6 načina da naterate zauzete ljude da odgovore na vaše e-poruke

Oglas

Kada prolazite pored nekoga na ulici i pozdravite se, kako se osjećate kad ne pozdrave leđa? Nevjerovatno je koliko mali nedostatak priznanja može osjetiti osobu, ali nevjerojatno je i koliko možete učiniti da potaknete odgovor. Isto je i s e-mailovima.

Zamislite obrnuti scenarij. Prolazite nekoga na ulici i oni vas nakratko pogledaju, pozdrave, a zatim brzo skrenu pogled. Kolika je vjerojatnost da ćete se pozdraviti? Zamislite sada osobu koja vas gleda ravno u oči, široko se smiješi i pozdravljajući - čak i koristeći svoje ime! Izgledi su mnogo bolji za to da ćete biti nadahnuti da prijatno odgovorite.

Isto je to slučaj s e-mailovima. Osim, umjesto izraza lica ili tona glasa, postoji potpuno drugačiji skup pravila kada dolazi do slanja e-pošte koja će potaknuti ili obeshrabriti osobu da pritisne gumb za odgovor i odgovori vas. U ovom postu podijelit ću s vama nekoliko trikova koje sam naučio tijekom godina - savjeti koji će uvelike povećati vaš uspjeh u dobivanju odgovora putem e-maila, čak i od vrlo zaposlenih ljudi.

Zašto vam treba odgovor?

Kad sam prije nekoliko godina promijenio posao, počeo sam raditi u tvrtki u kojoj su ljudi bili puno zauzetiji nego na prošlom poslu. Ljudi su jedva imali vremena završiti posao na projektu, pa su odgovarali na e-mailove zadatak u određivanju prioriteta 5 Gmail filtara koji pomažu u određivanju prioriteta i organiziranju mape pristigle pošteKoje bi filtre trebala imati svaka osoba u svom arsenalu da bi njihova poštanska pošta bila uredna kao i moja? Ovdje sam da vam pomognem da započnete s postavljanjem svojih prvih pet filtera ili ... Čitaj više . Ubrzo sam saznao da ako ne slijedim određeni format i pristup prilikom slanja e-pošte ljudima, možda ne bih dobio odgovor već puno dana, ako uopće.

Prvo što trebate učiniti kada nekome šaljete e-poštu, posebno nekome tko je izuzetno zauzet, jeste brzi popis vlastitih razloga e-poštom. Ako su zauzeti i e-pošta vam nije dovoljno visoko prioritetno pitanje, vjerovatno će biti skrivena negdje na popisu obaveza, s kojima ćemo se baviti samo ako imate više vremena za fokusiranje na problem (ako postoji svi). Zauzeti ljudi teško upravljaju e-poštom. Oni su najprometniji, manja je vjerojatnost da ćete dobiti odgovor ako ne igrate svoje karte ispravno.

Ako možete dovoljno opravdati važnost problema da biste najavili e-poštu, tada svakako pokrenimo.

Postavite pitanje - po mogućnosti o njima

Istraživači sa Sveučilišta Harvard su 2012. godine proveli prilično temeljita studija koji je uključivao čak i skeniranje mozga i ustanovio da ljudi zapravo dobivaju "biokemijsku buku" od govorenja o sebi. Što je osoba snažnija - što je mnogo izuzetno zaposlenih ljudi - to više uživa u razgovoru o sebi. Napokon, postoji jednostavno tako puno reći, zar ne?

To znači da ako točite mrkvu na osobno pitanje unutar e-pošte, to u osnovi iskušavate osoba s osobnim visokom - prilika za malo "zujanja", dijeleći nešto o sebi vas. A neki ljudi baš stvarno, jako vole priliku imati kutiju sapuna. Dakle, dajte im ih.

Možete jednostavno pitati kako ide projekt na kojem rade. Ako ste im vrlo bliski i razgovarate o obitelji dovoljno često, pitajte kako je obitelj. Ako je velika igra o kojoj svi pričaju - pitajte ih što misle. Dajte im priliku da vam odgovore i "odmori se" od razmišljanja o radu toliko. Možete pratiti svoje pitanje s pitanjem vezanim za posao u prvom redu, ali prikupljanje mišljenja će pokrenuti tu potrebu za visokom "ja-get-to-talk-about".

Dodatni bonus: koristite nešto što vam je zajedničko. Djeca. Ljubav prema bejzbolu. Što god to bilo - najprije uspostavite tu osobnu vezu. Manja je vjerojatnost da će osoba brzo poslati datoteku e-pošte za kasnije.

Odaberite hitnu liniju predmeta

Zauzeti ljudi prirodno počinju postavljati prioritete e-porukama, a ponekad čak ni ne otvaraju e-poštu da to učine. Brzo će pogledati temu. Dakle, ako želite brz odgovor ovih ljudi, možete samo zamisliti koliko je važna linija predmeta. Ako su vam potrebni savjeti kako to učiniti, toplo preporučujem Aaronov savjet kako to učiniti izdvojite vašu predmetnu liniju Kako napraviti da se vaša e-poruka ističe u pretrpanom pristigloj poštiJeste li ikad poslali e-poštu za koju smatrate da je važno samo odgovor na koju smo odgovorili puno dana kasnije ili još gore zaboravljeni? Odobreno, ponekad to nije pod vašim nadzorom, ali postoje stvari koje možete učiniti ... Čitaj više u zgužvanoj pristigloj pošti.

Dno crta je sljedeća: Ako vam je potreban odgovor odmah, zašto onda vašoj liniji predmeta ne stoji “VAŽNO:” ili “HITNO:”? U tome nema ništa loše, a zapravo je korisno zauzetim ljudima koji koriste takve crte predmeta kao vizualni pokazatelj onoga što prvo napasti u poštanskom sandučiću. Samo nemojte to činiti zbog glupih, nevažnih pitanja ili ćete postati "dječak koji je plakao vuk", a vaše će e-poruke na kraju potpuno zanemariti!

Neka bude kratko i slatko

Ovo je dio članka u kojem postajem licemjeran. Tip koji napiše 2000 članaka s riječima reći će SAD-u da to bude kratko i slatko? Yup. To je upravo ono što ću učiniti. Ovdje razgovaramo o e-porukama, a evo lekcije da je gospodin Wordy ovdje naučio prvu godinu o svom novom poslu: PILE. To je kratica koju sam upravo smislio. To je osoba koja zanemaruje dugu e-poštu.

Nakon otprilike šest mjeseci kako su ljudi ignorirali moje duge, razrađene e-poruke, pokušao sam nešto novo. Počeo sam pisati vrlo, vrlo kratke poruke e-pošte u kojima je samo navedeno. Nisam dao dodatne detalje, ali na kraju e-poruka ponudio sam da pružim više informacija ako oni to žele.

Počeo sam smanjivati ​​e-poštu. Kad sam pomislio da su dovoljno kratki, prošao sam i izrezao još malo. Morate se zapitati, je li ova linija samo suvišna? Da li dijelite informacije radi upoznavanja s ljudima koliko vam je poznato - ili to zapravo nije važan problem? Izreži riječi. Dođite brzo do točke. Kad sam započeo s tim, primijetio sam porast brzine odziva. Ako možete smanjiti svoju e-poštu na jedan redak - izgledi su prilično dobri, odmah ćete dobiti odgovor.

Mito ih

Ako ćemo ovdje biti iskreni, onda morate priznati da su ljudi po svojoj prirodi gomila sebe. Kad ljudi vide da bi za njih moglo biti "nečega", osjećaju se prisiljeni na akciju. To možete iskoristiti u e-pošti tako što ćete svoju e-poštu zatvoriti s nečim poput: "Dakle, obratite mi se dobro vrijeme kad možete razgovarati o tome uz šalicu kave - na meni!"

Besplatna šalica kave samo zbog pritiska na gumb za odgovor? To je dobar poticaj. A ako je problem još važniji - recimo, pokušavate nešto prodati ili steći novog klijenta - nastavite s ponudom za ručak. Ta će se mala investicija itekako isplatiti. Ljudi vole besplatan ručak.

Uključite drugu stranku

Ako ste nekome nekoliko puta poslali e-poštu, isprobali ste sve gore navedene taktike, a još uvijek ne dobijate nikakve odgovore, vrijeme je da izvučete velike oružje. Ove posljednje dvije taktike obično rezerviram za ljude koji kronično ignoriraju e-poštu. Prvi pristup "velikog pištolja" je uvući nekoga tko je možda povezan sa situacijom. To može biti vaš šef ili dodatna osoba s kojom radite na projektu koji je zadržan jer osoba ne odgovara na vašu e-poštu.

To nije nešto što želite učiniti na prvoj, drugoj ili čak trećoj e-pošti. Međutim, ako vas grubo ignoriraju, napišite još jedan pristojan e-mail i samo unesite uključenu osobu. Ako je netko viši, poput vašeg šefa, a druga osoba zna da je u položaju vlasti, brzo će odgovoriti. Među svim kroničnim zanemarivačima s kojima sam se bavio tijekom godina, ovaj "cc" pristup potiče reakciju u 99 posto slučajeva. Nešto je s publikom koja transformira dijalog i odjednom mu postaje veći prioritet.

Dosljedno izdajte podsjetnike

Ako ste ikada vidjeli film Otkupljenje Shawshank-a ili ste pročitali novelu koju je napisao Stephen King, možda biste se mogli sjetiti dio u kojem Andy Dufresne svakog tjedna šalje jedno pismo državnom Senatu, tražeći novac za zatvor knjižnica. Nakon što je dobio nekoliko stotina dolara i donaciju knjiga, Andy tada počne slati dva pisma tjedno tražeći još više novca.

Poanta priče je da upornost djeluje. Nazovite to dosadnim, otežavajućim ili iritantnim - ali ako doista trebate odgovor na nešto važno, dosljedno pitati osobu da li je primio vašu posljednju poruku e-pošte će imati jedno od dva učinke. Ona će osobu navesti da kopa po pristigloj pošti u potrazi za e-poštom o kojoj govorite ili će im dati do znanja da je jedini način da vam se odmakne odgovor na vašu e-poštu. Ovo je očito krajnje rješenje, ali je i to rješenje koje djeluje.

Koje tehnike upotrebljavate za brži odgovor na svoje e-poruke? Što djeluje za vas? Podijelite vlastite savjete i savjete u odjeljku s komentarima u nastavku!

Kreditna slika: Preopterećen biznismen (Shutterstock), Davanje govora (Shutterstock), Važan znak (Shutterstock), Od točke do točke (Shutterstock), Od točke do točke (Shutterstock).