Kako postaviti e-poštu izvan službenika za odgovor u programu Outlook

Oglas

Što dobivate kada kombinirate dvotjedni odmor sa užurbanim radnim životom? Divovski projekt koji vas čeka nakon povratka kući - samo probijanje svih tih poruka e-pošte! Čekajte - zašto ne omogućite Out of Office Responder u Outlooku i automatizirate neke od tih odgovora za vas?

Ovdje na MakeUseOfu opisali smo kako se to radi u Gmailu, poput Tininih upute za odmor s odmora Kako postaviti odgovor za e-poštu izvan urednika prije nego što krenete na putovanjeNe biste li voljeli otići na odmor znajući da ne morate provjeravati svoju e-poštu? Ako se ne možete osloniti na pomoćnika dok niste kod kuće, obratite se odgovorima za Gmail u Gmailu. Čitaj više i Markina metoda za to pomoću filtra e-pošte Stvorite automatski odgovor e-pošte pomoću novog filtra u Gmailu Čitaj više . Jedan klijent kojeg još nismo pokrili je Outlook. Nažalost, za razliku od Gmaila, besplatna verzija programa Outlook.com ne nudi značajku odgovora izvan ureda. Međutim, ako imate Outlook 2010 i račun na MS Exchange poslužitelju - koji mnoge tvrtke pružaju zaposlenima - onda ste sretni.

Korištenje pomoćnika izvan ureda u programu Outlook

Microsoft je učinio iznimno jednostavnim postavljanje automatiziranog sustava koji će poslati trenutne odgovore svima onima koji vam pošalju e-poštu dok ste izvan svog ureda. Nije važno da li možete konfigurirati samo tijekom 24 sata ili tijekom 2 tjedna odmora Klijent programa Outlook odgovori točno onako kako želite i za točno koliko vam je potrebno to do.

Da biste došli do tih postavki u programu Outlook 2010, ispod gumba Windows Logo odaberite Informacije. Ovdje ćete vidjeti veliko dugme na kojem piše "Automatski odgovori" sa ikonom vrata i strelice.

Kliknite gumb Automatski odgovori za pokretanje Outlookova alata Out of Office. Skočni prozor koji ćete vidjeti je puno napredniji nego što možete zamisliti. Na prvi pogled to je brz način da omogućite "Pošalji automatske odgovore" i samo upišite brzu napomenu koju će Outlook automatski poslati u vaše ime bilo tko koji vam šalje e-poštom Svaki korisnik usluge Google+ može vam sada poslati e-poštu na Gmailu (a evo kako to onemogućiti)Od danas će vam svaki korisnik Google+ moći poslati poruku na vaš Gmail. Da biste poslali poruku, sve što trebate je dodati tu osobu u svoj Google+. Čitaj više .

Međutim, pomnijim pregledom vidjet ćete da je ovdje puno više funkcionalnosti nego što se vidi.

Prije svega, možete definirati određeno razdoblje kako biste omogućili značajku automatskog odgovora, tako da kad se vratite s godišnjeg odmora, ne morate brinuti da li ga želite upamtiti!

Također ćete primijetiti da postoje dvije kartice. Onaj s lijeve strane jest postavi automatski odgovor Nemojte mi slati tekst: automatsko odgovaranje na tekstualne poruke dok ste zauzeti Čitaj više samo za ljude koji vam šalju e-poštu iz tvrtke.

Kartica na lijevoj strani je gdje možete postaviti određeni odgovor svima koji vam se e-poštom pošalju izvan vaše korporacije.

Postavljanje pravila e-pošte

Primijetit ćete na dnu ovog prozora, naizgled beznačajan mali gumb s oznakom "Pravila ..."

Ovaj je gumb zapravo prilično značajan jer vam omogućuje daljnje definiranje načina na koji će Outlook automatski odgovoriti definiranjem određenih osoba, riječi u subjektu ili tijelu ili je li e-pošta poslana izravno ili Poslane kao kopija.

Ovdje možete stvoriti vrlo specifična pravila. Na primjer, možete stvoriti pravilo da ako vam majka pošalje e-poštu, tu e-poštu možete proslijediti na osobni račun pratit ćete za vrijeme vašeg odmora (ili ga poslati izravno u smeće, ovisno o vašem odnosu s vašim majka).

Ono postaje još zanimljivije kada kliknete na gumb "Napredno ...".

Ovdje možete definirati više detalja o tome na koje poruke želite odgovoriti na drugačiji način od standardnog automatskog odgovora. Možete odabrati poruke iznad ili ispod određene veličine, kada su primljene, njihovu razinu važnosti i još više.

Stvorite Out of Office Responder s e-poštom pravila

Saikat je dao nekoliko savjeta o tome pomoću Outlookovih filtera Savjet MS Outlook: Kako automatski organizirati dolazne e-poruke Čitaj više prije, a Jack je isto učinio za Google, Hotmail i Yahoo filtri Kako postaviti filtre e-pošte u Gmail, Yahoo Mail i OutlookFiltriranje e-pošte vaš je najbolji alat za održavanje svoje mape pristigle pošte urednom i organiziranom. Evo kako postaviti i koristiti filtre e-pošte u Gmailu, Yahoo Mail i Outlooku. Čitaj više . Ako razmislite, Out of Office Responder je zapravo alternativna verzija onoga što biste mogli učiniti ako samo kliknete. Upravljanje pravilima iz izbornika Outlook.

Pomoću čarobnjaka za pravila jednostavno se pomaknite prema dolje do opcije da biste provjerili ima li poruka "primljenih u određenom rasponu podataka".

Definirajte to razdoblje od trenutka kad krenete na odmor, do trenutka kad se planirate vratiti kući.

Konačno, sve što trebate učiniti je definirati odgovor ili radnju koju želite poduzeti kada dolazne poruke ispunjavaju ove kriterije, a u suštini imate odgovornog urednika!

Kao što vidite, nema razloga da ne možete odgovarati na poruke e-pošte čak i kad ste na odmoru! Sve što trebate učiniti je izdvojiti vrijeme da kažete Outlooku kako želite da odgovara za vas, a ljudi će mislite da ste jednako produktivni kao i nekada, čak i dok sjedite na plaži pijuckajući Margarita.

Na koji kreativan način koristite Outlook's Out of Office Responder? Imate li dobre savjete ili priče za ispričati? Podijelite ih u odjeljku s komentarima u nastavku!

Slikovni krediti: ruka robota Via Shutterstock