Prvi korak GTD-a je izbacivanje svih "stvari" iz glave. Jedan od načina da se to postigne je tako da se sve zapiše na kartice 3x5, a najbolji digitalni ekvivalent karticama 3x5 je tehnika Kanban.
Prođimo korake GTD-a i vidjet ćemo kako se dobro slažu s Kanbanom.
Prikupi svoje misli
Ako ste poput većine ljudi, vjerojatno vam u glavi lupa 100 različitih zadataka, projekata, ideja i drugih stvari (kako to naziva GTD). Počnimo sa stvaranjem ulazne pošte kako bismo sve to iskrcali.
Koristit ćemo Trello jer je to najpopularniji Kanbanov alat i nudi izdašan besplatni nivo. Povrh toga, Trello ima sjajne tipkovne prečace i dobro organizirano korisničko sučelje. To ga čini jednim od najbržih i najjednostavnijih programa koji se koriste za posao.
Kad razmišljate o mozgu, presudno je iznijeti svoje misli bez puno dodatnih koraka. Ali još uvijek možete isprobati alternativa Trellu ako ti se sviđa.
Kao ideja Trella, ali ne i samog Trella? Ove alternativne Kanban aplikacije integriraju se s kalendarima, e-poštom, Slackom i mnogim drugim.
Započnite s izradom nove ploče i nazovite je "GTD".
Dalje ćemo dodati znak Pristigla pošta popis za iskrcavanje svih naših stvari.
Sada odvojite nekoliko minuta i izradite karticu za svaku misao i ideju koja vam je na kraj pameti. Započnite klikom na Dodajte karticu dugme. Zatim upišite svoj prvi zadatak ili ideju što god da je i pogodite Unesi.
Ponavljajte ovaj postupak dok se ne sjetite ničega drugog.
Postavite popise koji odgovaraju GTD sustavu
Sljedeći je korak utvrditi može li se djelovati na svakoj od stavki u našoj pristigloj pošti. Odnosno, možete li nešto poduzeti po tom pitanju ili ne?
Prvo, izradimo dva popisa za djelotvorne stavke. Ako se nešto može poduzeti, trebali biste odlučiti hoće li vam trebati manje od dvije minute ili ne. Ako je tako, trebali biste što prije poraditi na tome.
Ako nije, morat ćete ga dalje raščlaniti u sljedećem koraku. Dva popisa koja će vam za to trebati su "Projekti" i "To-do Today".
Klik Dodajte još jedan popis, a zatim stvorite dva popisa baš kao što ste učinili s dodavanjem kartica u pristiglu poštu.
Ako se prema stavci ne može reagirati, ona može otići na nekoliko različitih mjesta. Prvo pitajte "Je li ovo važno?" Ako to nije nešto što vas zanima, možete ga izbrisati i zaboraviti.
Dalje, pitajte je li to nešto što biste voljeli jednom obići, ali još ne sasvim. Možda je to dalek san. Ili bi to moglo biti nešto što će biti moguće tek u nekom trenutku u budućnosti. Za ovakve situacije izradite popis pod nazivom "Jednog dana / možda".
Ako je stavka važna, ali je informativna umjesto da se na nju može odgovoriti, trebala bi se naći na popisu "Referenca". Kanban je prikladniji za predmete koji se mogu iskoristiti. Dakle, popis referenci trebao bi biti privremena stanica za informacije dok se ne premjeste na bolje mjesto, poput a lagana web aplikacija za bilježenje.
Popisi za dodavanje ako radite s timom
Nakon što utvrdite da je s karticom moguće djelovati, možda još uvijek nećete moći pokrenuti akciju. To može biti zato što čekate da netko završi nešto drugo prije nego što započnete. Ili bi možda netko drugi trebao raditi na ovom projektu.
Za prvi scenarij izradite popis "Odgođeno". Možete postaviti datum dospijeća kako biste dobili podsjetnik kada treba izvršiti projekt blokiranja. Otvorite karticu klikom na nju i odaberite Datum dospijeća za pristup kalendaru.
Za drugi slučaj izradite popis pod nazivom "Delegirano". Nakon što premjestite karticu na taj popis, na karticu možete dodati ostale članove. Neko je zacijelo pozvao članove da pristupe forumu.
Otvorite karticu i odaberite Članovi. Zatim pronađite člana s kojim želite podijeliti odgovornosti.
Prvo sortirajte, a zatim razmislite o svojim projektima
Sada je vrijeme da stvarno pregledate pristiglu poštu i povučete stavke na odgovarajuće popise. Počnite od vrha popisa i krenite prema dolje. Za svaku stavku uzmite u obzir kategorije koje ste stvorili i gdje im pripada.
Nakon što sortirate sve svoje stavke, morat ćete analizirati svoje projekte. Pogledajte svaku i razmislite o složenosti. Ako je riječ o jednostavnom projektu, na karticu možete dodati kontrolni popis. Otvorite karticu klikom na nju. Zatim kliknite Spisak i počnite dodavati svoje stavke, baš kao što ste dodali kartice.
Za veće projekte možete stvoriti novu ploču za upravljanje tim projektom. Zatim karticu možete premjestiti na novu ploču. Da biste to učinili, zadržite pokazivač iznad kartice koju želite premjestiti i kliknite ikonu olovke. Zatim kliknite Potezi s padajućeg izbornika odaberite ploču na koju ga želite premjestiti.
Druga mogućnost za velike projekte također uključuje stvaranje kontrolnog popisa. Dobar je put ako imate ideju što želite učiniti sa svojim projektom, ali niste spremni uložiti puno posla u to.
Možete stvoriti grubi popis stavki na kontrolnom popisu kao rezervirano mjesto. Zamišljajte to kao ideje za brainstorming za vašu pristiglu poštu, ovo su potencijalni potprojekti. Tada, kada budete spremni, možete premjestiti svoju karticu na drugu ploču. I svaku stavku s popisa možete pretvoriti u novu karticu.
Neka sustav nastavi
Početak rada s GTD-om je jednostavan; to možete učiniti za sat ili dva. Ali morate održavati sustav ili će vam propasti. Prijavite se na GTD Trello ploču jednom ili dva puta tjedno. Izbacite svoje nove misli u pristiglu poštu i preispitajte stavke na svakom od svojih popisa. Otkrijte jesu li još uvijek na pravom mjestu ili ne.
Kad završite projekte, imate dvije mogućnosti. Karticu možete izbrisati ako više ne morate znati za nju. Ili ako želite evidenciju svojih prošlih projekata, možete stvoriti popis "Gotovo" i tamo premjestiti gotove projekte.
Ovaj vam sustav također može pomoći u planiranju tjedna. Možete dodati još jedan popis pod nazivom "Sljedeće obveze". Ovaj je popis namijenjen projektima na kojima planirate raditi u narednih nekoliko dana ili tijekom sljedećeg tjedna. Ako provjerite svoju Trello ploču u nedjelju navečer ili u ponedjeljak ujutro, tada možete isplanirati posao za tjedan.
Neka ovaj sustav bude vaš. Ne morate GTD slijediti do kraja ako vam ne ide. Slobodno ga pomiješajte i isprobajte različite metode. Najvažnije je da nastavite! Podesite kalendarski podsjetnik ako morate, jer će sustav nastaviti raditi samo ako nastavite raditi na sustavu.
Evo kako koristiti japansku tehniku upravljanja projektima Kanbana za optimizaciju vašeg tijeka rada u grupi ili samostalno.
- Produktivnost
- Alati za suradnju
- GTD
- Upravljanje zadacima
- Trello
- Savjeti za produktivnost
Lee je stalni nomad i polimat s mnogo strasti i interesa. Neke od tih strasti vrte se oko produktivnosti, osobnog razvoja i pisanja.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e-knjige i ekskluzivne ponude!
Još jedan korak…!
Potvrdite svoju e-adresu u e-pošti koju smo vam upravo poslali.
