Umjetnost izvinjenja: Kako reći žao putem e-pošte (i to značiti)

Oglas

Svi se ponekad sjebe. Pokušajte koliko god možemo, nitko nije savršen. Kada pogriješite što povrijedi nekoga drugoga, pravilno je izviniti se.

Iako ćete se često morati lično ispričavati, ponekad vam je draže ili ćete morati reći da vam je žao putem e-pošte. Razmotrit ćemo kako se profesionalno ispričati u e-poruci kako bismo vam pomogli da iskoristite što bolju situaciju.

Tri sastojka pravilne isprike

Iako ne postoji univerzalni obrazac, općenito prihvaćeni standard za isprike uključuje tri dijela:

1. priznajući da ste učinili nešto krivo.
2. Osjećam kajanje za svoje postupke i biće suosjećajno da shvate kako povrijede drugu osobu.
3. povraćaj, gdje ispravljate situaciju.

Pogledaćemo svaki od ova tri elementa dok prolazimo kako u e-poruci možemo reći žao.

Otvarajući svoju ispriku

Prije nego što započnete sa stvaranjem prave isprike, morate se obratiti osobi kojoj pišete. To će se uvelike razlikovati ovisno o vašem odnosu prema osobi.

Pretpostavimo da ste pogriješili u profesionalnoj situaciji i zato svom šefu morate poslati e-poštu s isprikom. Kao primjer, reći ćemo da niste uspjeli dovršiti kritični zadatak na vrijeme, što je projekt odgodilo za sve ostale.

U ovom slučaju, odgovarajući pozdrav bio bi "Poštovani [Ime]". Ako se ispričavate prijatelju, bilo bi prikladnije nešto poput "Bok [Ime]" ili "Pozdrav [Ime]".

Ne zaboravite ni na temu e-pošte. Nakon što ste nekoga pogriješili, možda neće biti sretni ako vide e-poštu od koje ste stigli. Stavljanje nečega poput "Molim vas, prihvatite moju ispriku" ili "Iskreno mi je žao" u naslovnu temu je dobar način da od početka razjasnite čemu služi vaša poruka. Ne pokušavaj postanite pametni s kraticama e-pošte 15 Akronimi e-pošte koji biste trebali upotrijebiti za ulovljene retke predmetaFYI, ja sam OOO do EOD. BTW, PRB večeras uz Y / N. Ako nemate pojma što znači bilo koji od ovih kratica e-pošte, pregledajmo ih i kako ih možete koristiti. Čitaj više .

Potvrđujući vašu pogrešku

Sada kada ste završili s otvaranjem, vrijeme je za prvi vitalni dio izvinjenja. Ovdje morate jasno identificirati problem koji se dogodio. Vlastiti u ono što ste učinili; Ne pokušavajte prebaciti krivnju na nekoga drugoga ili ne opravdavati ono što se dogodilo.

Evo primjera za što ne učiniti:

Iako znam da sam propustio važan rok, zapravo nisam kriv. S Paulom sam surađivao na ovom projektu, a on je trošio previše mog vremena postavljajući mi gomilu nepovezanih pitanja. Moje je računalo također bilo hladno tijekom cijelog tjedna i IT ga još nije mogao pogledati. To nije sve zbog mene.

Čak i ako je gore navedeno istina, to ne predstavlja dobru ispriku. Ovaj dio treba priznati vašu odgovornost u grijehu.

Ovako nešto je puno bolje:

Svjestan sam da sam propustio presudni rok. Ovaj je projekt bio zaista važan našem odjelu, a vi ste mi vjerovali da ga pravovremeno dovršim. Znam da je moj neuspjeh u izvršavanju ovog zadatka odgodio završetak projekta. To se slabo odražava na naš tim, i žao mi je zbog toga.

Ovdje ste jasno iznijeli što ste pogriješili, bez pokušaja da omalovažite ili odvratite.

Izražavajući kajanje za ono što ste učinili

Sada kada ste jasno objavili svoju pogrešku, trebate pokazati strpljenje za ono što se dogodilo. Imajte na umu da je ono što ste učinili izazvalo bol, frustraciju i druge negativne emocije kod druge osobe.

Neka bude očito da osjećate kajanje zbog situacije. Pokušajte se staviti u njihove cipele i shvatiti kako su ih vaše akcije dovele do toga da se osjećaju. Ovdje ne nude objašnjenje svog ponašanja. Poanta isprike je popraviti prijelomni odnos, a ne dokazati da ste cijelo vrijeme bili u pravu.

Evo primjera kako oblikovati ovaj dio isprike:

Želim se iskreno ispričati što nisam ispunio svoje obveze i na vrijeme ispunio zadatak koji ste mi povjerili. Za ovaj neuspjeh nema izgovora. Ne želim znati da sam iznevjerio svoj tim i osjećam se grozno da vam je to postalo neugodno prilikom susreta s klijentom.

Izražavanje empatije daje autentičnost vašem ispriku. Pomaže vam da na trenutak zaboravite na svoju perspektivu i pogledate s čime se netko drugi bavi.

Ispravljanje ispravno

Riječi su važne, ali radnje nose mnogo veću težinu. Da biste pokazali da mislite ono što ste rekli, važno je izmijeniti. Poduzimanje akcija ili će ispraviti situaciju (ako je moguće) ili će pokazati da ćete dati sve od sebe da više ne napravite istu pogrešku.

Nastavljajući s našim primjerom propuštanja roka, ovo bi moglo poslužiti kao dio povrata izvinjenja:

Ubuduće ću, kako bih izbjegao promašene rokove, razgovarati s vama unaprijed ako se brinem da neću uspjeti nešto dovršiti na vrijeme. Bit ću svjesniji koliko mi vremena oduzimaju kritični projekti i spreman sam uložiti dodatne sate izvan ureda kako bih bio siguran da će oni biti gotovi. To se više neće ponoviti.

U nekim situacijama možda ne znate što biste ponudili kako biste nadoknadili svoje ponašanje. Ako je to slučaj, možete jednostavno pitati "Što mogu učiniti da to ispravim?"

Najvažnije je pokazati kako ćete ubuduće drugačije postupiti kako biste spriječili da se isti problem ne ponovi.

Zatvarajući svoju ispriku

Sada samo trebate završiti poruku. To je prilično jednostavno, ali budite sigurni da održavate ton prikladnim. Trebate zahvaliti primatelju što je pročitao vašu ispriku i poželjeti im dobro.

Također bi moglo biti dobra ideja da ih pozovete da razgovaraju o onome što ste dalje rekli. To pokazuje da ste iskreni i otvoreni za dodatni dijalog.

Evo jednog načina da zatvorite svoju profesionalnu e-poštu izvinjenja:

Hvala vam što ste pročitali ovo. Ako želite nešto dalje raspraviti, obratite mi se da bismo to riješili.

Iskreno,
[Tvoje ime]

Ako ne želite koristiti "S poštovanjem", funkcionirat će i druga formalna zatvaranja poput "Lijep pozdrav".

Je li e-pošta pravi medij?

Pogledali smo kako se profesionalno ispričati u e-poruci. No prije nego što počnete pisati svoje, trebali biste razmisliti je li e-pošta pravi medij za izvinjenje.

E-mail sigurno ima koristi kada se radi o isprikama. Budući da nema vremenskog ograničenja, možete svoje misli sastaviti na jasan i izravan način. Ako je brzo izvinjenje, slanje e-pošte omogućuje vam da ih kontaktirate u kratkom roku. Za razliku od isprike osobe, ne morate biti spontani i reagirati na ono što druga osoba kaže.

Ali nije sve dobro. E-pošta je manje osobna od osobne isprike (ili telefonskog poziva). Ovisno o postavljanju vaše tvrtke, slanje e-pošte može se smatrati kukavičkim ako je osobno pojavljivanje. Ne skrivajte se iza ekrana.

Isprike na pogreškama

Ispravno se ispričati dragocjena je životna vještina. Ne znaju svi kako to učiniti, pa je lako ostaviti drugu osobu osjećajući se još frustriranijom nego prije. Upotrijebite ovaj osnovni vodič o tome kako izviniti se e-poštom i doći ćete do popravljenog odnosa.

Imajte na umu da je krajnji cilj isprike obnoviti slomljeno povjerenje. Učinili ste nešto pogrešno, a tri koraka iznad su način na koji morate to ispraviti i ispraviti. Ne govori to o tebi.

Zatim biste mogli saznati više o tome kako pisati profesionalne e-poruke 5 načina za pisanje profesionalne e-pošte koji štede vrijeme i trudVještina je znati pisati profesionalne e-poruke koje štede vrijeme i dobivaju odgovore. Neka vam predloške ovih e-poruka pomognu. Čitaj više .