Kako zakazati sastanke i zadatke pomoću Calendlyja

Zakazivanje sastanaka može biti težak proces. Možda ćete morati potrošiti previše vremena i energije komunicirajući naprijed-nazad kako biste pronašli odgovarajuće vrijeme sastanka.

Srećom, intuitivni digitalni alat zamjenjuje ovaj neučinkoviti postupak raspoređivanja jednostavnom, vremenski osjetljivom metodom. Ovaj se alat naziva Kalendarski.

U ovom ćemo vas članku provesti kroz Calendly, kako to funkcionira i kako to najbolje iskoristiti.

Kako Calendly djeluje?

Ako ste upoznati s načinom zakazivanja sastanka u programu Microsoft Outlook, Calendly radi na približno isti način. Uz Outlook, Calendly također radi s Google kalendarom i Apple iCloud kalendarom.

Kada sinkronizirate osobni i radni kalendar, možete stvoriti vrste događaja. Na primjer, možda imate tip "15-minutni sastanak" i "30-minutni sastanak".

Odatle možete poslati vezu za rezervaciju klijentima, suradnicima ili prijateljima. Ti ljudi mogu odabrati jednu od vrsta događaja koje ste prethodno stvorili, a zatim odabrati vrijeme s vama. Ne brinite - neće imati pristup događajima u vašem kalendaru.

To je brz pregled načina na koji Calendly radi. Ajmo sada u detalje.

Kako dodati kalendare u Calendly

Prije postavljanja vrsta događaja, provjerite jesu li vaši kalendari sinkronizirani.

Nakon što izradite svoj profil, kliknite Račun pored slike vašeg profila u gornjem desnom dijelu Calendlyjeve web stranice. Na padajućem izborniku odaberite Veze s kalendarom.

Na stranici Povezivanja s kalendarom jednostavno kliknite + Dodaj račun kalendara i onda Spojiti pored vrste kalendara koji želite dodati. Nažalost, besplatni paket omogućuje vam sinkronizaciju samo jednog kalendara.

Obavezno provjerite i odjeljak za konfiguraciju. Ovdje možete postaviti kalendare koje će Calendly provjeravati kako bi se izbjegao sukob događaja. Također, pod Konfiguracija, možete odabrati u kojem će se od vaših kalendara pojavljivati ​​novi događaji.

Kako stvoriti vrste događaja u Calendlyju

To vam sada omogućuje stvaranje novih vrsta događaja koje ljudi mogu rezervirati. Za početak odaberite bilo koje + Nova vrsta događaja ili + Stvori>Vrsta događaja na vašoj početnoj stranici Calendly.

Vidjet ćete dvije mogućnosti za vrste sastanaka: Jedan na jedan i Skupina. Budući da će većina vjerojatno koristiti Calendly za pojedinačne sastanke, to je ono što ćemo poći ovdje. Odaberi Stvoriti pored Jedan na jedan.

Zatim morate navesti sljedeće detalje: ime, opis, boju i određeni URL događaja.

Kada odabirete mjesto sastanka, možete odabrati vezu Zoom ili Google Meet, telefonski poziv ili zatražiti događaj na određeno mjesto.

Možete dodati onoliko izbora mjesta koliko vam je potrebno. Ako odaberete telefonski poziv, možete odabrati želite li vi ili sudionik inicirati poziv. Nakon što dovršite ove korake, kliknite Sljedeći.

Na ovoj stranici možete zakazati ispunjavanje očekivanja kao što je koliko unaprijed sudionici mogu rezervirati mjesto, trajanje sastanka, u koje vrijeme ste dostupni i koje je vrijeme međuspremnika potrebno prije ili poslije sastanka za putovanje na posao ili za umotavanje stvari gore.

Ako trebate odrediti koliko se ovog određenog tipa događaja može rezervirati u danu, to možete učiniti pod Dodatna pravila za odjeljak dostupnosti.

Napokon, nakon ponovnog odabira Dalje, provjerite je li vaš događaj postavljen na Na, i spremni ste za rad.

Možete izmijeniti više postavki događaja, poput pitanja na koje pozvani mora odgovoriti prilikom rezervacije sastanka, kako će biti obaviješten, što će se pojaviti na stranici za potvrdu rezervacije ili detalji plaćanja (samo značajka Calendly Pro) prije nego što se vratite na svoj početna stranica.

Povezano: Načini kako Google kalendar učiniti vašim Windows stolnim kalendarom

Vezu Calendly možete podijeliti na dva načina. Prvi način je dijeljenje URL-a Calendly koji se prikazuje ispod slike profila i imena na početnoj stranici, gdje polaznici mogu rezervirati bilo koju vrstu događaja s vama.

Jednom kada kliknu na vašu vezu, preusmjerit će sudionike na sličnu stranicu kao gore. Ljudi će moći odabrati vrstu događaja koji žele i svoje raspoloživo vrijeme.

Druga je mogućnost podijeliti vezu sa samo jednom vrstom događaja sa polaznikom. Da biste to učinili, kopirajte vezu ili odaberite Udio na određenoj vrsti događaja na vašoj početnoj stranici Calendly.

Bez obzira koju opciju odabrali, vezu Calendly možete kopirati i zalijepiti u e-poštu, tekstualnu poruku ili web mjesto (ispod Udio opcija) i podijelite je s ljudima kako bi mogli zakazati sastanak s vama.

Kako rezervirati događaj s Calendly

Iznad je kako izgleda stranica s određenim tipom događaja za vaše polaznike. Sivi dani su ili prošloga datuma ili kada niste dostupni.

Osoba će moći vidjeti vašu dostupnost odabirom plavo označenog dana i odabirom vremena. Nakon što potvrde vrijeme, Calendly će zatražiti od osobe da unese svoje podatke (ime, e-adresa, mjesto itd.).

Nakon toga, sudionik će dobiti e-poštu s pozivnicom za kalendar, a događaj će se pojaviti i na njihovom i na vašem kalendaru.

Povezano: Alati za sinkronizaciju programa Microsoft Outlook s Google kalendarom

Uz Calendly je lako učinkovitije zakazati sastanke. Potrebno je samo naučiti osnovni proces.

Calendly je besplatan za upotrebu, ali postoje alternativne opcije pretplate koje mogu omogućiti više vrsta događaja, povezivanje s više kalendara, rukovanje uplatama gostiju i još mnogo toga. Možete provjeriti Calendy ovdje određuje cijene.

Trebate li koristiti Calendly?

Dakle, možda se pitate želite li koristiti Calendly ili ne. Pa, ako stalno nailazite na zakazivanje zakazivanja, onda definitivno. Jednom kada postavite vrste događaja, Calendly vam može uštedjeti bezbroj sati dosadnog rasporeda naprijed-natrag.

Međutim, ako često ne zakazujete sastanke, Calendly vam može omesti produktivnost. Osim toga, postavljanje vrsta događaja Calendly nije najbolje korištenje vašeg vremena kada rijetko zakazujete sastanke.

Ipak, Calendly je samo jedan od digitalnih alata za planiranje na tržištu. Ako Calendly ne udovoljava vašim potrebama, možete razmotriti druge mogućnosti.

6 najboljih alata i aplikacija za raspoređivanje sastanaka

Aplikacija za zakazivanje olakšava organizaciju sastanaka. Evo najboljih raspoređivača sastanka pomoću kojih možete odlučiti kada ćete se sastati.

Pročitajte Dalje

O autoru