Pomoću spajanja pošte možete personalizirati skupne e-poruke i pisma pomoću rezerviranih mjesta. Sve što trebate je baza podataka o kontaktima i predložak za e-poštu ili pisma njima.
U ovom ćemo vam članku pokazati kako stvoriti spajanje pošte Microsoft Word koristeći Excel bazu podataka. Koraci su preuzeti iz programa Microsoft Word i Excel 2016, ali postupak je jednak za sva izdanja.
Kako izvršiti spajanje pošte iz Excela
Spajanje pošte koristi izvore podataka iz baze podataka i smješta ih u odgovarajuća rezervirana mjesta kako bi personalizirali vaše skupne e-adrese. Ove baze podataka mogu biti bilo što sa dolje spomenutog popisa:
1. Otvori svoj Microsoft Excel proračunska tablica.
2. Stvorite ručni popis kontakata u Riječ kada koristite spajanje pošte.
3. Odaberite podaci o kontaktima iz aplikacije Microsoft Outlook.
Na raspolaganju su vam dvije mogućnosti:
- Gmail kontakti u kompatibilnoj datoteci.
- Microsoft SQL Server.
Baza podataka Microsoft Excel radne knjige je najpoželjnija kada trebate koristiti spajanje pošte u Wordu. Za spajanje pošte koristit ćete Excel za stvaranje baze podataka koju će Word koristiti kasnije.
Ako nemate Excel datoteku s pojedinostima za kontakt, možete je koristiti uzorak datoteke Excel u probne svrhe.
Da biste izbjegli bilo kakve nedosljednosti u masovnim e-porukama ili pismima, trebate podesiti Excel datoteku kako je spomenuto u nastavku:
- Prvi redak trebao bi imati samo zaglavlja stupaca koja počinju od ćelija A1. Word će koristiti zaglavlja stupaca kao Spoji polja kada koristite Microsoft Word spajanje pošte.
- Trebali biste urediti zaglavlja stupaca tako da odgovaraju imenima rezerviranih mjesta koja ćete koristiti u dokumentu predloška e-pošte ili pisma.
- Morate osigurati da datoteka proračunske tablice sadrži podatke o kontaktima kao jedan zapis po uzorku retka. Na primjer, u trenutnom vodiču, svi dostupni detalji o kontaktu kupca James Butt je dostupan između stanice A2 i J2.
- Numerički podaci za bilo koji kontakt, poput poštanskih brojeva, postotaka popusta, kilometraža, valuta itd., Trebaju biti u odgovarajućem formatu broja.
- Da biste izvršili bilo kakve promjene, odaberite ćeliju ili raspon ćelija koji sadrži brojke.
- U Kartica Početna, unutar Vrpca, kliknite na padajuća strelica osim Općenito.
- Izvršite sve dodatke prije nego što povežete Wordov dokument spajanja pošte s datotekom baze podataka Excel. Jednom kada napravite sve promjene, uštedjeti Excel datoteku.
- Datoteka baze podataka programa Excel vaših kontakata trebala bi biti prisutna u lokalnoj pohrani vašeg računala.
- Provjerite nalaze li se svi podaci na prvom listu Excel radne knjige.
Kako izvršiti spajanje pošte u Wordu
Nakon izrade baze podataka u Excelu, morate otvoriti predložak e-pošte ili pisma koji želite poslati većini primatelja. Slijedite korake opisane u nastavku:
1. Na Vrpca, Klikni na Kartica Mailing.
2. U Pokrenite grupu spajanja pošte, morat ćete kliknuti na Pokrenite Spajanje pošte.
3. Vidjet ćete šest vrsta dokumenata za spajanje pošte. Kliknite na Pisma ili Poruke e-poštom.
Povezano: Kako ispisati naljepnice spajanjem pošte u Microsoft Wordu i Excelu
4. Na Pokrenite Spajanje pošte grupi, kliknite na Odaberite Primatelji. Vidjet ćete opcije kao što su Upišite novi popis, Koristite postojeći popis i Odaberite iz Outlookovih kontakata.
5. Možete odabrati bilo koju od gornje tri opcije, ovisno o načinu na koji želite povezati popis kontakata sa slovom predloška. U ovom vodiču, odaberite Upotrijebite postojeći popis iskoristiti baza podataka Excel koje ste ranije stvorili ili preuzeli.
6. Na Odaberite Izvor podataka dijaloški okvir, pronađite mapu u kojoj je dostupna datoteka baze podataka Excel. Nakon što pronađete datoteku, odaberite je, a zatim kliknite na Otvorena za učitavanje baze podataka u Wordovu spajanje pošte.
7. Vidjet ćete Odaberite tablicu dijaloški okvir. Izađite iz okvira klikom u redu bez ikakvih promjena u dijaloškom okviru.
8. To je odlično! Uspješno ste povezali izvorne podatke s programom za spajanje programa Word.
9. Word će automatski podudarati zaglavlja stupaca baze podataka s stavkama polja spajanja. Da biste osigurali odgovarajuće podudaranje, idite na Grupa Napiši i ubaci polja na Kartica Mailing od Vrpca a zatim kliknite na Podudarna polja.
10. Podudarna polja prikazat će se dijaloški okvir. U lijevom bočnom stupcu vidjet ćete stavke polja za spajanje. Na desnoj strani pronaći ćete odgovarajuće podatke iz povezane Excel baze podataka.
11. Isto će biti i ako upotrebljavate druge izvorne podatke poput Outlookovih kontakata ili izvezene kontakte s Gmaila. Pomicanjem po popisu osigurajte da nema neusklađenosti. Kliknite na u redu zatvoriti.
12. Na predlošku stavite pokazivač ispred prvog slova i pritisnite Unesi nekoliko puta kako bi napravili malo prostora iznad tijela slova.
13. Postavite kursor na vrh dokumenta, a zatim kliknite na Blok adresa u Grupa Napiši i ubaci polja na Kartica Mailing od Vrpca.
14. Na lijevoj strani Umetni blok adresa u dijaloškom okviru možete odabrati ime, naziv tvrtke, adresu, državu itd., mogućnosti oblikovanja. S desne strane vidjet ćete pregled bloka adresa.
15. Možete koristiti Podudarna polja mogućnosti ispravljanja svih neusklađenih ulaznih podataka. Klik u redu dodati AddressBlock unutar ševrona.
16. Zatim kliknite Pozdravna linija u Napišite i umetnite polja grupa nakon AddressBlock, dajući mu razmak.
17. The Umetni pozdravnu crtu pojavit će se dijaloški okvir. Izmjene možete izvršiti po želji, a zatim kliknuti u redu. The GreetingLine unutar ševrona pojavit će se u pismu.
18. Možete kliknuti na Pregled rezultata naredba na Vrpca da vidim kako pismo izgleda.
19. Također možete dodati prilagođena polja za spajanje, osim AddressBlock i GreetingLine. Recimo da želite dodati Marka i model vozila unutar tijela slova.
20. Da biste to učinili, otvorite datoteku baze podataka Excel povezanu na spajanje pošte i dodajte Marka i model vozila zaglavlje stupca. Unesite detalje o vozilu i uštedjeti Excel datoteku.
21. Sada idite na Wordov dokument za spajanje pošte i ponovite koraci četvrti, pet, i šest.
22. Sada odaberite bilo koju riječ ili nekoliko riječi unutar tijela slova, a zatim kliknite na Umetni polje za spajanje na Grupa Napiši i ubaci polja.
23. Na Umetni polje za spajanje kutija, odaberite Polja baze podataka, a zatim odaberite Marka i model vozila. Kliknite na Umetnuti za dodavanje prilagođenog polja za spajanje.
24. Na ovaj način možete dodati onoliko varijabilnih rezerviranih mjesta koliko želite prilagoditi svako pismo ili e-poštu koju pošaljete. Spajanje pošte Microsoft Word automatski će podudarati podatke s imenom primatelja.
25. Na Vrpca, kliknite na Završi i spoji naredbu, a zatim odaberite Ispis dokumenata ili Pošaljite poruke e-pošte. Možete i kliknuti na Uređivanje pojedinačnih dokumenata za lektoriranje e-pošte ili pisama prije slanja.
Upotrijebite Spajanje pošte da biste povećali produktivnost e-pošte
Sada znate kako izvršiti spajanje pošte pomoću programa Microsoft Word i Excel. Koristite spajanje pošte da biste brže slali prilagođene e-poruke i uspostavili dobar odnos sa svojim profesionalnim ili osobnim kontaktima. Nastavite koristiti Word kako biste olakšali svoj profesionalni i osobni život nego prije.
Microsoft Word ne bi bio alat kakav jest bez svojih produktivnih značajki. Evo nekoliko značajki koje vam mogu pomoći svaki dan.
Pročitajte Dalje
- Produktivnost
- Savjeti za e-poštu
- Savjeti za proračunske tablice
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Spajanje mailova
- Savjeti za Microsoft Office
Tamal je slobodni pisac u MakeUseOf-u. Nakon stjecanja značajnog iskustva u tehnologiji, financijama i poslovanju procese na svom prethodnom poslu u tvrtki za IT savjetovanje, pisanje je prihvatio kao redovno zanimanje prije 3 godine. Iako ne piše o produktivnosti i najnovijim tehnološkim vijestima, obožava igrati Splinter Cell i binge-watch Netflix / Prime Video.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e-knjige i ekskluzivne ponude!
Još jedan korak…!
Potvrdite svoju e-adresu u e-pošti koju smo vam upravo poslali.