Ponekad vam Excel proračunska tablica odmakne i možda ćete otkriti da je potrebno dobro očistiti. Posebno je čest problem naići na dvostruke informacije u više ćelija ili redaka. Evo nekoliko jednostavnih načina za pronalaženje i brisanje dupliciranih podataka u programu Excel kako biste ih popravili.
Kako pronaći dvostruke vrijednosti u Excelu
Dobra je praksa pronaći i istaknuti dvostruke vrijednosti u programu Excel prije nego što ih izbrišete. Brisanjem vrijednosti trajno se uklanjaju iz proračunske tablice programa Excel, tako da prvo isticanje daje priliku da pregledate duplikate i provjerite jesu li vam potrebni.
U našem ćemo primjeru koristiti sljedeću proračunsku tablicu:
Naša izmišljena korisnica prati sve nalivpere koje je upisala. Proračunska tablica sadrži informacije o olovci i boji tinte koja se trenutno nalazi u olovci. Ali, sumnja da je više puta slučajno ušla u neke od svojih olovaka.
Najjednostavniji način identificiranja dvostrukih vrijednosti je korištenje uvjetnog oblikovanja. Da biste istaknuli dvostruke vrijednosti pomoću uvjetnog oblikovanja, slijedite ove korake:
- Odaberite ćelije u kojima želite provjeriti duplikate.
- Ispod Dom karticu, kliknite na Uvjetno oblikovanje u Stilovi skupina.
- Izaberi Označite pravila ćelija> Dvostruke vrijednosti.
- Pojavit će se skočni okvir i omogućuje vam odabir formata stila za duplicirane ćelije.
- Kada završite, kliknite u redu.
Ova metoda ističe duplikate u svakom stupcu ili retku. Kao što možete vidjeti u nastavku, bilo koja tvrtka, model ili boja tinte navedena više puta pojavljuje se istaknuto.
Za ovaj primjer trebamo pogledati stupac Model kako bismo pronašli duplikate olovaka. Imamo dvije olovke Student, 41 i Preppy. 41-e imaju različite tinte, pa su vjerojatno različite olovke. Ali olovke Student i Preppy možda su duplikati.
Kao što vidite, ova metoda nije idealna.
Pronalazi svaku dupliciranu ćeliju, ali u ovom nas slučaju zanima samo pronalaženje dupliciranih redaka. Možete imati mnogo različitih olovaka iste tvrtke s istom tintom. No, manja je vjerojatnost da ćete imati više olovaka iste tvrtke, modela i boje tinte.
Povezano: Automatski formatiraj podatke u proračunskim tablicama Excel s uvjetnim oblikovanjem
Excel-ova uvjetna značajka formatiranja omogućuje formatiranje pojedinih ćelija u Excel proračunskoj tablici na temelju njihove vrijednosti. Pokazat ćemo vam kako to koristiti za razne svakodnevne zadatke.
Kako istaknuti dvostruke retke u Excelu pomoću prilagođene formule
Excel vam omogućuje stvaranje prilagođenog uvjetnog oblikovanja s formulama. Ovom metodom možemo identificirati dvostruke retke. Odabir ove opcije sličan je načinu na koji smo odabrali duplicirane vrijednosti iznad, osim umjesto odabira Istaknite pravila o ćelijama, Izaberi Novo pravilo umjesto toga.
Ovo će otvoriti skočni izbornik. Postavi Stil do Klasična, a zatim otvorite sljedeći padajući izbornik i odaberite Pomoću formule odredite koje ćelije treba formatirati.
Formula koju želimo unijeti je:
BROJKE ($ A $ 2: $ A $ 14, $ A2, $ B $ 2: $ B $ 14, $ B2, $ C $ 2: $ C $ 14, $ C2)> 1Pogledajmo pobliže ovu formulu.
Formule uvjetnog oblikovanja moraju vratiti odgovor koji je istinit ili netačan. Ako je odgovor istinit, primjenjuje se oblikovanje. Ova je jednadžba istinita kada broji više od jednog retka s istim informacijama.
Da bi provjerili u redovima duplikata, formula prvo odabire stupac ($ A $ 2: $ A $ 14). Koristimo apsolutno mjesto jer želimo da svi koriste isti raspon ćelija prilikom procjene redaka za duplikate.
Sljedeća je varijabla cilj koji provjeravamo ima li dvostruke vrijednosti ($ A2). Ovaj se put za stupac koristi apsolutno mjesto, ali ne i redak. To omogućuje našoj formuli da postupno provjerava svaki redak.
To ponavljamo za svaki stupac u redu.
Jednom kada unesete formulu, ne zaboravite odabrati stil oblikovanja. Zadana postavka nije stil. Dakle, čak i ako sve učinite kako treba, ako zaboravite taj korak, nećete vidjeti rezultate.
Poslije je naš stol izgledao ovako:
Ova metoda ističe samo cijele retke koji su duplikati. Nakon što pronađete sve duplikate u proračunskoj tablici Excel, možete odlučiti treba li ih ukloniti.
Kako ukloniti duplikate u programu Excel
Uklanjanje duplikata jednostavno je u programu Excel. Ispod Podaci na kartici Alati za podatke grupi, naći ćete mogućnost da Ukloni duplikate. Ovaj je alat vrlo zgodan jer vam omogućuje odabir stupaca koje želite provjeriti.
Da biste koristili ovaj alat, odaberite svoje podatke, a zatim kliknite na Ukloni duplikate.
Kada to učinite, pojavit će se skočni prozor koji vam omogućuje odabir stupaca za provjeru duplikata. Ako ti Odaberi sve stupaca, uklanja samo duplicirane retke.
Međutim, ne morate odabrati sve stupce. Na primjer, ako bih želio znati koje se tinte trenutno nalaze u olovkama, možete odabrati Boja tinte i uklonite dvostruke boje. Tako ćete ostaviti prvu olovku koja koristi novu boju i ukloniti svaki sljedeći unos.
Korištenje Excelovog alata Uklanjanje duplikata automatski briše dvostruke unose.
Povezano: Kako ukloniti prazne redove u programu Excel na jednostavan način
Ako samo želite privremeno ukloniti dvostruke unose, ali ih ne i izbrisati, tada biste možda trebali filtrirati svoje podatke.
Kako filtrirati duplikate u programu Excel
Filtri vam omogućuju manipuliranje količinom vaših podataka, a da zapravo ne uklonite nijednu vrijednost. Opcije filtra možete pronaći ispod Podaci na kartici Poredaj i filtriraj skupina.
Postoji mnogo različitih načina filtriranja podataka u programu Excel. Primjer u nastavku pokazuje samo kako filtrirati dvostruke vrijednosti:
- Odaberite podatke kroz koje želite filtrirati.
- Klik Napredna u Poredaj i filtriraj Skupina.
- U skočnom prozoru omogućite opciju za prikaz Samo jedinstveni zapisi.
- Klik u redu.
Filtriranje ovih podataka čini da Excel sakrije sve dvostruke retke. Dakle, u našem su primjeru skrivene dvostruke olovke Student i Preppy.
No duplicirani podaci nisu nestali, oni su samo skriveni od pogleda. Zbog toga je naša tablica i dalje formatirana u skladu s pravilom koje smo ranije stvorili, unatoč tome što se nisu pojavile duplike olovke.
Zapravo, ako pogledate brojeve redaka, možete vidjeti gdje su skrivena dva reda. Redovi skaču sa sedam na devet i ponovno skaču između 12 i 14. Podaci nisu nestali, već se samo gube iz vida.
Pregled kako ukloniti duplikate
Prvi korak u čišćenju podataka je identificiranje duplikata. Uklanjanjem duplikata u Excelu podaci se trajno brišu. Njihovo isticanje daje vam priliku da prvo procijenite duplikate. A ako vas zanimaju duplicirani retci, trebate ih koristiti s uvjetnim formulama za oblikovanje da biste ih pronašli.
I na kraju, ako ne želite izbrisati svoje duplikate podataka, razmislite o upotrebi filtra. To ih skriva od pogleda, a zapravo ne uklanja dvostruke podatke iz Excela.
Olakšajte čitanje svojih Excel tablica istaknuvši svaki drugi red različitim bojama ovim tehnikama.
- Produktivnost
- Proračunska tablica
- Microsoft Excel
- Analiza podataka
J. Seaton je znanstveni pisac specijaliziran za razbijanje složenih tema. Doktorirala je na Sveučilištu Saskatchewan; njezino se istraživanje usredotočilo na korištenje učenja temeljenog na igrama za povećanje angažmana učenika na mreži. Kad ne radi, naći ćete je dok čita, igra videoigre ili vrtlari.
Pretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e-knjige i ekskluzivne ponude!
Još jedan korak…!
Potvrdite svoju e-adresu u e-pošti koju smo vam upravo poslali.
