Što je vremenski okvir i kako to povećava vašu produktivnost?

Ako vi ili vaši suigrači nemate vremensko ograničenje za izvršavanje određenog zadatka, možda ćete biti manje produktivni. Korištenje vremenskog okvira za upravljanje vremenom pomaže vam ublažiti curenje vremena i povećati produktivnost.

Mnoge svjetske organizacije i vrlo uspješni profesionalci koriste tehnike vremenskog okvira. Članak objašnjava što je timeboxing, kako funkcionira te njegove prednosti i nedostatke.

Što je Timeboxing?

Timeboxing je taktika upravljanja vremenom s naglaskom na ciljeve projekta. Kad primijenite ovu strategiju u svom profesionalnom ili osobnom životu, za to ste spremniji zaustaviti odugovlačenje i povećati produktivnost.

Vremenski okviri su jedinice vremenskog okvira. Vremenski okvir trebao bi biti realan, ali fiksni vremenski okvir za zadatak. Ako je posao složen, možete dodijeliti više vremenskih okvira. Vremenski okviri mogu biti minute, sati, dani, tjedni ili čak mjesec, ovisno o projektu i njegovim zadacima.

Timeboxing vam omogućuje planiranje vremenskog proračuna za svaki zadatak u projektu. Sjednete sa svojim timom i napravite popis zadataka za projekt. Vi i vaš tim trebali biste zajedno mozgati kako biste definirali vremensko ograničenje za zadatke.

Podaci poput zadataka, resursa i definiranih vremenskih okvira obično su dostupni u aplikaciji za upravljanje zadacima. Metoda vremenskog okvira je svjetski priznata procedura upravljanja vremenom koja osigurava visokokvalitetni rad u najkraćem mogućem roku.

Kako postaviti vremenski okvir

Ako ne vjerujete da bi vam trebalo puno truda za postavljanje vremenskog okvira, iznenadit ćete se da zapravo nije tako teško kako zvuči. Evo nekoliko brzih koraka za jednokratno postavljanje vremenskog okvira i njegovo korištenje za buduće projekte:

1. Izradite popis zadataka za projekt:

Možete koristiti bilo koje mrežne aplikacije poput Redbooth i OmniFocus za izradu popisa obveza za zadatke bilo kojeg projekta. Osigurajte da vi i vaš tim pravilno istražujete prije finaliziranja popisa zadataka.

Povezano: Elegantne aplikacije s popisom obaveza za produktivni minimalist

2. Grupirajte i odredite prioritete zadataka:

Morate uočiti slične zadatke i grupirati ih u susjedne vremenske okvire. Pomoći će vama ili vašem timu da izbjegnete nepotreban gubitak vremena prilikom prebacivanja između zadataka.

Neke zadatke također morate odrediti kao prioritet i premjestiti ih u prvi skup vremenskih okvira. Razgovarajte s vlasnikom projekta ili klijentom o preciznom određivanju prioriteta zadataka. Označite prioritetne zadatke zasebnim kodom u boji.

Možete koristiti aplikacije poput nTask, Wrike, Trello, Basecamp, itd., Za brže mrežno grupiranje i određivanje prioriteta.

3. Dodijelite vremenski okvir svakom zadatku:

Da biste odredili određeno vrijeme za pojedinačne zadatke, morate uzeti u obzir rok isporuke koji ste ponudili klijentu. Sada se možete sastati sa svojim timom na sesiji mozga kako biste se dogovorili o realnoj dodjeli vremenskog okvira za projektne zadatke.

4. Definirajte vremenski okvir za pauze:

Postavite racionalna fiksna vremena za stanke, tehničke stanke i druge neproduktivne zadatke koji će također potrošiti vremenski proračun za bilo koji projekt.

Dostupne su mnoge aplikacije za podsjetnike koje možete upotrijebiti za podsjećanje na pauzu kada je u vremenskom okviru za stanku. The popularne podsjetničke aplikacije su TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder itd.

Povezano: Kako pratiti svoje slobodno vrijeme s pravodobnom aplikacijom

5. Koji vremenski okvir odabrati:

Mogu postojati dvije vrste vremenskog okvira: tvrdi vremenski okviri i meki vremenski okviri. Mekani vremenski okvir predlaže pred kraj da dovršite zadatak. S druge strane, hard timeboxing vam govori da prestanete raditi na zadatku ako je dodijeljeno vrijeme isteklo, čak i ako posao ostaje nedovršen.

Za jednostavne zadatke bilo bi korisno ako se odlučite za težak vremenski okvir. Uložite vrijeme koje štedite od tvrdih vremenskih okvira u složene zadatke kroz soft timeboxing.

6. Koristite timer za zadatke:

Kada vi ili vaš tim započnete zadatak, upotrijebite timer za praćenje vremena. Zabilježite vrijeme potrebno za izvršavanje zadatka na popis zadataka radi analize. Pomoglo bi ako na računalima upotrebljavate aplikacije s automatskim odbrojavanjem, na primjer Pješčani sat i SnapTimer.

7. Držite distrakcije dalje:

Vremenski okviri pomažu vama i vašem timu da se koncentrirate na zadatak. Također pomaže najbolje iskoristiti vremenski protok za veću produktivnost. Međutim, poboljšanja ćete vidjeti tijekom vremenskog okvira samo ako uistinu posvetite pažnju zadatku tijekom tekućeg vremenskog okvira.

Da biste zaustavili ometanje s posla, morate zaustaviti sve obavijesti koje bi vas mogle odvratiti od zadatka. Možete koristiti alate kao što su Freedom, Block Cold Turkey, RescueTime, SelfControl itd.

8. Pregled i nagrada:

U početnoj fazi trebate snimiti puno podataka iz procesa vremenskog okvira. Morate spremiti podatke poput brojeva zadataka, vremenskih okvira, vremena po zadatku itd. Koristite ove prikupljene podatke da biste procijenili kako timeboxing pomaže vama i vašem timu da postignete željenu razinu produktivnosti.

Povremeno možete nagraditi članove svog tima kada izvršavaju zadatke u unaprijed definiranom vremenskom okviru. Pomaže u rastu motivacije među članovima tima.

Prednosti Timeboxinga

Taktika vremenskog okvira odnosi se na sve što je povezano s potrošnjom vremena. Bilo da se radi o kućnim poslovima ili profesionalnim odgovornostima, trenutne koristi možete vidjeti kad vježbate vremensko boksanje. Neke od prednosti su:

1. Vi i vaš tim postajete uistinu oprezni kako trošite svoje vrijeme.
2. Timeboxing vam omogućuje da se učinkovito usredotočite na projektni rad za isporuku visokokvalitetnih proizvoda ili usluga.
3. Timeboxing osigurava da dovršite jedan po jedan zadatak, smanjujući tako opterećenje zadatka.
4. Timeboxing je tehnika upravljanja radom usmjerena na cilj. Kada vi ili vaš tim radite u ciljno orijentiranom okruženju, osjećate se motivirano.
5. Možete uživati ​​u boljoj ravnoteži između poslovnog i privatnog života putem vremenskog okvira. Vremenski okviri učinkovito vam govore kada je vaš kalendar besplatan za povremeni sastanak tima ili za obiteljsku večeru.

Protiv Timeboxinga

Osim njegovih svestranih prednosti, postoji i nekoliko nedostataka, a to su:

1. Može vam trebati malo iskustva da biste postavili odgovarajuću strategiju vremenskog okvira.
2. Neki tvrde da zbog ciljeva vremenskog okvira nisu u mogućnosti pružiti kvalitetnu uslugu ili proizvode.
3. Neki se profesionalci mogu osjećati prezadovoljno kad u svojim kalendarima vide mnoge zadatke.
4. Nekoliko pojedinaca vjeruje da ih vremenski mjerači vremena odvlače od posla kad se isključe.

Vrijeme je za vremensko boksanje

Gore spomenute strategije i savjeti za vremenski okvir pomoći će vam da postignete održivu produktivnost i rast u svom profesionalnom ili osobnom životu.

Bit će vam lakše implementirati vremensko okviriranje kada koristite automatizirane i mrežne aplikacije za upravljanje zadacima. Ako želite koristiti aplikaciju za upravljanje zadacima koja će vam pomoći u vremenskom okviru, svakako odaberite pravu, tako da ne morate češće mijenjati aplikacije.

Internetski vodič za upravljanje zadacima: 10 savjeta za odabir prave aplikacije

Ako želite odabrati aplikaciju za upravljanje zadacima za učinkovitije upravljanje projektima, evo nekoliko stvari koje biste trebali uzeti u obzir!

Pročitajte Dalje

O autoru

Proširite da biste pročitali cijelu priču