tima uključenih u upravljanje projektima.

Povezano: Što je Slack i kako to funkcionira?

3. Ne koristite softver za upravljanje projektima

Trebali biste maksimalno iskoristiti automatizaciju i programirane alate za pametno upravljanje projektima. Uspješne organizacije implementiraju jednu ili više aplikacija za pojednostavljenje upravljanja projektima.

Alati za upravljanje projektima poboljšavaju učinkovitost resursa i praćenje napretka, bez obzira na veličinu i vrstu projekta. Možeš koristiti ProofHub planirati i izvoditi projekte putem Kanbanovih ploča, Ganttovih tablica, internetskih provjera i značajki dinamičkog izvješćivanja.

Također možete isprobati Kliknite gore za upravljanje projektima ili zadacima iskoristiti značajke poput ovisnosti o zadacima, ponavljajućih zadataka, agilnog prikaza ploče i dodjeljivanja komentara kao zadataka. Također vam omogućuje da odaberete predložak prikladan za vaš projekt i automatski će dodati moguće zadatke.

4. Nedostatak doprinosa članova tima

Jedan od glavnih uzroka neuspjeha projekta je nedostatak podrške članova tima. To se može dogoditi kada voditelj projekta ne sluša tim. Alternativno, kada tim ne želi istaknuti dobrobit projekta, moglo bi doći do negativnih utjecaja.

Prije i tijekom projekta, tim bi trebao imati više sastanaka s menadžerom. Pomoći će im da shvate važnost projekta i razgovaraju o njegovoj strategiji i tijeku rada.

Ako sastanak licem u lice nije izvediv, timovi se mogu pridružiti virtualnom sastanku putem Zum gdje mogu sudjelovati u anketama i raspravljati o projektu putem značajke bijele ploče. Google Meet također nudi mrežni objekt za sastanke sa značajkama poput automatiziranih naslova uživo i više kontrola domaćinu sastanka.

5. Nedostatak kvalificiranih resursa

Odabir neiskusnih i neučinkovitih sredstava može cijeli projekt dovesti u opasnost. Često birate članove za projekt na temelju njihove dostupnosti, a ne na temelju njihovih vještina i iskustva u relevantnim projektima.

Iz tog razloga, bitno je mudro odabrati članove tima koji mogu voditi projekt do uspješnog završetka u predviđenom roku. Ako vaša organizacija nema radne snage potrebne za određeni projekt, uvijek možete prepustiti učinkovite i iskusne ljude Upwork ili Fiverr.

6. Istodobni rad na više projekata

Rad na mnogim projektima odjednom može utjecati na vas i negativno utjecati na kvalitetu i učinkovitost vašeg rada. Kako biste izbjegli uska grla, delegirajte sve ostale zadatke tijekom rada na velikom projektu. Ako morate upravljati s više projekata istovremeno, koristite aplikacije kalendara i popisa zadataka za upravljanje zadacima.

Google kalendar je svestrana kalendarska aplikacija koju biste trebali koristiti kada ste uključeni u više projekata. Omogućuje vam zakazivanje kalendarskih događaja putem e -pošte i razgovora, dijeljenje vaše dostupnosti i pregled osobnih ili poslovnih događaja na jednom mjestu.

Također možete koristiti Todoist za centralizaciju svih zadataka i njihovu pravilnu organizaciju. Postoji jednostavan način da to učinite sinkronizirajte Google kalendar s Todoistom app.

7. Nepraktična procjena i upravljanje vremenom

Kao voditelj projekta, dužni ste držati sve na putu. I zbog toga, ponekad klijentu možete ponuditi nerealni vremenski raspored i članove tima opteretiti prekovremenim radom. U drugom scenariju, vaša popustljivost prema timu dovodi do kašnjenja projekata. Oboje je štetno za vaš projekt i odnos klijent-organizacija.

Korištenje učinkovitih alata za praćenje vremena poput Time Doctor pomoći će vam pratiti produktivnost zaposlenika i vrijeme koje traje svaki zadatak. Ako vaš projekt uključuje naplatu na temelju radnog vremena, možete koristiti Pravovremeno za stvaranje preciznog radnog zapisa za fakturiranje.

8. Mikro upravljanje timom

Kao voditelj projekta, ne biste trebali upravljati članovima svog tima na mikro upravljanje. Ljudi iz tima mogli bi na ovu naviku gledati kao na znak nepovjerenja. To može negativno utjecati na radno okruženje. Pružanje malo slobode vašem timu potaknut će ih na marljiv rad i stvaranje pozitivnog okruženja.

Možeš koristiti Asana postaviti ciljeve na početku projekta i dobiti obavijest nakon što tim izvrši određeni zadatak. Timski rad je još jedna aplikacija za upravljanje zadacima koja vam omogućuje dodjeljivanje zadataka drugima i praćenje propusnosti tima i kapaciteta za delegiranje zadataka kako bi se izbjeglo izgaranje.

9. Nemogućnost upravljanja opsegom projekta

Promjena opsega projekta na pola puta dovest će do pogrešne dodjele troškova i vremena, a istodobno će se ugroziti uspjeh projekta. Čak i mala promjena može odgoditi cijelu operaciju.

Da biste izbjegli ove probleme, imajte detaljno definiran opseg od početka. Kako biste osigurali pravilno upravljanje rezultatima projekta, pažljivo pratite napredak projekta. Također, uvijek dobro informirajte sponzore u slučaju promjene opsega.

S Wrike, možete upravljati tijekom rada projekta koji ima mnogo zadataka i podzadataka. Njegovi rasporedi rada i značajke upravljanja resursima pomažu vam u upravljanju opsegom projekta bez ikakvih problema.

NTask je još jedan alat za upravljanje projektima koji vas drži u tijeku s napretkom projekta i korištenjem proračuna tako da možete pretpostaviti bilo kakvu promjenu opsega projekta.

Izbjegavanje uobičajenih pogrešaka za uspješno upravljanje projektima

Ispravno planiranje, budnost i transparentna komunikacija osiguravaju upravljanje projektima bez napora. Isprobajte ove savjete kako biste izbjegli neke uobičajene pogreške u upravljanju projektima i dovršili projekte na vrijeme.

5 najboljih besplatnih aplikacija Gantt Chart za upravljanje projektima

Gantt-ljestvice omogućuju vam planiranje zadataka do današnjeg dana i vizualizaciju napretka projekta. Pogledajte ovih 5 besplatnih aplikacija!

Pročitajte Dalje

O autoru