Produktivnost 101: Kako se koristi metoda Getting Things Done (GTD)

Smatrate li da u glavi obrađujete više zadataka i projekata, ali ih zapravo ne dovršavate? Kad puno razmišljate o zadacima, projektima i ciljevima, za vaš um postaje izazov usredotočiti se na produktivnost.

Kroz sustavno upravljanje zadacima, Getting Things Done (GTD) pomaže vam smanjiti mentalni stres. Saznajte više o GTD metodi, procesima i kako se organizirati za učinkovito izvršavanje zadataka.

Što je metoda rješavanja stvari (GTD)?

Pet koraka, naime Snimanje, pojašnjenje, organiziranje, pregled i angažiranje, čine GTD sustav koji profesionalce ili slobodnjake čini produktivnijima na poslu ili kod kuće.

Trebat ćete uložiti nekoliko produktivnih sati u postavljanje GTD metode i njenih alata. Međutim, tako malo ulaganje energije i vremena će vam se isplatiti do kraja života ako ga neprestano vježbate.

Kako implementirate GTD sustav za svaki profesionalni ili osobni zadatak, vidjet ćete sljedeće prednosti:

1. Uštedjet ćete više vremena i moći ćete postići pravu ravnotežu između osobnog i profesionalnog života.
instagram viewer
2. Kroz upravljanje zadacima postat ćete učinkovitiji i produktivniji. Tako ćete se u konačnici osloboditi mentalnog stresa.
3. Možete izbjeći nanošenje štete projektu usredotočujući se na značajnije zadatke.
4. Postajete kreativniji jer vaš um ne mora obrađivati ​​nepotrebne podatke.

Kada biste trebali usvojiti GTD metodu

GTD sustav možete praktički primijeniti za obavljanje bilo kakvih profesionalnih ili osobnih dužnosti. Slobodnjaci i profesionalci koji se brinu za mnoge zadatke trebali bi vježbati GTD kako bi ostali produktivni. Stvarni scenariji koji najbolje odgovaraju GTD sustavu su:

1. Strahujete da biste mogli zaboraviti male, ali ključne zadatke bilo kojeg projekta.
2. Niste sigurni u praćenje svih stvari.
3. Izvodite više uloga u svom profesionalnom i osobnom životu.
4. Često se zateknete u pokretanju raznih projekata, ali ih ne možete dovršiti na vrijeme.
5. Nikad niste isprobali pristup Getting Things Done za upravljanje zadacima.

Kako funkcionira GTD metoda

Prvi korak: Hvatanje

David Allen, programer GTD metode, naglašava hvatanje zadataka i ideja pisanim ili digitalnim pohranjivanjem kako bi um ostao bez stresa.

Stoga morate odmah spremiti događaje, ideje, sastanke, zadatke, zadatke, podzadaće, reference projekata itd. U svoju pristiglu poštu. Ova pristigla pošta može biti sustav arhiviranja na bazi papira ili aplikacije kao što su Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote itd.

Pristigla pošta je vizualni prikaz elemenata o kojima morate redovito brinuti na poslu ili kod kuće. To je prvi korak ka osobnom tijeku upravljanja vremenom temeljenom na GTD-u. Ovaj korak zahtijeva puno energije i vremena jer trebate proći opsežne misaone procese kako biste na jedno mjesto uhvatili sve zadatke i ideje.

Pomoću toga možete učinkovito snimiti sve zadatke u svoju pristiglu poštu GTD-a Aplikacije za upravljanje vremenom temeljene na GTD-u poput Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp itd.

Drugi korak: pojasniti

Nakon što ste ideje i zadatke naselili u pristiglu poštu GTD-a, ove pretrpane elemente morate pretvoriti u korake koji se mogu primijeniti. Slijedite dolje navedeni kontrolni popis za sve stavke u vašoj pristigloj pošti:

1. Izvršite zadatak odmah ako vam treba manje od dvije minute.
2. Ako projekt dopušta, potražite mogućnosti za delegiranje zadataka.
3. Stavite referentne stavke poput dokumenata, datoteka, podataka za kontakt itd. U odjeljak za komentare određenog zadatka.
4. Ako trebate dovršiti zadatak u budućnosti, odredite datum dospijeća.
5. Izbrišite sve elemente koji su nebitni u osobnom ili profesionalnom kontekstu.

Povezano: Vodič za početnike za korištenje Asane za praćenje bilo kojeg projekta

Treći korak: Organizirajte

Da biste organizirali svoje zadatke, morate ih navesti na privremenom popisu obveza za daljnju obradu na temelju sljedećih stavki:

1. Kalendar: U kalendar morate unijeti sastanke. Možete početi koristiti aplikacije kalendara jer su one učinkovitije od kalendara na papiru.
2. Sljedeće radnje: Zadaci koji nisu prikladni za bilo koji projekt trebali bi biti na popisu Sljedeće radnje. Možete imati različite popise specifične za kontekst poput kućanskih poslova, osobnih poslova, posla, telefonskih poziva itd.
3. Projekti: Trebate organizirati projekte na zasebnom popisu na temelju konteksta. Dodijelite određene rokove za svaki zadatak projekta i svakodnevno pregledavajte popis projekata.
4. Čekati: Ako neke projektne zadatke delegirate drugima, trebali biste voditi popis podsjetnika za te zadatke.

Popisi obveza i aplikacije za bilježenje poput TickTicka, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote itd. Pomažu vam u organiziranju i pregledavanju vaših popisa obveza.

Četvrti korak: angažirajte se

Sustavno izvodite što dalje u koraku Engage koristeći sljedeća četiri kriterija:

1. Kontekst: Imat ćete različite zadatke povezane s poslom, životom i hobijima. To su poznati kao konteksti. Za svaki od ovih konteksta morate stvoriti zasebne popise obveza.
2. Dostupno vrijeme: Ako imate 15-ak minuta vožnje automobilom do odredišta, vjerojatno možete svratiti u trgovinu i kupiti predmete koje ste naveli na popisu za kupnju.
3. Dostupna energija: Zakažite složene zadatke za vrijeme kada ste energičniji. Ostavite jednostavne zadatke za sate s niskom razinom energije.
4. Prioritet: Također možete odrediti što učiniti sljedeće, ovisno o prioritetu zadataka na popisu obveza.

Alati za upravljanje zadacima koji slijede GTD metodu omogućit će vam dodavanje prilagođenih prikaza zadataka s filtrima. Ti filtri mogu biti prioritet, datum dospijeća, primatelj, ključne riječi, datum izrade itd. Takve aplikacije također automatiziraju GTD metodu kroz prikaze poput današnjeg, nadolazećeg, sljedećeg, konteksta putem naljepnice itd.

Povezano: Najbolje značajke nTaska za besprijekorno upravljanje projektima

Peti korak: Pregled

Pregled GTD elemenata poput unosa u kalendar i popisa obveza održava vaš GTD sustav ažurnim. U GTD metodi možete vježbati tjedne preglede za najbolji ishod. Korak pregleda omogućuje vam da precizirate svoje tijekove upravljanja vremenom i identificirate sljedeće korake.

Alati za upravljanje zadacima koje možda koristite za Dovršavanje stvari automatizira korak pregleda. Aplikacije poput Infinity, Trello, Asana, Todoist itd. Dolaze s ugrađenim predlošcima za recenzije GTD-a. Ovi predlošci pružaju sve kontrolne točke koje morate proći za uspješan tjedni pregled vašeg GTD tijeka rada za bilo koji projekt ili zadatak.

Aplikacije također omogućuju prilagođavanje ovih predložaka recenzija u skladu s vašim potrebama projekta. Na primjer, možete stvoriti dvomjesečni pregled, a ne tjedni pregled. Možete stvoriti komentare na zadatke ili pod-zadatke kako biste odredili svoje tjedne refleksije i fokus na sljedeći tjedan.

Postanite produktivniji sa sustavom Getting Things Done

GTD metoda dijeli cjelokupni postupak upravljanja zadacima u pet jednostavnih koraka: Snimanje, Pojašnjenje, Organiziranje, Pregled i Angažiranje. GTD sustav i alati za rješavanje stvari pomažu vam da više koristite mozak pri izvršavanju zadatka nego neproduktivne misli.

Da biste postigli optimalnu produktivnost, znajte odabrati najbolju aplikaciju za upravljanje zadacima dok redovito usvajate GTD metodu.

Internetski vodič za upravljanje zadacima: 10 savjeta za odabir prave aplikacije

Ako želite odabrati aplikaciju za upravljanje zadacima za učinkovitije upravljanje projektima, evo nekoliko stvari koje biste trebali uzeti u obzir!

Pročitajte Dalje

O autoru