10 savjeta kako spriječiti e-poštu da smanji vašu produktivnost

Iako je alat za produktivnost, e-pošta glavno odvlači pažnju tijekom radnog vremena i sprječava vas u obavljanju važnijih zadataka. Možda čak imate naviku provjeravati e-poštu kad god stigne obavijest.

Takve prakse koče vašu uspješnost i stvaraju prepreke u postizanju vašeg cilja. Da biste povećali produktivnost, možda ćete htjeti poduzeti sljedeće pristupe za kontrolu upotrebe e-pošte.

1. Ne započinjte svoj dan s Inboxom

Tijekom jutra trebali biste razmotriti svoje prioritete, napraviti popis obveza za taj dan i usredotočite se na najvažniji zadatak bez brige o tuđim zahtjevima. Koliko god primamljivo bilo ujutro provjeriti e-poštu, preusmjerava vašu pažnju.

Povezano: Digitalni vs. Popis obveza na papiru: što je bolje?

Vaš um postaje pretrpan mogućim odgovorima na e-poštu i kao rezultat toga pati vaš stvarni posao. Odgovaranje na e-poruke rano ujutro daje ljudima do znanja da ste već dostupni. Stoga svoj dan morate započeti usredotočujući se na posao, a ne na e-poštu.

2. Redovito praznite ulaznu poštu

Nije potrebno odgovarati na svaku e-poštu koju dobijete. Međutim, trebate obraditi svaku e-poštu kako bi vaša poštanska pošta bila puna nepročitane e-pošte. U suprotnom, nećete pronaći potrebnu e-poštu. Pomoću ovih metoda možete zaštititi pristiglu poštu od skupnih nepročitanih poruka:

• Čini: Ako se u e-poruci zatraži bilo koji zadatak koji treba izvesti, a koji će potrajati manje od dvije minute, učinite to odmah.
• Delegat: Ovdje se ne radi nužno o prenošenju odgovornosti na nekoga drugog. Dakle, zadatak možete proslijediti pravim ljudima.
• Odgoditi: Ako e-pošta ne treba hitan odgovor, odgovor možete odgoditi za bolje vrijeme.
• Izbrisati: Trebali biste odmah izbrisati e-adrese delegirane nekome drugome ili one koje nisu kritične kako biste izbjegli zbrku i nered.

3. Suzdržite se od CCinga svake e-pošte svima

CCing e-poruke ponekad mogu biti potrebne, ali to obično znači da vas bombardiraju odgovorima koji nemaju nikakve veze s vama. Tijekom slanja e-pošte nemojte dodavati više od dvije osobe u polje CC.

Ako vas kolege pošalju u e-poštu koja sadrži informacije koje ne trebate znati, također možete dobiti nepotrebnu e-poštu. U tom biste slučaju trebali obavijestiti svoj tim da odgovori pojedinačno, umjesto da svima odgovara, osim ako ne dijele neke podatke koje svi trebaju znati.

4. Provjeravanje e-pošte u paketima

Postoje dvije vrste korisnika e-pošte: prva vrsta ovisi o obavijestima i provjerava e-poštu odmah kad stigne. Druga vrsta pošiljatelja ima određeno vrijeme za provjeru svih e-adresa u paketu kako bi to mogli zaboraviti ostatak dana.

Morate biti druga vrsta da biste učinkovito izvršavali zadatke. Postavite vlastita pravila za provjeru vremena.

Jedna od najboljih metoda kako spriječiti da vaša poštanska pošta izmakne kontroli i uštedjeti vaše dragocjeno vrijeme je uzimanje vanjske pomoći za pregled vaših poruka. Pametna opcija za upravljanje e-poštom je korištenje alata poput Sanebox ili Unroll.me.

Sanebox vam pomaže razvrstati i razdvojiti pristiglu poštu i napraviti mjesta samo za važne e-adrese. Bilo koja druga adresa e-pošte koja stigne na vašu adresu e-pošte ići će u otpad ili u arhivu. Uz Unroll. Ja, možete otkazati pretplate na e-poštu koje nisu potrebne.

6. Odaberite novi operativni model za komunikaciju

Uvođenjem novog komunikacijskog modela među članovima vašeg tima možete postati manje ovisni o e-porukama. Na primjer, možete koristiti alat za upravljanje projektima za grupnu komunikaciju ili dogovorite kratak sastanak. Pomoću alata za upravljanje projektima uz projekt možete imati sve potrebne pokazivače.

Isto tako, možete zakazati jedan-na-jedan razgovor putem telefona kako biste izbjegli dugu nit e-pošte. Za suradnju i komunikaciju u stvarnom vremenu možete koristiti usluge razmjene poruka poput Zatišje, Stado, Kukatiitd., kako biste se brzo povezali sa svojim timom za bilo koje potrebe.

Povezano: Što je mlitavost i kako djeluje?

7. Poboljšajte svoj e-mail e-mail

Da biste postali uspješniji u obavljanju više stvari bez ometanja, fino podesite etikete e-pošte sa sljedećim savjetima:

• Uvijek napišite jasan redak predmeta koji određuje temu e-pošte. Dakle, primatelj neće zanemariti e-poštu i ne morate slati dodatne e-poruke tražeći odgovor.
• Nikad ne preskočite lektoriranje vaše e-pošte prije nego što pogodi Poslati dugme. Osigurati će da nema šanse za nesporazum zbog pogrešaka pri upisu.
• Pazite da vaš potpis e-pošte sadrži vaše podatke za kontakt, poput telefonskog broja. Stoga vas primatelj može izravno kontaktirati ako se ukaže potreba.

8. Idite na odgođeni odgovor

Često možete odgovoriti na e-poruke čim stignu. Međutim, ovo će vam samo oduzeti koncentraciju od vašeg primarnog zadatka. Prestanite se žuriti s odgovorima na e-poštu. Umjesto toga, uzmite sat vremena ili više i odgovorite prema rasporedu da biste upravljali pristiglom poštom.

Ako ste zabrinuti zbog nedostatka hitnih e-adresa, u tom slučaju nećete dobiti e-poštu. U slučaju nužde primit ćete telefonski poziv, a ne e-poštu.

9. Isprobajte metodu "Yesterbox"

Stvorio Tony Hsieh, ova metoda promovira odgovaranje samo na e-poštu koja je stigla jučer - osim ako nisu hitne. Osnovno pravilo ove tehnike je obrada jučerašnje ulazne pošte umjesto današnje. Naravno, pročitati ćete hitnu e-poštu koja zahtijeva hitne mjere, ali neće biti puno e-adresa koje spadaju u tu kategoriju.

10. Pozdravite se s biltenima

Svaka e-pošta koja stigne u vašu pristiglu poštu ekvivalentna je jedan trenutak rastresenosti. Veliki dio e-poruka koje svakodnevno primate su bilteni. U većini slučajeva nećete se ni sjetiti kada ste se pretplatili na bilten i zašto.

Da bi vaša poštanska pošta bila čista i izbjegli primanje nepotrebnih obavijesti tijekom neparnih sati, otkažite pretplatu na biltene koji vam nisu potrebni. Otkazivanje pretplate može potrajati, ali zauvijek ćete biti oslobođeni neželjenih e-poruka. Uvijek možete koristiti RSS feed umjesto e-pošte ako ne želite propustiti nijedan post.

Vaša je produktivnost važnija od vaše e-pošte

Beskrajna gomila e-maila dovoljna je da vas stresi i rastrese. Promjenom navika e-pošte ovim metodama možete zaustaviti e-poštu da vam odvlači pažnju i postati visoko produktivni.

10 načina za povećanje produktivnosti dekodiranjem radne stanice

Otkrijte kako vam radna stanica bez smetnji pomaže u pažljivom radu i izvršavanju zadataka na vrijeme.

Pročitajte Dalje

O autoru

Proširite da biste pročitali cijelu priču