Kako kontrolirati neželjenu poštu u Gmailu s predlošcima i filtrima

Mnogi digitalni trgovci i vlasnici internetskih tvrtki moraju odgovoriti na istu vrstu e-pošte više puta dnevno. Proces može biti neodoljiv i dugotrajan.

U takvim situacijama predlošci odgovora mogu dobro doći. Nekoliko filtara u Gmailu također će vam pomoći da budete učinkovitiji s neželjenom poštom.

U ovom ćemo vam članku pokazati kako koristiti predloške odgovora i Gmail filtre za učinkovitu borbu protiv neželjene pošte.

Što su Gmail predlošci i kako ih možete koristiti?

Možete spremiti unaprijed napisane e-adrese na svoj račun i ponovno ih upotrijebiti, umjesto da ih ispisujete ispočetka. Možete istovremeno spremiti 50 različitih predložaka odgovora s Gmail računom. Dakle, stvaranje nekoliko generičkih predložaka za ciljanu publiku čini komunikaciju putem e-pošte produktivnijom.

Ako ste uspostavili vlast u određenoj niši, možda ćete dobiti stotine e-poruka od ljudi koji traže da napišu postove gostiju. Možete stvoriti predložak i koristiti ga umjesto da odgovarate na svaku e-poštu jedan po jedan.

Za gornji scenarij, izradimo predložak e-pošte koji govori ljudima da ne prihvaćate postove gostiju. Prije stvaranja predloška odgovora, omogućite postavke predloška u Gmailu.

1. Prijavite se na svoj Gmail račun.

2. Ići Postavke> Pogledajte sve postavke.

3. U Napredne kartice, pomaknite se dolje do Predlošci odjeljak.

4. Omogućiti Predlošci.

5. Kliknite na Spremi promjene.

Nakon omogućavanja postavki predloška, ​​sljedeći je korak stvaranje i spremanje predloška odgovora.

Povezano: Kako automatski proslijediti SMS na vašu e-poštu na Androidu

Kako stvoriti predložak odgovora

Slijedite korake u nastavku za stvaranje predloška odgovora.

1. Otvorite svoj Gmail račun.

2. Kliknite na Sastaviti da napišem novu poruku.

3. Objasnite svoja pravila o neprihvaćanju postova gostiju u e-poruci. (Neka bude općenito, tako da se odnosi na sve koji traže postove gostiju u bilo kojoj niši ili kategoriji)

4. Kada je vaš odgovor spreman, kliknite na tri točkice u donjem desnom dijelu okvira za e-poštu za sastavljanje.

5. Ići Predlošci> Spremi nacrt kao predložak> Spremi kao novi predložak.

6. Spremite predložak nakon unosa imena u skočni prozor. (Ovdje odaberite opisni naziv, jer će predložak koristiti isto ime kao i predmet e-pošte).

Evo kako potvrditi da je predložak uspješno stvoren.

1. Klikni na Sastaviti opet.
2. Odaberite tri točkice dolje desno.
3. Ići predlošci.

Ovdje ćete pronaći popis spremljenih predložaka na svom Gmail računu. Predložak će se kopirati u sastaviti e-poštu kad kliknete na njega.

Ako morate ručno odgovoriti na stotine e-poruka, postupak će i dalje biti dugotrajan, čak i ako ste stvorili predložak e-pošte. Tu dobro dolazi korištenje filtara za stvaranje automatskih odgovora.

Možete stvoriti filtar koji e-poštu koja sadrži određene riječi stavlja u mapu s neželjenom poštom, poput "post gosta", "povratna veza" i "prihvaćanje članka". Korištenjem ovog filtra možete postaviti i automatske odgovore za takve neželjene e-adrese.

Da vidimo kako to možete učiniti.

Korištenje predloška za stvaranje automatskog filtra odgovora

1. Otvorite isti Gmail račun koji ima predložak odgovora.
2. Klikni na ikona zupčanika za postavke u gornjem desnom kutu.
3. Ići Sve postavke> Filtri i blokirane adrese.

4. Kliknite na Stvorite novi filtar. (Također možete uvesti postojeći filtar spremljen u vašem sustavu u .xml formatu)

Možete filtrirati e-poštu na temelju adrese e-pošte, predmeta i sadržavati ili izuzeti određene riječi ili veličine. Najprikladniji kriterij filtra za neprihvaćanje postova gostiju bit će uključivanje nekoliko riječi usko povezanih s temom. Dodajmo nekoliko riječi na Uključite riječi opcija za filtar.

5. Nakon što odredite kriterije, kliknite na Stvori filtar.

Ovdje ćete morati odlučiti što namjeravate učiniti s e-poštom koja sadrži poruku koja točno odgovara vašim kriterijima.

6. Ček Preskoči mapu Pristigla pošta (arhiviraj je) pa ove e-adrese neće pretrpati vašu pristiglu poštu.

7. Također, provjerite Pošaljite predložak i odaberite isti predložak odgovora, Gostovanje nije dopušteno.

8. Kliknite na Stvori filtar nakon potvrđivanja polja.

Sada ćete na popisu filtara vidjeti novostvoreni filtar. Ubuduće e-adrese koje sadrže riječi: "post gostiju, post gostiju, povratna veza, prihvatite članak, pišite za blog, pišite na web mjestu" više neće stizati u vašu pristiglu poštu.

Uz to će poslati predložak odgovora pošiljatelju kao odgovor na njegovu e-poštu. Dakle, niti će vam pretpr. Pošta biti pretrpani, niti će pošiljatelj morati čekati vaš odgovor.

Ugađajte filtar na Ne propustite važnu e-poštu

Nakon što postavite filtar, pripazite na arhivirane e-adrese kako biste bili sigurni da se e-adrese povezane s poslovanjem ne filtriraju.

Možda filtrirate e-poštu koja sadrži riječ "prihvatiti objavu", ali to je možda promotivna ponuda koja vam nedostaje zbog filtra. Ovaj scenarij možete izbjeći dodavanjem nekoliko riječi poput robne marke, ponude ili promocije u svoj Gmail filtar.

Povezano: Kako postaviti Gmail na iPhone

Stvorite neovisne filtre tamo gdje su potrebni

Možete izvesti novostvoreni filtar odgovora, a zatim ga uvesti na novi Gmail račun ako imate više web lokacija s različitim e-adresama za kontakt. Međutim, morat ćete omogućiti i stvoriti predložak odgovora odvojeno za tu e-poštu.

Najbolja opcija za stvaranje filtara ako planirate koristiti predložak odgovora bila bi njihova izrada od nule.

Neka korisnici ne znaju da su odgovori automatizirani

Nemojte spominjati da je to automatski odgovor u vašoj e-pošti. Izbjegavajući to, ljudi neće prevariti Gmail filter preskakanjem ili pravopisom pogrešnih ciljanih riječi, pa će njihova e-pošta doći do vas umjesto da pređe u neželjenu poštu.

Također je dobra ideja redovito provjeravati pristiglu poštu i odgovarati na e-poruke koje bi vam mogle biti korisne.

Kontrola neželjene pošte pomoću Gmail filtera i predložaka odgovora

Pomoću Gmail filtra i općeg predloška odgovora možete odgovoriti na neželjenu e-poštu bez potrebe za pomicanjem. Na ovaj ćete način uštedjeti i svoje vrijeme i energiju. Također biste trebali testirati proširenja preglednika Gmail koja poboljšavaju vašu komunikaciju e-poštom uz Gmail filtre.

7 najboljih proširenja za Microsoft Edge kako biste na najbolji način iskoristili Gmail

Ispravno proširenje za Gmail na Microsoft Edgeu može poboljšati vašu komunikaciju. Evo sedam proširenja za povećanje produktivnosti u vašoj pristigloj pošti.

Pročitajte Dalje

O autoru

Proširite da biste pročitali cijelu priču