Kako uvesti podatke iz Microsoft Word obrazaca u Excel proračunsku tablicu

Korištenje obrazaca u programu Microsoft Word za prikupljanje podataka prilično je jednostavno i prikladno. Glavni izazov leži u prijenosu prikupljenih podataka u vašu proračunsku tablicu Excel.

Može biti neodoljivo ručno unijeti sve prikupljene podatke. Srećom, postoji nekoliko načina za automatsko popunjavanje podataka iz obrazaca Microsoft Word u proračunsku tablicu Excel.

Razumijevanje obrazaca u programu Microsoft Word

Prije nego što započnemo, razgovarajmo o obrascima u Microsoft Word dokumentima. Možda se pitate kako Wordovi oblici rade, ali to je prilično jednostavno.

Pomoću programa Word možete stvoriti standardizirane dokumente koji se mogu koristiti za prikupljanje podataka. To čini pružajući vam predložak po vašem izboru.

Predložak uključuje sva relevantna polja koja biste možda željeli da korisnici popune. Nakon što odredite pitanja, korisnici će imati mogućnost popunjavanja ovih predložaka. Ti se odgovori zatim pohranjuju u Word obrasce kojima se može pristupiti u bilo kojem trenutku.

Stvaranje Excel proračunske tablice iz Microsoft Word obrasca

Možete koristiti bilo koju od ovih metoda, ovisno o broju obrazaca koje imate ili vrsti podataka koje želite izvesti iz svojih Word obrazaca.

Metoda 1: Uvoz jedne stanice

Najbolje je koristiti ovu metodu ako želite uvesti podatke iz pojedinačne ćelije u Excel proračunsku tablicu. Evo koraka koje trebate slijediti da biste koristili ovu metodu.

1. Na računalu otvorite novi Excel proračunska tablica.
2. Klikni na Umetni karticu i odaberite Objekt opcija.
3. Nakon što je kliknete, Objekt opcija će vas dovesti do prozora, kao što se vidi na snimci zaslona.
4. Tamo odaberite Stvori iz datoteke opcija.
5. Pretražite kroz Microsoft Word dokumenti za uvoz željene datoteke.
6. Odaberite ga dvostrukim klikom na naziv datoteke, a zatim zatvorite prozor klikom na u redu dugme. Ovaj će postupak spojiti Wordovu datoteku u vašu proračunsku tablicu Excel.
7. Sada bi se trebao prikazati okvir za tekst vaše stanice = EMBED ("Dokument") ispod nje, kao što je prikazano na slici. To se može izvesti samo ako su omogućene dozvole za uređivanje izvornog Word dokumenta.
8. Klikni na Kartica Datoteka>Spremi kaoi preimenujte svoju Excel datoteku umjesto da prepišete vaš prethodni neupaljeni dokument.
9. Kliknite na Uštedjeti opet da završim postupak.

Metoda 2: Uvoz podataka po ćeliji

Ova druga metoda omogućuje vam uvoz ćelije podataka po ćeliji. Evo nekoliko koraka koji će vas voditi.

1. Otvorena Wordov dokument s predviđenim podacima za prijenos.
2. Kliknite oznake otvora na stolu.
3. Kopirajte tablicu pritiskom na Ctrl + C.
4. Tada možete Zatvoriti vaš word dokument.
5. Otvorite Excel tablicu i kliknite na prva ćelijska mreža.
6. Zalijepite podatke koje ste kopirali pritiskom na Ctrl + V. Vaši će podaci biti zalijepljeni kako se vidi na ovoj slici.

Ako odlučite koristiti ovu metodu, pobrinite se da Excel tablica ima isti izgled kao Word tablica koja sadrži pojedinosti.

To znači da ako vaša tablica riječi ima deset stupaca, i vaša Excel tablica treba imati iste.

3. metoda: Pretvorite Word u Excel pomoću CSV datoteka

Još jedna jednostavna metoda pretvaranja podataka iz vašeg Word obrasca u proračunsku tablicu programa Excel koristi vrijednosti odvojene zarezom (CSV) datoteka. CSV datoteka je razgraničena tekstualna datoteka koja koristi zareze za odvajanje vrijednosti u datoteci.

Korištenje ove metode je jednostavno. Word razlikuje relevantne podatke od ostalih tekstova u vašem obrascu. To znači da se odgovori vašeg klijenta ne mogu miješati s dodatnim pojedinostima iz predloška.

Pretvaranje riječi u CSV

Prije upotrebe CSV-a za prijenos podataka u Excel proračunske tablice, možda ćete trebati pretvoriti svoj Wordov obrazac u CSV format. Da biste pretvorili datoteke, možete upotrijebiti bilo koji od sljedećih načina.

1. opcija: Korištenje opcija za pretvaranje riječi u CSV

Možete koristiti Opcije tab za pretvorbu obrasca u CSV slijedeći ove korake.

1. Otvorite svoj Word obrazac. Obavezno sadrži sve potrebne podatke.
2. Odaberi Datoteka> Opcije.
3. Na Opcije ploča, odaberite Napredna. To ćete pronaći na lijevoj strani dijaloškog okvira, kao što je prikazano na donjoj slici.

4. Ček Spremite podatke obrasca kao tekstualnu datoteku s razgraničenjem.

5. Na kraju zatvorite dijaloški okvir klikom na U redu.

Sada možete izvoziti podatke u Excel ili spremiti dokument po želji.

Opcija 2: Korištenje "Spremi kao" za izvoz podataka u CSV

Možete koristiti i Spremi kao mogućnost spremanja dokumenta u CSV formatu. Ako je ovo vaša idealna metoda, evo nekoliko koraka koji će vas voditi.

1. Dok ste još uvijek u svom Word obrascu, kliknite na Izbornik Datoteka> Spremi kao opcija.
2. Vidjet ćete dijaloški okvir s običnim tekstom odabranim prema zadanim postavkama, kao što je prikazano na slici.
3. Ako ste unijeli bilo kakve promjene, morate preimenovati datoteku i kliknuti Uštedjeti.
4. Otvorit će se dijaloški okvir za pregled, poput onoga na snimci zaslona, ​​koji prikazuje podatke koje namjeravate izvesti u vaš CSV format. Za izvoz podataka kliknite u redu.

Slijedeći ove korake, Word će izvući podatke iz obrasca u .csv datoteka. CSV datoteke kompatibilne su s programom Excel. Omogućuju vam pristup njima u bilo kojoj verziji Excela.

Da bi odvojio različita polja u dokumentu, Word ubacuje zareze. Excel koristi ove zareze za odvajanje podataka koji pripadaju raznim ćelijama.

3. opcija: Korištenje izvoza za spremanje podataka u CSV

Ako ne želite koristiti Opcija Spremi kao, možda biste trebali razmotriti mogućnost izvoza. Evo kako izvesti podatke u CSV datoteku.

1. Dok ste još na obrascu, kliknite na Datoteka.
2. Odaberite Izvoz opcija.
3. Kliknite na PromijeniVrsta datoteke, zatim na Vrste datoteka i odaberite Običan tekst (* .txt). Jednostavno je kao što izgleda na snimci zaslona.
4. Kliknite na Spremi kao. Čineći ovo, otvorit ćete Spremi kao dijaloški okvir koji će vam omogućiti uređivanje svojstava datoteke.
5. Odaberite željeno mjesto za svoju datoteku.
6. Nazovite datoteku po želji i kliknite na Uštedjeti. Tada će se podaci izvesti.

Uvoz podataka obrasca u Excel

Sada kada ste pretvorili podatke iz Word obrasca u CSV format, sljedeći je korak uvoziti ih u Excel proračunsku tablicu.

Vaša datoteka možda neće biti vidljiva u Excelu, jer Excel prema zadanim postavkama prikazuje samo Excel datoteke. Da biste pristupili svojoj CSV datoteci, slijedite ove korake.

1. Otvori a novi Excel proračunska tablica.
2. Kliknite na Datoteka>Otvorena.
3. Odaberi pretraživati ikonu i odaberite Sve datoteke na padajućem popisu vrsta.
4. Pronađite mjesto datoteke i odaberite je.
5. Kliknite na Otvorena. To će zatražiti da Excel otvori Čarobnjak za uvoz teksta, kako je prikazano dolje. Kliknite na Razgraničeno>Sljedeći.

Suočavanje s mnogim oblicima

Ponekad ćete možda trebati pretvoriti puno obrazaca u jednom danu. Prolazak kroz cijeli ovaj postupak u ovom slučaju može biti naporan.

Najbolja opcija je stvoriti veze s proračunskom tablicom pomoću ADO-a kada se radi s mnogim obrascima. ADO (ActiveX Data Object) automatizirat će postupak prijenosa. Na taj način postaje lakši prijenos podataka.

Povezano: Lude Microsoft Excel formule koje su izuzetno korisne

Zašto koristiti ove metode

Iako učenje novih tehnika može zastrašivati, dugoročno će se isplatiti. Ovim metodama možete uštedjeti puno vremena.

Oni također povećavaju vašu točnost što se tiče unosa podataka. Na taj način rizik od pogrešaka postaje nešto manji jer se podaci podižu s jednog softvera na drugi, umjesto da ih se ručno unosi.

Kako kombinirati dva stupca u programu Microsoft Excel (brza i jednostavna metoda)

Korištenje više stupaca u Excelu uštedjet će vam vrijeme ručnog spajanja. Evo kako kombinirati stupce u Excelu.

Pročitajte Dalje

O autoru

Proširite da biste pročitali cijelu priču