Internetski vodič za upravljanje zadacima: 10 savjeta za odabir prave aplikacije

Tijekom nove normale, broj mrežnih i izvanmrežnih aplikacija za upravljanje projektima višestruko se povećao. Danas postoje stotine aplikacija koje vam mogu pomoći da učinkovito upravljate poslovnim projektom dok upravljate timom suradnika.

Ako ste zainteresirani za kupnju softvera za upravljanje zadacima, trebali biste saznati je li aplikacija dovoljno fleksibilna i skalabilna da zadovolji vaše ciljeve. Pročitajte kako biste saznali kako odabrati pravi mrežni upravitelj zadataka.

Što je mrežni softver za upravljanje zadacima?

Poslovni projekt uključuje više ovisnih ili neovisnih zadataka. Svaki član tima odgovoran je za jedan ili više zadataka. Više zadataka uključuje mnoge datume početka i završetka, vremenski proračun, proračun troškova, raspodjelu resursa, podsjetnike, izvještaje, dokumente itd.

Kada sofisticirani računalni softver upravlja svim tim aspektima projekta, poznat je kao softver za upravljanje zadacima. Početak pandemije uvjerio je tisuće tvrtki da prihvate rad na daljinu. Kao rezultat toga, aplikacije za upravljanje zadacima sada su na mreži i hostirane su na oblačnim poslužiteljima.

Povezano: Prednosti i nedostaci korištenja programa Microsoft Excel kao alata za upravljanje projektima

Standardne značajke internetskih aplikacija za upravljanje zadacima

Kako se povećava potražnja za mrežnim aplikacijama za praćenje zadataka, mnoge IT usluge i tvrtke za razvoj softvera nude svestrane aplikacije za upravljanje projektima. Međutim, većina ovih aplikacija dolazi sa skupom standardnih značajki bitnih za osnovno upravljanje projektima. Te su značajke sljedeće:

1. Razradite preglednik popisa zadataka

Većina internetskih aplikacija za upravljanje zadacima uključuje zaslon za prikaz zadataka. Ovdje možete vidjeti sve zadatke i podzadate bilo kojih tekućih ili gotovih projekata.

2. Odbor Kanban

Napredna internetska aplikacija za upravljanje zadacima uključivat će Kanban ploču za implementaciju Kanban za učinkovito upravljanje projektima na individualnoj ili organizacijskoj razini. Aplikacije digitalno vizualiziraju Kanban ploče koje prikazuju stupce za U tijeku, U nastajanju, i Dovršeno statusi zadataka i kartice kao stvarni zadaci.

3. Ganttov dijagram

Ganttov grafikon glavna je značajka upravljanja projektima bilo koje mrežne aplikacije za praćenje zadataka. Ganttove grafikone ilustriraju napredak projekta kroz metodu slaganja vodoravnih trakasti grafikona. Također može vizualizirati ovisnosti o zadacima, utrošeno vrijeme i trenutni status zadataka.

4. Obavijest aplikacije e-poštom ili porukama

Aplikacije za mrežno upravljanje projektima također naglašavaju da su svi u tijeku nudeći ažuriranja statusa projekata i aktivnosti u stvarnom vremenu. Kad god aplikacija otkrije bilo kakve promjene na popisu zadataka, odmah obavještava dodijeljeni resurs i vlasnika projekta.

5. Praćenje vremena

Aplikacije za mrežno upravljanje zadacima dolaze s automatskim programom za mjerenje vremena za praćenje sati produktivnosti, iskorištavanja resursa, proračuna projekata, sati naplate itd. Vlasnici projekata mogu donositi odluke u stvarnom vremenu gledajući izvedbu vremena u korištenju vremena.

Povezano: Najbolje alternative aplikacije za praćenje vremena Toggl

Većina mrežnih aplikacija za upravljanje zadacima dolazi s mogućnostima označavanja i filtriranja zadataka. Vlasnik projekta može postaviti određene oznake, poput prioritetnog posla, odgovornog odjela, specifičnih vještina, roka isporuke, faze razvoja itd. Članovi tima mogu lako filtrirati zadatke na temelju tih oznaka kako bi pronašli ispravan zadatak.

7. Komunikacija tima ili klijenta

Standardne mrežne aplikacije za upravljanje zadacima počele su nuditi odjeljak za unutarnju i vanjsku komunikaciju. Te aplikacije uključuju module poput video konferencija, glasovnih poziva i razmjene tekstnih poruka.

8. Generiranje izvješća, pohrana datoteka i dijeljenje

Aplikacije za upravljanje zadacima nude i mogućnosti izrade izvješća kako bi se vizualizirala izvedba projekta, proračun resursa, nedovoljno uspješni resursi, problemi sa zadacima, uska grla na projektu itd.

Izvješća također možete izvesti u obliku proračunskih tablica ili PDF-a i poslati ih timu ili klijentu e-poštom. Te aplikacije također omogućavaju suradnicima na projektu pohranu i sigurno dijeljenje kritičnih datoteka povezanih s projektom.

Povezano: Najbolje značajke nTaska za besprijekorno upravljanje projektima

Savjeti za odabir najbolje aplikacije za upravljanje zadacima

Softver za upravljanje zadacima može poboljšati ukupnu produktivnost i godišnji prihod za tvrtke bilo koje veličine. Međutim, slobodnjaci, individualni poduzetnici i mala poduzeća trebaju odabrati najbolju aplikaciju za upravljanje zadacima koja pojednostavljuje zadatak i ne dodaje dodatno opterećenje.

Osim gore navedenih standardnih značajki, morat ćete potražiti i značajke s dodanom vrijednosti. Evo glavnih savjeta koji će vam pomoći u kupnji savršene mrežne aplikacije za upravljanje zadacima:

Na razini tima ili projekta može doći do sukoba interesa između suradnika. Aplikacija bi trebala omogućiti središnju kontrolu za vlasnika projekta i lokalnu kontrolu za vršnjake. Administrator projekta trebao bi imati moć personalizacije pristupa alatu, ovisno o kapacitetu suradnika.

2. Kontrola privatnosti i povjerljivosti

U većini projekata slobodne suradnje ili na razini poduzeća izazov je držati povjerljive osobne podatke i intelektualno vlasništvo. Trebali biste potražiti softver za upravljanje zadacima koji rješava probleme privatnosti podataka.

3. Sigurnost platforme u oblaku

Najbolja aplikacija za upravljanje zadacima trebala bi šifrirati sve odlazne i dolazne podatke prema najnovijim sigurnosnim protokolima internetske komunikacije. Šifriranje bi također trebalo funkcionirati kada aplikacija miruje. Morate potražiti sigurnosne značajke poput:

• Sustav za upravljanje identitetom i pristupom (IAM).
• Aplikacija je usklađena s GDPR-om, DSGVO-om i SOC2.
• Napredno standardno šifriranje (AES) 256-bitno SSL šifriranje.

4. Dodjela zadatka i obavijest

Učinkovit mrežni alat za praćenje zadataka trebao bi omogućiti članovima tima da dodijele zadatke svojoj skupini sa središnjeg popisa zadataka. Uz to, značajke poput voditelja projekta koji dodijeli zadatak određenom resursu, ovisno o skupu vještina, dodat će vrijednost alatu.

Kada vlasnik projekta dodijeli zadatke ili kada resurs zahtijeva zadatke, trebao bi obavijestiti odgovorne osobe.

5. Sinkronizirajte s osobnim kalendarom

Kako se trend udaljenog rada povećava, toplo se preporučuje da se vaša internetska aplikacija za praćenje zadataka sinkronizira s vašim osobnim kalendarom. Ako na jednom zaslonu možete vidjeti sve osobne i profesionalne svakodnevne zadatke, bit ćete učinkovitiji u isporuci visoke produktivnosti.

6. Integracija nezavisnih aplikacija

Najbolja aplikacija za upravljanje zadacima trebala bi omogućiti integraciju bez napora s drugim aplikacijama poput grafike dizajniranje, proračunska tablica, program za obradu teksta, klijent e-pošte, razmjena poruka, video konferencije, digitalno tabla itd. Integracija s profesionalnim aplikacijama omogućuje vam pronalaženje svih resursa povezanih s projektima na jednom mjestu.

7. Kompatibilnost s više uređaja

Potražite mrežni tragač zadataka koji vam omogućuje prijavu s bilo kojeg uređaja kao što su Windows, MacOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS itd. Dobit ćete veću vrijednost za novac ako vam aplikacija omogućuje uštedu napretka na jednom uređaju i nesmetano započinjanje rada s drugog uređaja.

8. Analitika utemeljena na AI

Neke aplikacije za upravljanje zadacima također imaju ugrađeni AI koji generira analitiku na visokoj razini o prošlim projektima. Uzimajući uvide iz takvih izvješća, možete učinkovitije planirati buduće projekte uz manji proračun.

9. Pristup korisničkoj podršci

Većina aplikacija danas nudi korisničku podršku putem chata, e-pošte i telefona. Kada kupujete internetsku aplikaciju za praćenje zadataka, saznajte pruža li programer odgovarajuće opće usluge i usluge tehničke podrške.

10. Struktura cijena

Potražite internetsku aplikaciju za upravljanje zadacima koja nudi fleksibilnu strukturu cijena. Nabavite početni proračunski plan kad ste početnički tim i povećavajte se kako se vaši projekti i resursi povećavaju.

Je li mrežna aplikacija za upravljanje zadacima prava za vas?

Potraga za najboljom mrežnom aplikacijom za upravljanje zadacima mogla bi potrošiti puno vaših sati produktivnosti. Možete slijediti gornje savjete kako biste dobili savršen softver za upravljanje zadacima za svoje poslovanje i izbjegli gubitak dragocjenog vremena.

ClickUp vs. Asana: Što je bolje za upravljanje projektima?

Postoji puno opcija za softver za upravljanje projektima, evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da odaberete između Asane i ClickUpa.

Pročitajte Dalje

O autoru