10 Malo poznatih značajki Microsoft Officea koje biste trebali znati

Oglas

Ponekad te sitnice čine najveće razlike. Podesite trajanje automatskog oporavka upravo ispravno i možete oporaviti nespremljeni dokument bez treperenja. Pokušajte to s ljetnim zadatkom.

Microsoft Office 2016 predstavlja jednostavnu prednju stranu, ali ispod svega je moćan motor s puno zupčanika i matica. Mnogi od Značajke sustava Office su skrivene 10 skrivenih značajki programa Microsoft Word koje će vam olakšati životMicrosoft Word ne bi bio njegovo sredstvo bez svojih proizvodnih značajki. Evo nekoliko značajki koje vam mogu pomoći svaki dan. Čitaj više jer mi ne znamo za njih. A ako ne znamo za njih, ne možemo ih koristiti za svoju produktivnost.

Ovaj je članak o tome - otkrivanje malo poznatih značajki Microsoft Officea. Ali ne mogu istražiti njihovu važnost bez da izvučem njihove koristi za vas. Dakle, evo mog pokušaja da objasnimo "čudne" značajke sustava Microsoft Office na najjednostavniji mogući način.

1. Reci mi

Za Word 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016 i Access 2016.

Nisu toliko poznati kao potpuno novi "Reci mi što želiš raditi"Kutija je možda najviše korisna poboljšanje u sustavu Microsoft Office 2016 13+ razloga koje biste trebali nadograditi na Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 je ovdje i vrijeme je da donesete odluku. Pitanje produktivnosti je - trebate li nadograditi? Dajemo vam nove značajke i svježe razloge koji će vam pomoći ... Čitaj više . Tekstovno polje na vrpci najbrži je način dolaska do značajki koje želite koristiti ili radnji koje želite izvršiti. Unesite prirodnu riječ ili frazu koja se odnosi na ono što želite učiniti, a okvir će odgovarati padajućim izbornikom s predloženim podudaranjima. Odaberite značajku za koju smatrate da je ispravna i Office otvara pravi dijaloški okvir kako bi vam pomogao.

Zamislite to kao dinamičniji način za pomoć u bilo kojoj naredbi sustava Office. Pomoću možete nastaviti klikom na Pomoć potražite na kao što je prikazano na gornjoj snimci zaslona. To otvara tradicionalni preglednik pomoći.

2. Datum i vrijeme dokumenta držite tekućim

Za Word 2016 i PowerPoint 2016.

Dodavanje trenutnog datuma vašem dokumentu jednostavno je kao što je upisivanje i dopuštanje Microsoft Officeu da automatski ispuni ostatak. Kada isti dokument ponovo upotrebljavate na neki drugi datum, promjena datuma i vremena mala je zadaća za jedan datum, ali velika ako ste dodali još nekoliko. Na primjer - u podnožju svake stranice.

To je također nešto što možda zaboravite. Microsoft ima jednostavnu značajku koja automatski ažurira datum. To je dovoljno da vas spasi od zaborava.

Postavite pokazivač na mjesto gdje želite umetnuti datum. Zatim idite na Vrpca> Umetanje> Datum i vrijeme.

U dijaloškom okviru odaberite format datuma koji želite koristiti. Omogući Ažuriraj automatski potvrdite okvir kako biste osigurali da se datum ažurira svaki put kada otvorite dokument.

3. Brzi dijelovi

Za Word 2016.

Brzi dijelovi su "Building Blocks" dostupni u programu Word i Outlook. Smatrajte ih predlozima koji još nisu odrasli. Kao što ime kaže, oni su dijelovi koji se mogu ponovno upotrebljavati u bilo kojem sadržaju koji želite koristiti u programu Microsoft Word. To mogu biti pojedinačni ili više odlomaka teksta, tekstualna polja, tablice, popisi, naslovnice, vodeni žigovi, bibliografije ili bilo koji drugi oblik sadržaja. Ovi građevni blokovi kao i bilo koji predložak za ponovnu upotrebu mogu biti štedljivi u vremenu, posebno na područjima gdje se ponavljaju formati i sadržaji.

U Word i Outlook koristite pohranu ovih isječaka sadržaja koji se mogu višekratno upotrijebiti u galeriji brzih dijelova. Ići Vrpca> Umetni kartica > Tekst Skupina > Brzi dijelovi.

Padajući izbornik uključuje tri različite vrste brzih dijelova i organizator građevinskog bloka. Automatski tekst može biti odmah koristan jer vam omogućuje ponovnu upotrebu bilo kojeg sadržaja iznova i iznova poput prečaca. Primjerice, "Microsoft Office" koristim kao AutoTekst da ne bih više puta tipkao u ovom dokumentu.

Da biste spremili bilo što u galeriju brzih dijelova, odaberite sadržaj. Klik Umetni> Brzi dijelovi, a zatim kliknite Spremite izbor u galeriju brzih dijelova. Promijenite ime i, ako želite, dodajte opis. Klik u redu.

Da biste ponovo iskoristili ovaj dio sadržaja, postavite pokazivač na pravo mjesto u vašem dokumentu, kliknite Umetni> Brzi dijelovi, a zatim odaberite spremljeni izbor.

Koristiti Organizator građevnih blokova navodi sve građevne blokove koji su vam dostupni u Wordu. Uvijek možete uređivati ​​njihova svojstva, brisati i umetati nove blokove građevina.

Ovaj Članak o podršci za Microsoft Office ukratko objašnjava različite vrste brzih dijelova.

4. Vodeni žig

Za Word 2016.

Vodeni žigovi mogu se koristiti za uspostavu marke ili kao mjera sigurnosti. Možete čak koristiti tekst ili sliku da biste prikazali status dokumenta. Uobičajeni vodeni žig je "Nacrt".

Ići Vrpca> Dizajn> Vodeni žig. Upotrijebite bilo koji od četiri zadana vodena žiga ili izradite vlastiti.

Klik Prilagođeni vodeni žig> Tekst vodeni žig. Odaberite ga s popisa ili utipkajte svoj tekst. Zatim podebljajte vodeni žig postavljanjem fonta, izgleda, veličine, boja, orijentacije i prozirnosti.

Klik Prilagođeni vodeni žig> Slika vodeni žig i potražite sliku. Automatski se posvjetljuje kako ne bi ometao tekst dokumenta, osim ako isključite potvrdni okvir Ispiranje kutija.

Možete spremiti svoje kreacije u Galerija vodenih žigova. Imajte na umu da je naredba Custom Watermark omogućena samo u prikazu Print.

Izrada vodenih žigova u Excelu 2016 i PowerPoint 2016 nije tako automatski kako pokazuju podaci o podršci.

5. Jednostavnost čitanja mesa

Za Word 2016 i Outlook 2016.

Najbrži način za poboljšanje čitljivosti dokumenata i e-pošte? Koristite rezultat čitljivosti za odmjeravanje razina čitljivosti vaših dokumenata Kako dobiti ocjenu čitljivosti bilo kojeg riječnog dokumentaZnajući koliko je težak vaš dokument može vam pomoći postati bolji pisac. Evo kako Microsoft Word dati informacije o čitljivosti. Čitaj više . Word i Outlook koriste dvije mjere:

1. Telesni test za lakoću čitanja
2. Flesch-Kincaid test stupnja razine

Jednostavnost čitanja test mjeri prosječni broj sloga po riječi i riječi po rečenici na skali od 100 bodova. Što je rezultat viši, dokument je lakše razumjeti. Cilj za raspon 60-70.

Stupanj ocjene testom se uspoređuje sadržaj s američkim razinama. Na primjer, ocjena 7,0 znači da sedmoškolac može razumjeti dokument. Prikažite 7,0 do 8,0.

Riječju: Idite na Vrpca> Datoteka> Opcije i kliknite iskušavanje.

Pod, ispod Pri ispravljanju pravopisa i gramatikeu Riječi, provjerite Provjerite gramatiku s pravopisom potvrdni okvir označen.

Izaberi Pokaži statistiku čitljivosti.

(U programu Outlook: Idite na Datoteka> Opcije i kliknite na Pošta> Sastavi poruku> Pravopis i automatska ispravka.)

Poslije Provjera pravopisa, dijaloški okvir će prikazati razinu čitljivosti dokumenta.

6. Jednostavan pregled markiranja

Za Word 2016.

Upotreba uredskih dokumenata Pratite promjene pratiti promjene kada tim surađuje na dokumentu. Oni uključuju pokazatelje poput uređivanja sadržaja, promjena u formatu, komentara i ostalih umetanja i brisanja. Što je više autora na nekom dokumentu, to će više biti vizualne nerede. Ići Vrpca> Pregled> Praćenje grupirati za precizno podešavanje promjena koje se prate.

Ako mislite da je dokument teško pročitati, uključite ga Jednostavno označavanje. Vizualni nered će nestati, a samo crvena okomita blizina ruba ukazuje da su napravljene bilo kakve promjene. Word pokazuje mali balon za komentar.

Klikom na crvenu okomitu traku (pretvara se u sivu okomitu traku) dokument se vraća na Sav prikaz markiranja sa svim praćenim promjenama opet vidljivo. Kliknite sivu traku da biste je ponovo prebacili na Jednostavno označavanje pogled.

7. Linija potpisa

Za Word 2016, Excel 2016 i PowerPoint 2016

Red za potpis jednostavan je držač mjesta za dokument koji planirate poslati digitalno ili ispisati. Ali dolazi s još jednom pogodnošću. Možete uključiti njihove osobne podatke ili bilo koju drugu upute za potpisnika koju smatrate potrebnom.

Ići Vrpca> Umetanje> (Grupa teksta)> Potpisna linija.

Linija potpisa može se prilagoditi od Postavljanje potpisa kutija.

Potpisnik može upotrijebiti svoje digitalne ID-ove za potpisivanje dokumenta desnim klikom na rezervirano mjesto i klikom na Znak.

Ako ne koristite digitalni potpis, možete napraviti svoj vlastiti oblik potpisa i spremiti ga kao sastavni blok i ponovo koristiti iz Quick Parts na svakom dokumentu.

8. Nevidljivi digitalni potpis

Za Word 2016, Excel 2016 i PowerPoint 2016.

Digitalni potpisi nisu elektronički potpisi Je li vaš elektronički potpis legalan širom svijeta?Jesu li elektronički potpisi valjani i zakoniti širom svijeta? Jesu li oni bolji u odnosu na ispisani rukom pisani potpis u svijetu bez papira? Gledamo što zakon kaže na globalnoj razini. Čitaj više . Oni su jači autorizacijski alati i kriptiraju se za zaštitu vaših dokumenata. Možete dodati vlastite nevidljive digitalne potpise u programu Word, Excel ili PowerPoint da biste zaštitili dokument.

Nabavite vlastiti digitalni ID. Microsoft se udružio s još nekoliko usluga digitalnog potpisa osim DocuSign-a.

Idi na Kartica File> Info> Protect Document, Protect Workbook ili Zaštitite prezentaciju i kliknite Dodajte digitalni potpis.

U Znak u dijaloškom okviru navedite razlog za potpis u Svrha okvir i kliknite Znak.

Nakon što digitalno potpišete dokument, pojavljuje se gumb Potpisi i datoteka je sada dostupna samo za čitanje kako bi se spriječile promjene.

Ovaj Članak Microsoftove podrške objašnjava metodu za Outlook 2016.

9. Provjera pristupačnosti

Za Word 2016, Excel 2016 i PowerPoint 2016.

Provjera pristupačnosti pomaže vam u stvaranju čisto čitljivog sadržaja za osobe s invaliditetom. Prikazuje se kao izvješće o problemima koje pronalazi u dokumentu, a objašnjava i zašto bi svako izdanje moglo biti problem osobama s invaliditetom.

Na primjer, slika kojoj nedostaje alternativni tekst otežati će čitatelju ekrana i osobi sa vizualnim izazovima. Postoje i rješenja koja vam pomažu u stvaranju dokumenata bez grešaka za sve, a ne samo za osobe s invaliditetom.

Ići Datoteka> Info. Svi problemi s pristupačnošću bit će prikazani kao poruka pokraj Provjerite ima li problema dugme.

Da biste pokrenuli i popravili probleme u datoteci, kliknite Provjerite izdanja> Provjerite pristupačnost.

Okno zadatka Provjera pristupačnosti prikazuje potencijalne probleme i rješenja kako riješiti sve probleme u dokumentima.

Pokretanje dokumenta provjerom pristupa često otkriva pogreške koje profesionalni dokument mogu napraviti ili prekršiti. Na primjer, nedostaju zaglavlja ili problemi s oblikovanjem.

10. Označene PDF datoteke

Za Word 2016, Excel 2016 i PowerPoint 2016.

PDF s oznakama nije isto što i dodavanje oznaka za organiziranje PDF datoteka. Označeni PDF pomoćna je značajka stvorite PDF datoteke koje su više prilagođene korisniku Pomoću ovih savjeta učinite svoje PDF datoteke pristupačnijima i čitateljima prilagođenijima čitanjuSvaki dobar PDF treba biti dostupan za komuniciranje ideja - slijedite ove savjete kako biste osigurali da vaš dokument dosegne cilj. Čitaj više iz Microsoftovog ureda. Označeni PDF je također važan za stvaranje dokumenti koji se mogu ponovno puniti koji rade na svim vrstama zaslona. Na najjednostavniji način "Oznake" definiraju strukturu PDF-a. Zamislite ih kao karte koje objašnjavaju logičke odnose između različitih elemenata u složenom PDF dokumentu. Na primjer: popisi, tablice i slike.

Microsoft objašnjava osnove označenih PDF datoteka:

Označavanje dodaje PDF dokument sloj informacija nazvan „semantika“, koji pokazuje koje su vrste objekata uključene [u] datoteku, na primjer: naslovi, odlomci, slike i tablice. Kad datoteku spremite kao PDF, ova semantika prepoznaje i označi Office program koji koristite i doda u datoteku.

Microsoft Office automatski označava dokument kad se pretvori u PDF, ali trebali biste biti svjesni postavke koja njime upravlja.

Klik Datoteka> Spremi kao i potražite lokaciju.

U Spremi kao dijaloški okvir, odaberite PDF u Spremi kao vrstu popis.

Kliknite na Više mogućnosti. U Spremi kao dijaloški okvir, ponovno odaberite PDF i kliknite na Opcije dugme. Osigurajte Oznake strukture dokumenta za pristupačnost potvrdni okvir odaberite i kliknite u redu.

Malo poznate karakteristike su poticaji produktivnosti

Zamislite neuobičajenu značajku koju ste otkrili iz savjeta. Možda je bila mala tipkovnica prečac 60 Bitnih prečaca na Microsoft Office tipkovnici za Word, Excel i PowerPointStotine prečaca na tipkovnici dostupno je u sustavu Office, ali to su najvažnije koje biste trebali znati jer će vam uštedjeti puno vremena. Čitaj više ili nešto jače poput enkripcije ili zaštite lozinkom Kako zaštititi lozinkom i šifrirati Microsoft Office datotekeBi li vam smetalo ako je netko zavirio u vaše bilježnice OneNote ili imao pristup vašim Wordovim dokumentima? Ako je vaš odgovor potvrdan, pokažite nam kako zaštititi datoteke sustava Office. Čitaj više . Možda je to mogućnost objavljivanja Office dokumenata Docs.com.

Svaka nova značajka unesena u naš osobni tijek rada ne samo da nas cijeni zbog softvera, već i dodaje korak u našu krivulju učenja.

Sada je vaš red da nam kažete o jednoj značajki Microsoft Officea koja je gotovo jednako važna kao i vaša desna ruka. Koliko su vam gore navedene značajke bile „nove“?