Kako pripremiti popise obveza pomoću Eisenhowerove matrice

Možete poboljšati svoju produktivnost pravilnim raspoređivanjem zadataka i smanjenjem ometanja. Ali kako odrediti prioritete zadataka? Stavljanje svega na popis obveza osigurava da prvo obavljate najvažnije zadatke, a zatim sekundarne.

Nakon što napravite popis svih svojih zadataka, provedite neko vrijeme organizirajući ih i određujući im prioritete kako biste bili sigurni da radite prave stvari u pravo vrijeme. U ovom ćete članku naučiti kako odrediti prioritete za svoje zadatke ovisno o količini pažnje koja im je potrebna i kako možete koristiti Eisenhower princip za njihovo pravilno izvršavanje.

Različite vrste pažnje

Prije davanja zadataka prioritetu, shvatimo različite vrste pažnje koje svaki zadatak treba.

1. Proaktivna pažnja: To je vrsta pažnje koju treba usmjeriti i održati da biste dovršili najteže ili najsloženije zadatke. Pisanje diplomskog rada, slanje e-pošte s prijedlozima projekata, rješavanje akademskog problema, izrada youtube videozapisa zadaci su kojima je potrebno najviše usredotočiti. Da biste obavili ove zadatke, morate obratiti proaktivnu pozornost.

2. Aktivna pažnja: Aktivna pažnja odnosi se na pažljivu pažnju potrebnu za rješavanje svakodnevnih ponavljanih zadataka umjerene razine. Većina manjih svakodnevnih aktivnosti, poput zakazivanja sastanaka na google kalendaru, slanja e-pošte na čekanju, slanja važnih dokumenata kolegama, zahtijeva aktivnu pažnju. Iako nešto ne izrađujete proaktivno, ipak trebate malo pažnje kako biste to učinili.

3. Neaktivna pažnja: Za relativno lagane zadatke koje možete automatizirati potrebna je minimalna pažnja. Čišćenje neželjene pošte, otkazivanje skica e-pošte, slanje pozivnica za događaje na popis vašeg kolege, sve ove aktivnosti zahtijevaju jedan klik. Za takav zadatak ne trebate odgovarajuću aktivnu pažnju.

Određivanje prioriteta zadataka prema razini pozornosti

Davanje prioriteta svojim zadacima prema razini pažnje koja im je potrebna izvrstan je način da nabrojite svoje svakodnevne aktivnosti.

Svi oni zadaci koji zahtijevaju proaktivnu pažnju sigurno su od velike važnosti za vas. Vrijedno je potrošiti više vremena na ove zadatke, pa bi oni trebali započeti svoj dan. Također, pokušajte tim aktivnostima dodijeliti najviše fokusiranih i svježih sati vašeg dana. Zgrabljenje šalice kave i bacanje slušalica može vam pomoći da ostanete proaktivni.

Zadaci koji zahtijevaju neaktivnu pažnju nalaze se između proaktivnih i neaktivnih aktivnosti. Možete dodijeliti te sate tijekom dana kada niste ni proaktivni ni neaktivni. Ako morate nazvati svog prijatelja, jutro možda nije pravo vrijeme za to. Dakle, ne gubite svoje aktivne sate na takve aktivnosti.

Možete rasporediti zadatke koji zahtijevaju samo vašu neaktivnu pažnju prema onim satima u danu kada uđete u lijenu zonu. Ovo je savršeno vrijeme da ih brzo provjerite s popisa obaveza. Na taj ćete način iskoristiti svoje lijene sate radeći nešto produktivno kako dan odmiče.

Primijenimo gornje koncepte na prioritizirajte svoje popise obveza u todoistu. Za to pogledajte popis od 6 zadataka koje morate obaviti tijekom dana.

Gore navedeni popis zadataka, pisanje scenarija i snimanje YouTube videozapisa zahtijeva većinu vaše pažnje. Dakle, kliknite oba ova zadatka i postavite prioritet na jedan.

1. Kliknite na tri točkice ispred svakog zadatka.

2. Postavi prioritet do crvene zastave.

Vidjet ćete da će se svi zadaci s prioritetom jedan pomaknuti iznad svih ostalih zadataka.

Dok se sastajete sa šefom i zovete prijatelja, ne morate biti proaktivni. Međutim, ne možete raditi oboje kad ste lijeni i letargični. Dakle, postavite ove zadatke kao svoj drugi prioritet odabirom narančaste zastavice iz postavki prioriteta.

Slanje pozivnica e-poštom kolegama i prijenos podataka u MS-Excel dva su zadatka koja zahtijevaju vašu neaktivnu pažnju. Dakle, postavite ih na svoje prioritetno stablo odabirom plave zastavice iz postavki prioriteta.

Na ovaj način možete zadati prioritete zadacima na popisu obveza odlučujući što će biti proaktivno, neaktivno i aktivno. Samo davanje odgovarajuće pažnje koja odgovara svakom zadatku zahtijeva da ispunite svoje ciljeve učinkovitosti.

Nakon što odredite prioritete za svoje svakodnevne zadatke i razumijete pažnju koja im je potrebna, vrijeme je da ih uklopite u stvarni radni dan. Eisenhowerova metoda je dobro poznata metoda koja uči kako se nositi s različitim vrstama rutinskih zadataka.

Povezano: Najbolje obveze za fokusiranje na zadatke

Stavljanje zadataka u svoj dnevni raspored pomoću Eisenhowerove matrice

Prema Eisenhoweru, sve zadatke možete podijeliti u četiri različite kategorije ovisno o tome koliko su važni i hitni. Zatim to ili učinite odmah, delegirate, odgodite ili potpuno odbacite.

Razmotrimo ukratko svaku od ovih kategorija:

1. Učini to: Odnosi se na izvršavanje zadatka koji ne možete izbjeći. Znajući njegovu važnost i vremensku osjetljivost, odmah je dovršite.
2. Delegirajte ga: Zadatak predate nekom drugom, a on se o njemu brine.
3. Odgoditi: Međutim, želite to učiniti sami kasnije tijekom dana. To su zadaci koje možete ostaviti po strani i u skladu s njima rasporediti.
4. Baci ga: Odnosi se na bacanje zadataka koji ne vrijede vašeg vremena, a ti zadaci nisu ništa drugo do ometanje.

Evo kako se Eisenhowerova metoda primjenjuje na zadatke u todoistu.

Snimanje YouTube videa prvi je zadatak, pa biste trebali učini to prvo jer vam je to prioritet. Vaš sljedeći prioritet je pisanje skripte, nešto što možete delegat svom piscu. Slično tome, možete prenijeti zadatak prijenosa podataka u Excel.

Sastanak sa šefom i pozivanje prijatelja mogu se odgoditi, pa odgoditi ova dva zadatka. I na kraju, ako vam nedostaje vremena, možete istovariti slanje pozivnica putem e-pošte i učinite to kasnije

Ovo je najjednostavniji i najučinkovitiji način pravilnog upravljanja radnom rutinom. Inače ćete možda biti vrlo zauzeti izvršavanjem zadataka u pogrešno vrijeme, a da niste učinkoviti, osim ako ste produktivni.

Povezano: Todoist Shortcuts Cheat Sheet za upravljanje zadacima

Iskoristite više sa svojih popisa obveza

Bez obzira jeste li jutarnja osoba ili noćna sova, filtrirajte svoje najučinkovitije sate i rasporedite ih za obavljanje zadataka koji zahtijevaju proaktivnu pažnju. Vaš bi prioritet trebao biti ne dopustiti da vam neaktivni i aktivni zadaci odvlače pažnju s onih proaktivnih.

Počnite koristiti aplikacije za produktivnost koje vam pomažu da postignete bolji učinak pod pritiskom i ostanete disciplinirani.

Kako izvoditi pod pritiskom: 8 aplikacija za produktivnost koje pomažu

Vrijeme i pritisak mogu vas učiniti produktivnijima. Dodajte ove korisne aplikacije za produktivnost u svoj tijek posla za pozitivne rezultate!

Pročitajte Dalje

O autoru