Kako stvoriti Excel proračunske tablice profesionalnog izgleda

Microsoft Excel izvrstan je program za proračunske tablice opće namjene. S obzirom na to kako je jednostavna za uporabu, do pogrešaka će se sigurno doći tijekom stvaranja složenijih proračunskih tablica.

Neke od najčešćih pogrešaka uključuju složene relacije, skrivene podatke, nerazumljive izračune ili obične pogreške. Da biste stvorili i održavali dosljedno dobre Microsoft Excel datoteke, uvijek morate imati na umu nekoliko stvari.

Kako pripremiti dobru proračunsku tablicu?

Prvo što morate učiniti je odabrati organizacijski standard prije nego što počnete razvijati svoju proračunsku tablicu. Ako radite u profesionalnom okruženju, ovaj će organizacijski standard postaviti pozornicu za sve korisnike koji će koristiti / raditi na vašoj proračunskoj tablici.

Zajednički standard poboljšava vašu komunikaciju s timom i uštedjet će na vremenu za razvoj.

Ipak, presudno je stvoriti proračunsku tablicu s obzirom na budućnost. Morate biti spremni jer ćete zasigurno naići na slučajeve kojih niste bili svjesni kad ste započeli s postavljanjem proračunske tablice.

Imajući na umu buduće promjene, svoj radni list možete učiniti trajnijim. To zauzvrat znači da gubite manje vremena na izradu zamjenskog radnog lista.

Povezano: Kako raditi s karticama radnog lista u programu Microsoft Excel

Iskoristite više radnih listova

Možda ćete se iznenaditi kad znate koliko profesionalaca čini ovu pogrešku! Microsoft Excel nudi više radnih listova i važno je naučiti kako ih koristiti. Trebali biste započeti stavljanjem različitih vrsta podataka na različite radne listove.

Na primjer, za osnovne informacije možete koristiti prvih nekoliko radnih listova; sljedeći se radni listovi mogu koristiti za izračune, dok se posljednji list često koristi za rezultate i grafikone.

Naravno, ovo također varira ovisno o vrsti posla koji radite i onome što vam je najudobnije. Imajte na umu da posjedovanje više tablica po radnom listu može uzrokovati puno problema kada ih pokušate razvrstati, umetnuti ili formatirati ćelije.

Kada radite s timom, ako imate više radnih listova posvećenih različitim dijelovima rada, svima će biti lakše razumjeti što se događa.

Organiziranje protoka informacija

Informacije bi trebale teći od gornjeg lijevog do donjeg desnog dijela, a vi biste trebali organizirati svoje radne listove kako bi slijedili ovu strukturu. Vaša vremenska crta trebala bi biti dosljedna na svim vašim radnim listovima, jer će to svima olakšati razumijevanje rada proračunske tablice.

Kada upravljate protokom informacija, izbjegavajte unakrsne uzorke jer oni obično odvlače pažnju čitatelja. U tom smislu, trebali biste izbjegavati bilo kakve kružne reference.

Označavanje stupaca i redaka

Iako vam jednostavna proračunska tablica bez ikakvih naljepnica možda neće biti zbunjujuća (kao kreator radnog lista), drugim bi korisnicima to moglo biti prilično problematično.

Zbog toga je važno da stupce i retke počnete označavati jednostavnim imenima. Obavezno upotrebljavajte ista imena za iste vrste podataka.

Što treba izbjegavati pri pisanju formula?

Ako vaša proračunska tablica Excel ima puno formula, možete učiniti nekoliko stvari kako bi izgledala puno profesionalnije. Prije svega, izbjegavajte ponavljanje izračuna i formule izračunajte samo jednom.

Ako kopirate formulu, povećavate šanse za pogreške. A da ne spominjemo da ako promijenite jednu formulu, duplikat koji ste prethodno napravili neće se promijeniti. To može dovesti do puno zbunjujućih pogrešaka.

Ako trebate ponovno upotrijebiti potpuno istu formulu, bolje je da se vratite na prvu instancu u kojoj ste morali koristiti formulu.

Uz to, uvijek biste trebali izbjegavati upotrebu fiksnih brojeva u formulama. Umjesto toga, ono što biste trebali koristiti za fiksne vrijednosti su zasebne ulazne ćelije i upotrijebite reference na ovu ćeliju kada je koristite u izračunima.

Dodatne stvari koje biste trebali izbjegavati pri izradi proračunskih tablica

Jedna od najvažnijih stvari koje trebate izbjegavati kada koristite Microsoft Excel je mogućnost Spajanje ćelija. To je rijetko dobra ideja, a najčešće se koristi samo za poboljšanje estetike. Spajanjem ćelija tablice imat ćete veću vjerojatnost da ćete imati problema s referencama i izračunima.

Jedan od najvećih rizika je ako uputite referencu na spojenu ćeliju. Kada se referencira spojena ćelija, sve ćelije bit će dio vaših izračuna, dok će samo jedna od njih zapravo biti točna.

Još jedna stvar koju biste trebali izbjegavati jest skrivanje podataka, poput redaka, stupaca, pa čak i radnih listova. To će samo povećati šanse da drugi korisnici propuste nešto važno kada rade s / s proračunskom tablicom.

Sačuvajte estetiku za kraj

Opcije za oblikovanje u Excelu su opsežne, što vam omogućuje prilagodbu vrijednosti ćelija prema vašim željama na mnogo načina. Možete odabrati različite obrube, boje, teme i druge značajke.

Nema ništa loše u tome što želite imati specifičan dizajn svoje proračunske tablice, ali obično će to učiniti apstraktne informacije za gledatelja.

Ako planirate oblikovati proračunsku tablicu, pokušajte je održavati dosljednom tijekom cijelog dokumenta. Dosljedan i jednostavan stil oblikovanja pomoći će čitateljima da puno lakše razumiju vašu proračunsku tablicu!

Uz to je također važno stvoriti legendu i jasno razjasniti svoje izvore. Na službenom jeziku možete naučiti kako pravilno stvoriti legendu grafikona u programu Excel Microsoft web stranica.

Povezano: Kako dodati Sparklines u Excel

Saznajte kako učiniti vaš Excel dokument profesionalnim

Stvaranje i održavanje dosljedno dobrih Excel datoteka nije toliko teško ako znate osnovne savjete i trikove. Nema ništa loše u tome što želite stilizirati svoj Excel dokument, ali pokušajte styling / estetiku ostaviti za kraj.

Prvo biste trebali stvoriti jasnu i sažetu proračunsku tablicu od početka do kraja. Nakon toga svom Excel dokumentu možete dodati neko fino podešavanje, ali pokušajte ga učiniti jednostavnim i dosljednim na svim radnim listovima!

Kako pronaći i ukloniti kružne reference u programu Excel

Evo što trebate znati o kružnim referencama u programu Microsoft Excel i kako postupati s njima kad se pojave.

Pročitajte Dalje

O autoru