Koristite ove nove značajke Google kalendara za optimizaciju vašeg radnog vremena na daljinu

Dok radite na daljinu, upravljanje neprekidnim poslovima jede vam vrijeme i energiju. Za rješavanje ovog problema upravljanja vremenom na mreži je dostupno mnoštvo korisnih alata. Ali Google kalendar jedan je od najpopularnijih alata za optimizaciju vašeg vremena i uklanjanje gubitka vremena.

Stoga će vas ovaj članak upoznati s nekim sjajnim značajkama, trikovima i proširenjima pomoću kojih možete maksimalno iskoristiti svoje udaljeno radno vrijeme uz Google kalendar.

Nove značajke Google kalendara

Google kontinuirano ažurira Google Workspace (nekada G Suite) i dodaje nove značajke svojim aplikacijama, uključujući Kalendar. Razgovarajmo o nekim od ovih značajki i njihovim prednostima.

1. Zakažite kalendarske događaje iz chata

Kada razmjenjujete poruke s kolegama ili klijentima u Google Chatu, možete izravno zakazati događaje iz Google kalendara bez napuštanja Chata. Ova praktična značajka štedi tonu vremena i gnjavažu s povremenom promjenom kartica.

Dostupan je svim Googleovim korisnicima, bez obzira na njihov plan radnog prostora. Na traci za sastavljanje chata nalazi se znak

kalendar ikona. Klikom na njega otvorit će se Kalendar na bočnoj ploči (na radnoj površini) s događajem. Prema zadanim postavkama dodat će sve članove chata kao polaznike, ali uvijek možete unijeti promjene.

2. Unaprijed zakažite sobe za sastanke Google Meet

Ova značajka omogućuje vam da unaprijed postavite Google Meet Breakout Rooms putem Google kalendara. Unaprijed zakazanim Breakout sobama možete maksimizirati vrijeme sastanka i izbjeći gnjavažu oko stvaranja soba tijekom poziva.

Opcija postavljanja soba za sastanke Meet dostupna je svim korisnicima, osim Workspace Business Starters, Education Fundamentals i G Suite Basic Users. Ovaj članak o zakazivanju soba za sastanke Google Meet vodit će vas kako to učiniti.

3. Podijelite svoju dostupnost jednostavno i precizno

Daljinski rad omogućuje vam podešavanje radnog vremena. No, obavještavanje kolega o vašoj promjenjivoj dostupnosti postaje izazov.

Sada svojim suradnicima možete priopćiti svoju dostupnost pomoću dvije nove opcije u Google kalendaru: ponavljanjem unosa izvan ureda i dijeljenjem radnog vremena u više segmenata dnevno. Iako omogućujete unose izvan ureda, možete odabrati želite li odbiti sve sastanke ili samo nove dodane.

4. Pogledajte prijedloge za Google Chat na temelju događaja iz Google kalendara

Kada imate zakazan sastanak u Google kalendaru, Chat će prikazati prečac za prijedlog za chat na vrhu čavrljanja odjeljak. Ovaj će se prečac pojaviti 10 minuta prije događaja i ostat će tamo 10 minuta nakon događaja / sastanka.

Zahvaljujući ovoj značajci možete bez muke dijeliti datoteke i daljnje dokumente. Ažuriranje sudionika o bilo kakvim promjenama vremena ili dnevnog reda također je postalo lakše s ovom značajkom. Svi, osim korisnika s osobnim računima, mogu koristiti ovu značajku.

5. Zajedno pregledavajte osobni i poslovni kalendar (Android 11 i novije verzije)

Ova je bila možda najpotrebnija značajka Google kalendara. Umjesto da se prebacujete između osobnog i radnog kalendara, oba kalendara pregledavate zajedno.

Ako osobni kalendar niste podijelili s radnim računom, administrator ili kolege neće vidjeti vaše osobne angažmane. Iako svi Googleovi korisnici mogu imati koristi od ove značajke, dostupna je samo na uređajima s Androidom 11 i novijim.

Bilješka: I administrator i korisnici trebali bi uključiti ovu značajku prije nego što bilo koji korisnik može koristiti ovu značajku.

6. Primite obavijest kad se netko pretplati na vaš kalendar

Pretplatom na zajednički kalendar vašeg kolege možete biti u toku s promjenama koje unose u svoj kalendar.

S ciljem osiguravanja transparentnosti, Google je najavio da ćete sada dobiti e-poštu ako se bilo koji od vaših kolega pretplati na vaš kalendar. Ova je značajka dostupna svim korisnicima.

7. Podrška za više krajnjih točaka razmjene na Google kalendaru

Uvođenjem Kalendar Intertop značajku, možete sinkronizirati svoj Google Work Calendar s više krajnjih točaka Microsoft Exchangea i pregledavati međusobnu dostupnost. Značajka radi za Exchange na lokalnom i Exchange mrežne poslužitelje.

Svi korisnici s obje strane moći će međusobno pregledavati kalendare, ali svejedno možete sakriti bilo koji događaj označivši ga kao nevidljiv.

Ova je značajka dostupna svim Googleovim korisnicima, osim za Workspace Essentials, G-Suite neprofitne organizacije i Enterprise Essentials.

Povezano: Alati za sinkronizaciju programa Microsoft Outlook s Google kalendarom

Ostale korisne značajke u Google kalendaru

Osim novih značajki koje smo gore naveli, Google Kalendar ima i zbirku drugih značajki koje mogu olakšati rad na daljinu. Evo pregleda više značajki Google kalendara koje biste trebali iskoristiti kada radite od kuće.

1. Zakažite Zoom sastanke izravno s Google kalendara

Proširenje preglednika Zoom Scheduler, koje je razvio sam Zoom, omogućuje vam da unaprijed zakažete sastanke Zoom izravno iz Google kalendara.

Prilikom postavljanja novog događaja u Google kalendaru vidjet ćete opciju za unaprijed postavljanje Zoom sastanka, baš poput poziva Google Meet. Zoom će prikupiti sve podatke s kalendarskog događaja i dati vam vezu za sastanak. To je jednostavna značajka, ali istinska ušteda vremena.

Preuzimanje datoteka: Planer zumiranja za Krom | Outlook | Firefox (Besplatno)

2. Pošaljite dnevni red e-poštom sebi

Bez obzira jeste li raštrkani mozak ili ste izuzetno organizirana osoba, voljeli biste dobiti jutarnju e-poštu s dnevnim redom. Srećom, Google vam daje mogućnost da to učinite. Uključivanjem ove opcije u Google kalendaru dobit ćete raspored svog dana u pristiglu poštu svaki dan u 5:00 ujutro.

3. Koristite značajku Pronađi vrijeme za zakazivanje sastanaka

Kada vaš tim radi na daljinu, pronalaženje termina za sastanke postaje nezgodno. Pomoću ove pametne značajke Google će provjeriti kalendare polaznika i pokazati vam dostupne termine. Stoga možete brzo dogovoriti sastanke bez brige o dostupnosti sudionika.

4. Napravite kalendarske događaje putem e-pošte

Dobili ste e-poštu s pojedinostima događaja? Dodajte ga izravno u Google kalendar klikom na ikonu s tri točke iznad e-pošte i uštedite svoje vrijeme.

5. Upotrijebite Toggl za praćenje kalendarskog vremena

Radeći na daljinu, bitno je pratiti koliko ste vremena stvarno proveli prisustvujući sastancima ili sastancima, posebno ako ste plaćeni po satu. U tom slučaju možete koristiti Toggl za praćenje ukupnog vremena provedenog na događajima Google kalendara.

Preuzimanje datoteka: Uključiti za Krom | Firefox (Besplatno, pretplata dostupna)

Koristite ove značajke za pametan rad

Bez obzira radite li daljinski ili u kući, Goggle Calendar izvrstan je alat za suradnju sa svojim timom. Te su nove značajke dodatno olakšale daljinski rad, omogućujući vam da ostanete na zadacima i pratite.

Iako svi gore spomenuti trikovi i proširenja mogu povećati vašu produktivnost, vrijeme ne možete iskoristiti sve dok ne naučite koristiti tipkovne prečace za Google kalendar.

Google kalendar: svaki tipkovni prečac koji vam treba

Upravljajte svojim Google kalendarom kao profesionalac s ovim besplatnim PDF varalicama koje se mogu preuzeti.

Pročitajte Dalje

O autoru