Kako odrediti prioritete zadacima sa sustavom produktivnosti Eisenhowerove matrice

Oglas

Aplikacije za popis obveza ovih su dana bijes. Znanost je to dokazala popisi doista potiču produktivnost, a možete povećati produktivnost koristeći trikove poput čineći vaš popis obveza javnim. Neki čak i koriste svoje poštanske pretince kao popise obveza.

Ali što ako ste probali sve to i ništa od toga ne djeluje?

Srećom po tebe, alternativne metode produktivnosti 5 novih tehnika produktivnosti, koje vjerojatno niste čuliAko još uvijek tražite najbolji način za povećanje produktivnosti, pokušajte s nekom od ovih boljih alternativa Pomodoro i GTD. Ne zaboravite prestati tražiti nakon što ste pronašli „dovoljno dobro“ rješenje. Čitaj više postojati. A ako vam se čini da su redovni popisi obaveza previše problematični ili prezahtjevni, preporučujemo da isprobate staru, ali učinkovitu tehniku ​​nazvanu Eisenhowerova matrica.

Što je Eisenhowerova matrica?

Eisenhower Matrix je 2 × 2 mreža kutija. Gornji se red odnosi na zadatke koji su "Važni", dok je u donjem retku zadatke koji nisu "Važni". U isto vrijeme, lijevi stupac služi za zadatke koji su "Hitno", a desni red za zadatke koji nisu "Hitni". Evo kako to izgleda Kao:

Većini ljudi izrazi Važno i Hitno su sinonimni, pa razmislimo o vremenu da odredimo razliku između njih:

• Važno - Zadaci koji doprinose vašim dugoročnim ciljevima i vrijednostima, bilo osobnim, profesionalnim itd. Važnost je sve relevantnost. Jedan od načina da odlučim je li zadatak važan jest da se zapitate: "Mogu li ipak postići svoje ciljeve i ostati vjeran svojim vrijednostima ako preskočim ovaj zadatak?"
• hitan - Zadaci koje je potrebno riješiti do kraja dana. Ako vaš raspored ima više slobodnog prostora, možda biste radije do kraja tjedna. Bilo kako bilo, hitnost je u pitanju vrijeme. Jedan od načina da odlučite je li zadatak hitan je zapitati se: "Kada je rok za taj zadatak?"

Prije nego što odlučite je li zadatak važan ili ne, morate znati vlastite ciljeve i vrijednosti. Napredak karijere za mnoge je dugoročni cilj, pa su važni zadaci izravno povezani s tim. Ili ako najviše cijenite obitelj, možda je važno doći kući na vrijeme.

Ali kako zadatak može biti hitan, a opet nije važan? Sjetite se da je hitnost samo bilo je i vrijeme. Razmislite o roku. Pretpostavimo da je danas Međunarodni dan kave i da vaš lokalni kafić dijeli besplatne kave. Ako danas to ne iskoristite, prilika se gubi - ali besplatna kava nema nikakve veze s vašim dugoročnim ciljevima ili vrijednostima. Hitno je, ali nije važno.

Pomoću ovih definicija postaje lakše opisati vrste zadataka koji pripadaju u sva četiri okvira. O matrici možemo razmišljati i na ovaj način:

Zašto koristiti Eisenhower matricu?

Eisenhowerova matrica jednostavno je put do odredite prioritete zadacima.

Popisi obveza odlični su za praćenje što to morate učiniti, ali to nije uvijek lako odrediti koji zadaci imaju veći prioritet. Osobno nikada nisam koristio značajku prioriteta u bilo kojoj aplikaciji za popis obveza, jer uvijek na kraju označim sve kao "visoki prioritet" - a kad je sve visokog prioriteta, ništa nije.

Nadalje, kad pogledate popis obveza i vidite 30 nagomilanih zadataka, kako odlučiti koji će se zadatak riješiti? "Započnite s najlakšim", kažu neki. "Ne, počnite s najtežim", kažu drugi. Ali što je lako, a što teško? To nikada nije crno-bijelo. Često puta gubio sam 10, 15 ili čak 30 minuta samo pokušavajući odabrati svoj zadatak!

Zbog toga Eisenhower-ova matrica sjaji. Za razliku od pojedinačnog popisa obveza, matrica ima samo prioritizaciju. To vam govori koji zadatak za rješavanje sljedeći. Smanjuje kognitivno opterećenje jer su samo okviri Sada i kasnije doista važni. A ako ste se ikada mrvili, pomaže vam da vidite koje zadatke možete preskočiti.

Pored toga, matrica ima dvije druge manje prednosti. Prvo, to vas prisiljava da budete pažljiviji prema svakom zadatku. Umjesto da sve bacate u jednu veliku neurednu gomilu obaveza, aktivno odlučujete jesu li zadaci vrijedni vašeg vremena unaprijed, držeći pri tome stvarni popis obaveza. Drugo, stalno vas podsjeća na vaše ciljeve i vrijednosti.

Jedini problem je što Eisenhower-ova matrica u početku može biti malo škakljiva. Konkretno, novi korisnici imaju tendenciju da se zaustave putem okvira Delegate i Trivial. Tamo je krivulja učenja, pa prođite kroz praktični primjer kako postaviti matricu, organizirati zadatke i proći kroz jedan dan.

Kako koristiti Eisenhower matricu

Iako je Eisenhower-ova matrica konceptualno kvadrat od četiri okvira, praktički joj možete pristupiti kao četiri odvojena popisa: popis Now, popis delegata, kasniji popis i trivijalni popis. Dva hitna popisa dolaze prije popisa koji nisu hitni.

Smatram da je Trello strašan zbog ovoga. Postavite ploču za svaku sferu svog života (npr. Osobni, profesionalni, crkveni, hobi) i postavite ta četiri popisa u svaku od ploča. Ili ako nemate puno stvari, možete koristiti jednu ploču za sve zadatke. Na tebi je. Ne sviđa vam se Trello? Smatrati ove alternativne Kanbanove alate Zbogom, Trello! 5 alternativnih besplatnih alata Kanban Board BoardTrello je nevjerojatna aplikacija za upravljanje projektima i organiziranje vaših zadataka. Ali postoje i druge kanban aplikacije koje bi mogle biti idealne za vaše zadatke. Razgovarajmo o najboljim Trello alternativama. Čitaj više .

Nakon što su vaši popisi spremni, možete početi dodavati zadatke:

Recimo da ste tradicionalni uredski radnik koji želi koristiti Eisenhower matricu kako bi postali produktivniji na poslu. To će biti scenarij koji pokreće ostatak ovog primjera, ali trebalo bi biti lako primijeniti ove koncepte na drugi način.

Što je na tvom tanjuru danas? Prvo što vam padne na pamet: e-pošta. Stvorimo zadatak za dostizanje nule pristigle pošte, što je hitno (e-poštu treba svakodnevno isprazniti) i važno (ovdje se radi o poslovnim e-porukama):

Danas je u uredu Dan Prereze i poželite besplatnu perece s djelima. To može biti hitno, ali nije važno:

Šef vas podsjeća da izvješće o dokumentaciji za posljednji projekt vašeg tima dolazi do 16 sati, što je hitno i važno:

Također vas podsjeća da zahtjev za proračun vašeg tima za sljedeći projekt treba dospjeti u petak. Ovo je važno, ali nije hitno:

Direktor ureda dolazi k vama i kaže da zalihe papira i tinte nedostaju. Narudžbu morate naručiti što je prije moguće - ali to nema mnogo veze s vašim ciljevima ili vrijednostima u karijeri:

Rano je ljeto (u ovom scenariju) i ured se previše muči s mokrom sezonom. Svaka bi se produktivnost povećala s dobrim odvlaživačem zraka, a da ne spominjemo sve druge prednosti smanjenja vlage 4 zdravstvene prednosti praćenja temperature i vlažnosti kod kućeJeste li znali da postoje koristi od upotrebe pametnih kućnih proizvoda po zdravlje? Tako je. Jedna ili dvije pametne kupovine mogle bi drastično poboljšati vašu kvalitetu života kod kuće. Čitaj više .

Zapišete to kako biste to pojavili, ali nije hitno ni važno:

Na i dalje ide. Sastanci se završavaju, planiranje treba biti urađeno, sjećate se stvari koje želite raditi, itd. Na kraju će se vaša matrica (tj. Popisi) popuniti, a najbolji dio je taj što je ona manje zastrašujuća nego jedan glavni popis zadataka:

Kad god ste slobodni za neki drugi zadatak, jednostavno krenite s lijeve strane i pomaknite se udesno. Treba se pozabaviti svime sa popisa Sada i Delegata prije nego što se pozabavite nelikutnim popisima.

Ako ti limenka delegat, prvo se uhvatite u koštac s popisom delegata i iskrcajte što više tih zadataka. Zatim prođite kroz popis Sada. Nakon što prođete kroz popis Sada, dan smatrajte uspješnim. Sada možete započeti s popisa Kasnije ili završiti dan ranije.

Ako ti ne mogu delegat, započnite s popisom Now. Ako prođete kroz popis Now i imate više vremena, na raspolaganju vam je izbor: tretirajte popis delegata kao popis Now, ostvarite početnu listu na listi kasnije ili završi dan ranije. U praksi ćete vjerojatno želite izmjenjivati ​​zadatke Delegate i kasnije.

Na kraju dana prođite kroz popis delegata i ostavite sve zadatke čiji su rokovi prošli. Zadržite one koje još uvijek možete učiniti. Spremite ih za sutra.

Na početku sljedećeg dana prođite kroz popis Kasnije i odlučite koji su zadaci sada hitni. Prebacite ih na popis Now. Učinite isto za Trivial popis, osim što te zadatke prebacite na Popis delegata. Dodajte nove zadatke koji se pojavljuju tijekom dana. Isperite i ponovite.

Kad popisi obveza ne rade za vas

Imajte na umu da možete modificirati Eisenhower matricu kako god želite. Na primjer, umjesto da ga koristite za vođenje čitavog dana, možete razvrstajte svoju e-poštu s vlastitom matricom Evo rješenja na kojem ćete odlučiti najsloženije putem e-pošteJedno jednostavno rješenje za razvrstavanje osigurat će da uvijek budete iznad svojih e-poruka. Potrebne su vam samo četiri naljepnice ili mape da biste upravljali pristiglom poštom i smanjili stres kod e-pošte. Čitaj više . Cijeli koncept hitnosti / važnosti može se pokazati korisnim u svim vrstama slučajeva osim posla i e-pošte.

Puno ljudi je postiglo veliki uspjeh s Eisenhower matricom. Ali ako ste došli do ove točke i ne mislite da će to pomoći, to je u redu. Nastavite tražiti metodu koja vam najbolje odgovara. Kada je sve rečeno i učinjeno, jedina tehnika produktivnosti koja je bitna Najbolji alat za produktivnost je onaj koji zapravo koristiteU svijetu koji juri produktivnost, svaka nova i sjajna produktivnost aplikacija obećava nešto novo. Ali gubimo li nešto kad previše često mijenjamo aplikacije za produktivnost? Čitaj više je ona koju zapravo koristiš.

Smatrate li Eisenhower matricu korisnom? Ako ne, koju tehniku ​​produktivnosti koristite da biste ostali organizirani i naprijed? Podijelite s nama u komentarima ispod!

Kreditna slika: Amy Bull putem Shutterstock.com