5 načina kako spriječiti zaposlenike da ne kradu podatke o tvrtki kad odlaze

Jednom kad zaposlenik odluči napustiti, mnogo je tvrtki koje mogu učiniti da ostanu. Iako je normalno da zaposlenici traže zelenije pašnjake, važno je shvatiti da neće svaki zaposlenik imati dobre namjere kad dođe vrijeme za odlazak.

Zapravo, jedna stvar koja postaje sve češći problem tvrtki svugdje su ukradeni podaci koji daju otkaz zaposlenicima. Ako se pitate kako spriječiti krađu podataka o zaposlenicima, evo nekoliko stvari koje biste trebali uzeti u obzir.

1. Naglasite suglasnost s politikama nadzora i zaštite podataka

Zaštita podataka vaše tvrtke praksa je koja bi trebala biti prisutna u svakoj fazi životnog ciklusa zaposlenika. Međutim, sve potrebne prakse za zaštitu tvrtke uvijek bi trebale biti utemeljene na pristanku.

Prije početka rada s vašom tvrtkom, zaposlenici bi već trebali shvatiti kakva su očekivanja kada su podaci u pitanju. Moraju razumjeti i količinu nadzora na koju pristaju kako bi je zaštitili.

Povezano: Kako zaštititi osobne podatke od poslodavaca

Uz njihov pristanak, tvrtke mogu poduzeti preventivne i proaktivne mjere za utvrđivanje kršenja podataka.

Tvrtke bi također trebale poticati timove da prijave sumnjivo ponašanje i dati im put činite to sigurno i anonimno, posebno kada su u pitanju timovi čiji podaci mogu utjecati na cjelinu društvo.

2. Uspostaviti institucionalno upravljanje znanjem

Što se tiče uloga poput prodaje, mnoge se tvrtke muče s gubitkom odnosa nakon što prodavač ode. Mnogi će prodavači pokušati donijeti svoje račune kod svojih novih tvrtki, što će vrijednost koju je vaša tvrtka uložila u odnos propasti.

Uz to, krađa strategija s planiranja sastanaka ima višestruki učinak na tvrtke.

To ne samo da može stvoriti gubitak prihoda, već može dovesti i do smanjenog morala ekipe. Unutar kampanje, višefunkcionalni timovi često rade zajedno kako bi kontaktirali kupce, izgradili terene, upravljali odnosima i zaključili prodaju. Dakle, kada tvrtka izgubi kupce zbog konkurencije zbog kršenja podataka, to je razočaravajuće za mnoge ljude.

Povezano: Izgradite bolje odnose s kupcima uz pomoć Keapa

Da biste zaštitili svoju tvrtku od gubitka vrijedne mreže klijenata, postoje dva dijela jednadžbe - stvaranje sustava za pohranu podataka institucionalnog znanja i decentralizacija odnosa s klijentom kroz automatizaciju.

Ako utvrdite da su vaši timovi prezadovoljni da bi dodali još jedan korak u svom tijeku rada, dijelove upravljanja podacima možete prepustiti softveru ili stručnjacima koji omogućavaju prodaju. Već su dostupni razni alati koji prate odnose i automatiziraju dijelove prodajnog cjevovoda.

3. Pojačati sustave za otkrivanje prodora

Prije nego što zaposlenik treba dati otkaz, može se pojaviti nekoliko znakovitih znakova.

Prvo, mogu biti da su zaposlenici češće na LinkedInu ili pregledavaju portale za karijeru drugih tvrtki. Kao drugo, možda koriste Wi-Fi tvrtke za slanje zahtjeva za posao putem e-pošte.

Ako sumnjate da određene tvrtke pokušavaju piratizirati vaš talent s namjerom krađe vaših podataka, postavite obavijest za bilo kakvu prepisku s tim tvrtkama. Iako ne trebaju biti neposredne radnje nakon ovih špekulativnih pokušaja, sigurnosni timovi trebali bi pojačati nadzor nad rizičnim zaposlenicima.

Bilo da se radi o preuzimanju upitne veličine datoteke, slanju PDF-ova putem platformi za šifriranu razmjenu poruka ili o slanju neobično velike e-adrese na osobne račune, postoji puno načina za uočavanje krađe podataka i korporativne špijunaže preventivno.

4. Provedite izlazne intervjue

Izlazni intervjui izvrstan su način da provjerite ima li crvenih zastavica za zaposlenike koji odlaze, pa čak i one koji će ostati. Pratite gdje će zaposlenik dalje ići, pomoći će mapirati moguću namjeru u slučaju krađe podataka.

Na primjer, zaposlenici koji odlaze raditi za konkurenta u sličnoj ulozi vjerojatnije će biti izloženi riziku od onih koji će raditi u nepovezanoj industriji u drugom svojstvu. Ako se vjeruje da je zaposlenik visok rizik, treba ga nadgledati preostalih nekoliko tjedana na poslu, pa čak i tjedne nakon toga.

Također, za one dugogodišnje zaposlenike, mnogi se ne sjećaju uvjeta svojih ugovora nakon ostavke. Ovi relevantni ugovori uključuju ugovore o povjerljivosti, klauzule o konkurenciji i druge uvjete povezane s podacima.

Tijekom izlaznog razgovora podsjetite zaposlenike na određene uvjete kojih se i dalje zakonski obvezuju, čak i ako više ne rade s vama.

To bi trebalo uključivati ​​namjernu distribuciju podataka u vlasništvu tvrtke, kao i propuštanje otkrivanja, brisanja ili vraćanja podataka koji pripadaju tvrtki. Ovo je izvrstan način da obeshrabrite one s mogućom namjerom krađe podataka i podsjeća na one koji su jednostavno zaboravili na uvjete zaposlenja.

5. Postupci izvan ukrcaja

Nakon izlaznih razgovora, osiguravanje podataka tijekom ukrcaja sljedeći je korak. Osim očitog zahtjeva za povratom tvrtkinih uređaja i ukidanjem bilo kakvog administrativnog pristupa, sigurnosni timovi trebali bi obaviti i rutinski razgovor o praksama pohrane podataka.

Intervjui nakon ostavke trebali bi sadržavati pitanja o njihovim postupcima zaštite osobnih podataka. Na primjer, rad na javnom Wi-Fi mreži dok radite na datotekama tvrtke, pitajući imaju li kod kuće preostale tiskane kopije podataka ili su svoje uređaje posudili prijateljima ili članovima obitelji.

Iako nije dobro pretpostaviti da će svaki odlazeći zaposlenik namjeravati ukrasti vaše podatke, sigurno je pretpostaviti da će mnogi zbog toga biti labavi. Iako nenamjerni, ovi se postupci i dalje mogu pripisati odlazećem zaposleniku i nepotrebno izložiti podatke o vašoj tvrtki.

Spriječite kršenje podataka kod zaposlenih koji izlaze

Podučavanje dobrih sigurnosnih praksi ulaganje je vrijedno svake tvrtke. Čak i ako zaposlenik ostane s vama samo nekoliko mjeseci, politike i postupci upravljanja podacima mogu spriječiti mnoge moguće probleme u tom roku.

Iako je od početka nemoguće znati koji su zaposlenici pouzdani, puno je bolje izbjegavati kockanje. Iako ih konkurenti ne iskušavaju niti planiraju ukrasti podatke tvrtke, još uvijek postoje načini da stvari pođu po zlu. Neki zaposlenici koji izlaze mogu jednostavno biti lijeni i prouzročiti kršenje podataka.

Bilo da je riječ o zlonamjernoj namjeri ili čistom neznanju, zaštita podataka tvrtke pothvat je vrijedan napora. Zaposlenici imaju puno pravo prijeći u nove tvrtke i bolje prilagođene uloge. Međutim, podaci vaše tvrtke ne moraju biti zajedno s njima.

Koristite li vlastiti uređaj za posao? Evo kako osigurati poslovne i privatne podatke

Na ovaj način možete stvoriti jaka pravila Bring Your Own Device (BYOD) kako bi osigurali sigurnost podataka.

Pročitajte Dalje

O autoru