14 najboljih savjeta o etiketi e-pošte koje trebate znati

Bez obzira jeste li pisac sadržaja, prodavač, programer ili radni slobodnjak, e-pošta je sastavni dio našeg modernog svijeta.

Zapravo je to najstandardniji oblik komunikacije među slobodnjacima. Zbog toga je važno naučiti najbolje prakse i bonton za slanje e-pošte ako želite privući i zadržati klijente.

1. Vježbajte brzi odgovor

Budući da posao s slobodnom suradnjom ovisi o komunikaciji putem e-pošte, brz odgovor postao je očekivani standard.

Ako ne provodite vrijeme s obitelji i prijateljima, uvijek biste trebali težiti odgovoru na sve svoje e-poruke u roku od sat vremena. Ako to nije moguće, odgovorite istog dana tijekom radnog vremena klijenta.

2. Pojasnite točku na početku

Vaši klijenti ne trebaju čitati vašu e-poštu do kraja, ili još gore, više puta, da bi razumjeli poantu koju pokušavate istaknuti. Ako pišete e-poštu, svakako na početku jasno navedite svoju poruku - bilo u temi ili u tijelu.

Predmet treba biti kratak i konkretan. U tijelu e-pošte naglasite svoje najvažnije detalje pomoću metaka.

Povezano: Najpopularniji davatelji usluga e-pošte bolji od Gmaila i Yahoo pošte

3. Dvaput provjerite gramatiku i pravopis

Vaša e-pošta odraz je onoga što ste. Pokazat će što klijenti očekuju od vas u pogledu kvalitete rada. Čak i najiskusniji profesionalci pišu pogreške, posebno dok tipkaju s pametnih telefona. Međutim, klijenti neće dobiti dobar prvi dojam iz takvih pogrešaka.

Nakon što završite sa sastavljanjem, pročitajte e-poštu naglas kako biste mogli otkriti gramatičke pogreške. Također možete koristiti mrežne alate za dodatnu pomoć.

4. Neka bude sažet

Ako ste književnik koji potječe iz književnosti, možda će vam biti teško odoljeti da ne pišete cvjetnim jezikom. Međutim, za običnu će osobu postati samo kod koji nije u stanju dešifrirati!

Uvijek budite jednostavni i jednostavni. Napišite u malim rečenicama i koristite riječi koje svi znaju. Ako morate prenijeti informacije koje se neće uklapati u nekoliko odlomaka, bolje je zakazati virtualni sastanak ili telefonski poziv.

5. Odgovorite na sve upite

Ova bi se točka mogla činiti kontradiktornom prethodnom pokazivaču, gdje smo tražili da e-pošta bude kratka. Pa, preskakanje bilo kojeg pitanja vašeg klijenta radi sažetosti bit će nepoštovanje.

Upitima postavljenim u svakom odjeljku e-pošte obratite se u zasebnim odjeljcima. Dakle, klijent zna da ste pažljivo pročitali njegovu e-poštu. Kad niste u mogućnosti odgovoriti na pitanje odmah, spomenite ga kad možete.

6. Slijedite pojedinačni i standardni format

Dok pišete e-poštu svojim klijentima, koristite jedan format za sve e-adrese. Obavezno koristite istu vrstu slova, veličinu fonta, boju fonta i strukturu teksta na svakoj e-pošti. Ako nemate nijedan standardni format, jedna nit e-pošte izgledat će čudno.

Za poslovnu komunikaciju možete koristiti fontove poput Arial, Calibri i Verdana. Za veličinu je sigurno 12. Korištenje šarenih fontova nije preporučljivo za ovu vrstu profesionalne interakcije - držimo se crne boje.

7. Završite s potpisom

Bez obzira na vaš profesionalni status, uvijek je dobro imati potpis e-pošte s kontaktnim podacima na dnu e-pošte. To pomaže ljudima da vas pamte kako bi vas mogli kontaktirati odmah kad god je to potrebno.

Dodavanje personaliziranog potpisa na kraj e-pošte jednostavno je i samo ćete izgledati profesionalno. U potpis dodajte svoje podatke za kontakt.

Povezano: Kako dodati potpis e-pošte u Microsoft Office 365

8. Koristite predložak e-pošte izvan ureda

Možete otići na godišnji odmor, ali dok radite honorarno, pobrinite se da to znaju vaši klijenti. Osim što ih osobno upozorava e-poštom, bilo bi sjajno imati odgovor izvan ureda.

Dok radite s više klijenata, morate upravljati rokovima. Isto tako, vaši klijenti moraju znati kada mogu očekivati ​​vaš odgovor.

9. Uvijek praćenje

Praćenje vaših klijenata neophodno je kad ste očekivali odgovor, ali niste. U daljnju e-poštu možete kopirati sve relevantne podatke i ponovo priložiti sve ključne datoteke kako biste klijentu pomogli da lako pronađe potrebne informacije.

10. Koristite pravi jezik

Koristite standardni profesionalni jezik dok komunicirate sa svojim klijentima. Izbjegavajte korištenje emotikona u takvim formalnim razgovorima. Započnite e-poštu s uljudnim pozdravom i izravnim obraćanjem klijentima s njihovim imenima.

Ne upotrebljavajte SVE KAPE ili kratice poput ASAP ili RSVP. Također, bolje je ne koristiti kratki oblik imena vašeg klijenta.

11. Izbjegavajte odgovarati kad ste uzrujani ili bijesni

Bez obzira koliko dugo ste u freelancing posao, osjećaj frustracije i ljutnje zbog vašeg posla sigurno će se dogoditi. Ako vas neka e-pošta klijenata uznemiri, prirodni bi instinkt bio da odmah odgovorite.

Ali, uvijek se suzdržite od odgovora dok vas zanose emocije. Ostanite profesionalni i napišite uglađeni odgovor kad se smirite.

12. Komunicirajte koristeći druge metode

Kako rastete kao slobodnjak, znat ćete kada raspravu isključiti iz mreže. Iako dijelite neke vremenski osjetljive informacije, nemojte se oslanjati samo na e-poštu. Uvijek ga uparite s bilo kojim oblikom komunikacije u stvarnom vremenu poput telefonskog poziva ili Slack poruke.

13. Ne pokušavajte stvoriti prijatelje

Ovdje ste da biste izgradili poslovni odnos sa svojim klijentom, a ne da biste se sprijateljili s njim. Uvijek je sigurno da s klijentom ne budete smiješni ili pametni. Držite se podataka i namjere vaše poruke. Ne žuri im se pokazati svoju osobnost dok ćete imati profesionalni odnos.

14. Ne preskačite odgovor

Kasnjenje s odgovorom na e-poštu ili njezino potpuno preskakanje moglo bi vas koštati projekta. Ako je vaša poštanska pošta puna prodajnih e-poruka i nepotrebnih biltena, možda ćete propustiti važnu e-poštu svog klijenta.

Označite e-poštu postojećih klijenata kao omiljenu tako da je stavite na vrh pristigle pošte. Da biste brzo pristupili svim e-porukama vezanim uz posao, držite ih uredno.

Pametne e-adrese e-pošte impresionirat će vaše klijente

Da bi se tvrtkom učinkovito upravljalo, slanje e-pošte važan je dio procesa. Isprobajte ove brze hakere kako biste stvorili profesionalnu e-poštu i predstavili se na pametniji i bolji način potencijalnim i postojećim klijentima.

5 najboljih značajki Clozea za neometano upravljanje poslovanjem

Ako vaše poslovanje uključuje freelancere ili konzultante, razmislite o upotrebi Clozea kako biste poboljšali upravljanje.

Pročitajte Dalje

O autoru