Kako napisati profesionalnu e-poštu? 8 jednostavnih pravila po kojima treba živjeti

E-mailove šaljemo i primamo svaki dan. Ipak, radimo neugodne pogreške koje ne možemo sasvim "poništiti". Dakle, pisanje učinkovite e-pošte koja zadržava radnju vašeg čitatelja, a imajući na umu izazove našeg svijeta, može biti nezgodno.

Imajući to na umu, sastavili smo nekoliko osnovnih pravila koja morate znati prilikom slanja e-pošte ljudima. Slijedite ova jednostavna pravila za pisanje boljih e-poruka bez napora.

1. Ponovno razmotrite pozdrave i odjave

"Nadam se da imate sjajan tjedan!" nekad bio divan način za pokretanje e-pošte. Ne više! S obzirom na to koliko je život neizvjestan, ovo može proći neoprezno i ​​pretjerano odvojeno.

Isto vrijedi i za odjave poput "Pozdrav", "Najljepše želje" ili "Živjeli" - koje su i prije funkcionirale savršeno, ali ponekad mogu zvučati povučene iz stvarnosti.

Pa, zašto ne bi bilo jednostavno i istinski? Idite na odjave poput "Ostanite sigurni", "Pazite" ili "S poštovanjem". Što se tiče pozdrava, "Nadam se da je sve u redu" ili "Nadam se da ćete se vi i vaši najmiliji čuvati" mogu biti dobra polazna mjesta.

2. Uključite jasan redak predmeta

Ovo je pravilo e-pošte staro koliko i sama e-pošta. To je zato što ljudi često odlučuju hoće li otvoriti e-poštu na temelju teme.

Uz sav naš rad sada na mreži, presudna je potreba davanja prioriteta onome što je važno i zanemarivanju onoga što nije. Stoga, ako i dalje ostavljate redak predmeta praznim, velika je vjerojatnost da će vaša e-pošta biti zanemarena.

Idealna tema ima manje od 10 riječi. Odaberite onu koja se bavi vašom zabrinutošću i priopćava o čemu se radi u e-poruci. „Prijedlog za zrakoplovni projekt“, „Preodređeni sastanak“ ili „Brza pitanja o vašoj prezentaciji“ neki su od dobrih primjera iz predmeta iz kojih možete navesti.

3. Koristite profesionalni potpis

Imajte unaprijed zamišljeni blok potpisa koji koristite za odgovaranje na e-poštu na svim vašim osobnim uređajima. Trebao bi sadržavati vaše ime, naziv tvrtke i vaše podatke za kontakt.

To primatelju daje dobru ideju o tome tko ste i kako vas kontaktirati ako se ukaže potreba. Što se tiče fonta i veličine vašeg profesionalnog potpisa, pobrinite se da je isti kao i ostatak e-pošte.

Također, završi e-poštu s povjerenjem ali nemojte pretjerivati ​​s izrekama ili osobnim podacima.

4. Predstavite se ako se virtualno sastajete prvi put

Svi smo nailazili na situacije kada smo morali e-poštom poslati nekoga koga nismo upoznali. Dobivanje e-pošte od neznanca može biti neobično. I to je olako rečeno.

Stoga, odvojite minutu i predstavite se primatelju e-pošte. Kontekst je presudan, a prvi dojmovi i dalje su važni. Dakle, dodajte redak poput: „Bok! Ovo je Tracy iz tvrtke Multiseon Pvt. Ltd i šaljem e-poštu jer ste izrazili interes za kupnju naših elektroničkih proizvoda ”.

Ili, kad vas nekoga upoznate e-poštom, možete mu dodati i red s riječima kako je lijepo e-upoznati ga.

5. Napišite suosjećajne e-mailove

Ne možemo naglasiti važnost ovog. Život je težak. Prije svega, jako je neizvjesno.

Jesu li propustili rok? Nisu li se pojavili na zakazanom Google Meetu? Prije nego što pošaljete strogu e-poštu - zaustavite se i razmislite. Što ako postoji hitna medicinska pomoć?

Stoga budite suosjećajni i raspitajte se je li s njima sve u redu. E-mail poput „Nedostajali ste nam danas na sastanku. Samo provjera da vidim je li sve u redu. " mogu izgraditi odnose koji će biti test vremena.

6. Sažimanje / promjena veličine i imenovanje privitaka kad možete

O ovom pravilu e-pošte ne razgovaramo puno jer kad šaljemo velike privitke, automatski pretpostavljamo da naš primatelj ima dovoljno prostora. Za preuzimanje velikih datoteka potrebno je više vremena i u trenu mogu postati dosadne.

Stoga neka bude važno stisnuti ih ili im promijeniti veličinu. Ako odjednom dijelite previše datoteka, dobra je praksa dodati pristojnu napomenu koja govori čemu služe privitci.

Također, prije slanja dodajte privitke. Šaljete svoj životopis? Preimenujte datoteku u Tracy_Mackenzie_CV i započnite s desne noge.

7. Nemojte upotrebljavati e-poštu kao drugu aplikaciju za razmjenu trenutačnih poruka

Razlog zbog kojeg svi volimo razmjenu trenutnih poruka je taj što je to - trenutno.

No kad pomiješate to dvoje i e-poštu koristite kao zamjenu za razmjenu trenutnih poruka, riskirate da budete dosadni i neprofesionalni.

Stoga morate znati kada poslati e-poštu, a kada je slijediti s drugom. Nemojte pogriješite šaljući previše naknadnih e-poruka jer možda rade od kuće. Nemojte ni nekoga zvati tražeći da provjeri e-poštu.

Ako je hitno, upotrijebite drugi način komunikacije.

8. Upotrijebite humor za liječenje, ali štedljivo

Iako se u ovim izvanrednim vremenima mnogi koriste humorom za ublažavanje raspoloženja, problem korištenja humora u e-porukama je taj što se može vratiti.

Ako želite upotrijebiti humor u e-pošti, učinite to samo ako osobu dobro poznajete. Ne želite izaći kao nepoštovanje ili bezobrazluk ako je netko u ozbiljnoj situaciji. Osim toga, ono što zvuči smiješno, možda se ne smije pročitati.

Riječ mudrima: Ako sumnjate, najbolje je to izostaviti.

Postavite odgovore izvan ureda i poboljšajte ravnotežu između poslovnog i privatnog života

Dok ovih dana šaljete ljude e-poštom, trebali biste imati na umu i radno vrijeme. Kako se način života kod kuće stječe, granice između posla i našeg osobnog života postale su nejasne. Odgovori izvan ureda olakšavaju razumijevanje kada je netko dostupan za sastanak ili odgovara na e-poštu.

Pogledajte postavke klijenta e-pošte i konfigurirajte automatske odgovore kada ste odsutni ili niste za svojim stolom. Na primjer, Gmail ga naziva Odzivnikom za odmore, dok Microsoft Outlook koristi Odgovore izvan ureda.

Nadamo se da će vam ova zlatna pravila pisanja učinkovite e-pošte i pravih navika e-pošte pomoći uštedjeti vrijeme i stvoriti prave odgovore.

Izbjegavajte ovih 6 pogrešaka za bolju komunikaciju e-poštom i tekstom

Poboljšajte svoje komunikacijske vještine izbjegavanjem pogrešaka poput korištenja previše emojija ili upisivanja velikih slova.

Pročitajte Dalje

O autoru