Razumijevanje načina pisanja dobre e-pošte presudna je vještina, posebno za posao. Bez obzira jeste li vlasnik male tvrtke ili ste samozaposleni, vjerojatno ćete svakodnevno obrađivati bezbroj e-poruka.
Možete koristiti e-poštu kao svoj primarni način komunikacije s drugim tvrtkama i kupcima. Napisati e-poštu može izgledati kao jednostavan zadatak, ali ljudi često pate od pogrešne komunikacije.
Evo nekoliko savjeta koji vam mogu pomoći!
1. Budite precizni
U komunikaciji putem e-pošte morate biti precizni u onome što govorite. Jednostavna e-pošta poput "To moram učiniti do sutra." neće biti dovoljno ako šaljete poruke zaposleniku.
Iako bi vaši zaposlenici trebali razumjeti većinu onoga što kažete, zašto riskirati zbog pogrešne komunikacije kad umjesto toga možete biti izravni?
2. Pravilno strukturirajte svoju e-poštu
Optimizacija retka predmeta
Svi aspekti vaše e-pošte, od reda predmeta do tijela, trebaju biti optimizirani.
Svaki dan primate bezbroj e-mailova, a neki se obično ističu, zar ne? Obično su to oni s optimiziranom linijom predmeta. Redak predmeta vaše e-pošte trebao bi biti relevantan za cjelokupnu temu e-pošte.
Kad ne prepoznamo redak predmeta ili se čini nebitnim, jednostavno izbrišemo e-poštu prije nego što je pročitamo. Da biste to izbjegli, provjerite je li linija predmeta pravilno strukturirana.
Tijelo e-pošte
Započnite e-poštu s pozdravom. Važno je biti formalan u komunikaciji s klijentima i poslovnim partnerima. Sasvim je u redu koristiti neformalni govor kad je to prikladno, ali u većini je slučajeva bolje koristiti formalni govor.
Koje pitanje ili djelo pokušavate prenijeti? Dobro je prijeći na stvar nakon pozdrava. Ne ustručavajte se biti direktni.
Zatvaranje
Završetak vaše e-pošte posljednje je što će vaši kupci ili poslovni partneri pročitati. To može utjecati na to daju li vam odgovor ili ne.
Pokušajte završiti e-poštu kao što biste to učinili u razgovoru. Imat ćete veće šanse za pozitivan odgovor ako ste ljubazni, profesionalni i jasni sa svojim pozivom na akciju.
Slanje privitka
Ako imate velik privitak koji želite poslati, to ne biste trebali raditi putem e-pošte. Umjesto toga, datoteku prenesite na uslugu razmjene datoteka i umjesto toga pošaljite vezu. Ovo izgleda puno profesionalnije.
3. Uredi i lektoriraj!
Prilikom pripreme e-pošte pokušajte zamisliti da će je pročitati svi u tvrtki. E-adrese se brzo stvaraju, ali mogu ostaviti trajni dojam, zato svakako pregledajte svoj rad prije nego što kliknete Poslati.
Postoji mnogo besplatnih mrežnih alata koji vam mogu pomoći da osigurate da je vaš rad dobro napisan i gramatički ispravan. Uključuje strukturu rečenice, interpunkciju, pravopis itd.
Gramatički
Gramatički analizirat će dio teksta koji ste napisali i provjeriti ima li gramatičkih pogrešaka. Možete ga instalirati kao proširenje preglednika i tako mu imate pristup bez obzira koju web stranicu koristite.
Na primjer, Grammarly može provjeriti vašu gramatiku dok upisujete e-poštu na Gmail ili druge web lokacije s e-poštom.
Grammarly je dostupan besplatno, ali ima i premium verziju. Njegova besplatna verzija čini dobar posao u otkrivanju osnovnih i naprednih gramatičkih i interpunkcijskih pogrešaka, poput zareza, pokrenutih rečenica, aliteracije, fragmenata itd.
Također će provjeriti ima li pravopisnih pogrešaka, plagijarizma i stila pisanja. Premium verzija Grammarly dodaje dodatni štih svemu što besplatna verzija nudi. Međutim, premium Grammarly uglavnom je namijenjen onima koji planiraju objavljivati članke.
Povezano: Vrijedi li Grammarly Premium? Evo svega što trebate znati
Hemingway urednik
The Hemingway urednik besplatan je mrežni alat koji će vam pomoći poboljšati stil pisanja. Platforma je idealna za uređivanje kratkih članaka, poput e-pošte.
Osim toga, Hemingway Editor potaknut će vas da budete jasni i izravni u svom pisanju, čak i ako pišete dugačke članke sa složenim rečenicama. Ovim uređivačem možete procijeniti složenost i čitljivost vašeg rada.
Jeste li znali da Microsoft Word ima izvrsne mogućnosti provjere? Kada otvorite Microsoft Word, kliknite na Datoteka> Opcije> Ispravka. Možete odabrati opcije automatskog ispravljanja i pravopisa koje želite da provjeri Microsoft Word.
Uz to, Microsoft također nudi Microsoft Editor, proširenje preglednika koje vam može pomoći u provjeri dokumenata na gramatičke greške, stil i još mnogo toga.
Sjajna stvar u uređivanju e-pošte u programu Microsoft Word je ta što se uređivanje / oblikovanje izvrsno prevodi u neke aplikacije / web lokacije e-pošte, kao što su Gmail ili Outlook.
Danas će većina popularnih davatelja usluga e-pošte imati integrirane mogućnosti uređivanja. Mnogi od njih provjerit će i gramatičke pogreške. Osim Gmail-a, Yahoo i Outlook također imaju mogućnosti oblikovanja e-pošte.
Povezano: Najpopularniji davatelji usluga e-pošte bolji od Gmaila i Yahoo pošte
Saznajte kako strukturirati savršenu e-poštu
Većina nas provodi značajan dio dana sastavljajući i čitajući e-poštu. Puno vremena ove e-adrese mogu zbuniti druge. Gore navedeni savjeti trebali bi vam pomoći da napišete sažete, jasne i lako razumljive e-poruke.
Vaši su e-adrese odraz vaše profesionalnosti, pažnje prema detaljima i vrijednosti. Stoga imajte na umu kako bi drugi mogli protumačiti ton vaše e-pošte.
Želite izvući maksimum iz Gmaila? Upotrijebite ove besplatne aplikacije i proširenja preglednika da biste popravili pristiglu poštu i poboljšali svoje iskustvo e-pošte.
Pročitajte Dalje
- Produktivnost
- Savjeti za pisanje
- Savjeti za e-poštu
Logan je isprobao mnoge stvari prije nego što se 2011. zaljubio u pisanje. MakeUseOf mu daje priliku da podijeli svoje znanje i proizvede korisne i činjenice ispunjene članke o produktivnosti.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e-knjige i ekskluzivne ponude!
Kliknite ovdje da biste se pretplatili
