Kako ukloniti skrivene osobne podatke u sustavu Microsoft Office

Oglas

Svaki put kada kolegi pošaljete dokument, spremite ga, lektorirate, ispravite pravopisne i / ili gramatičke pogreške i šaljete ga. Sjajna je navika upasti se i sigurno uštedjeti vrijeme i energiju, ako je vaš rad dosljedno precizan. Urednici će vas voljeti (zar ne ?!). Ali što je s ostalim informacijama koje bismo mi nenamjerno mogli pružiti kad pošaljemo dokument?

Microsoft Office Koji je Office Suite najbolji za vas?Bit ćete pritisnuti da pronađete zanimanje za koje nije potrebna nekakva obrada riječi ili broja. I možda se pitate, je li Microsoft Office zaista najbolje rješenje? Ovdje su vaše mogućnosti. Čitaj više stvara i održava datoteku metapodataka pričvršćenu na vaš dokument. Svaki put kada ga pošaljete, vaši se podaci prosljeđuju primatelju i bilo tko drugi u koji se kreće dokument naprijed. To je u redu u određenim situacijama, ali u drugim vremenima može biti prikladno očistiti svoje dokumente od bilo kakvih osobnih podataka prije nego što ih pustite u divljinu.

Pogledajmo brzo kako pregledati svoje dokumente

pomoću značajke Document Inspector 10 skrivenih značajki programa Microsoft Word koje će vam olakšati životMicrosoft Word ne bi bio njegovo sredstvo bez svojih proizvodnih značajki. Evo nekoliko značajki koje vam mogu pomoći svaki dan. Čitaj više Microsoft Officea.

O kojim vrstama podataka razgovaramo ovdje?

Microsoft Office automatski pohranjuje nekoliko vrsta osobnih podataka, zajedno s nekim drugim oblicima skrivenih podataka. Podaci nisu odmah očigledni. Ne prikazuje se uz vaš dokument; morat ćemo to ukloniti. Uredski dokumenti mogu sadržavati sljedeće oblike podataka:

• komentari, revizijske oznake praćenih promjena 20 najboljih aplikacija koje učenici mogu proći kroz dan školeBez obzira jeste li u srednjoj školi ili na fakultetu, ove bi fantastične aplikacije trebale biti na vrhu popisa zadataka u školi! Čitaj više , verzije i napomene s tintom. Ako ste surađivali na svom dokumentu, vjerovatno će sadržavati revizijske oznake, komentare i drugo iz vašeg radnog procesa. Ovi isječci mogu omogućiti drugim ljudima da vide tko je još radio na dokumentu, kao i promjene koje su oni napravili.
• Svojstva dokumenta i osobni podaci. Svojstva dokumenta odnose se na metapodatke dokumenta, kao što su autor, predmet i naslov. Svojstva dokumenta uglavnom su samo informacija koje Office automatski generira i održava svaki put kad radite s dokumentom. Također može sadržavati informacije koje se odnose na određene značajke koje koristite s dokumentom. Na primjer, zaglavlja e-pošte Što možete naučiti od zaglavlja e-pošte (metapodaci)?Jeste li ikad dobili e-mail i stvarno se pitali odakle dolazi? Tko ga je poslao? Kako su mogli znati tko ste? Začudo, puno tih podataka može biti iz ... Čitaj više , listići za usmjeravanje, putovi pisača i informacije o putu datoteke sve su uobičajene.
• Zaglavlja, podnožja i vodeni žigovi. Word dokumenti i Excelove radne bilježnice mogu sadržavati informacije u zaglavlju i podnožju. Jednako se vodeni žigovi mogu dodavati i skrivati.
• Skriveni tekst. Word dokumenti mogu sadržavati skriveni tekst. Odnosno, sadržaj koji je oblikovan kao skriveni tekst. Ako niste sigurni, inspektor dokumenata može ga potražiti.
• Skriveni redovi, stupci i radni listovi. U istom smislu kao i Word dokument, Excelove radne knjige mogu sadržavati vlastiti skriveni sadržaj.
• Nevidljivi sadržaj. Radne bilježnice u Excelu i PowerPoint prezentacije mogu sadržavati stavke 7 savjeta za stvaranje profesionalnih predložaka PowerPointNitko nema koristi od dosadne prezentacije PowerPointa. Pomoću ovih savjeta osigurajte da vaš trud uvijek privlači njihovu publiku. Čitaj više formatirano kao nevidljive predmete. Inspektor dokumenata može ih pronaći za vas.
• Sadržaj off-slide. PowerPoint prezentacije također mogu sadržavati sadržaj ili predmete koji nisu vidljivi jer su povučeni sa strane slajda. To se događa širokom rasponu objekata, uključujući umjetnost, tekstne okvire, gumbe i grafiku.
• Bilješke s prezentacijama. Ako si koristeći sve funkcije PowerPointa 10 kreativnih načina za korištenje PowerPointa za samo-rastRazmišljati izvan okvira. Rušiti činjenicu da je PowerPoint samo dosadan alat za prezentaciju. Otkrijmo deset kreativnih namjena za to. Čitaj više , možete dodati ekspresivno snimljene bilješke u svoju prezentaciju. Također ih ne želite poslati na bilo koga drugoga ili im se pojaviti tijekom vašeg velikog trenutka prezentacije.
• Svojstva poslužitelja dokumenata. Dokument može sadržavati dodatna svojstva dokumenta ako koristite web mjesto Document Workspace ili biblioteku koja se temelji na uslugama Microsoft Windows SharePoint.
• Prilagođeni XML podaci. Vaš dokument može sadržavati skrivene XML podatke; inspektor dokumenata može ga pronaći i ukloniti.

Očito je da je to samo problem ako ga smatrate jednim. Većina pojedinaca koji stvaraju i šalju dokumente pomoću Microsoftovog Officea ne bi trebali imati problema s podacima stvorenim uz svoj rad. Ako se morate riješiti bilo koje od gore navedenih informacija, pročitajte dalje!

Inspektor dokumenata

Inspektor dokumenata 10 Zadane postavke programa Microsoft Word koje možete optimiziratiNekoliko jednostavnih koraka za optimizaciju može povećati vašu produktivnost pomoću programa Microsoft Word. Donosimo vam deset brzih i jednostavnih postavki za vaše svakodnevne zadatke. Čitaj više je spoj svih različitih inspekcijskih usluga koje su dostupne Microsoft Officeu. Njihove glavne funkcije su pronalaženje i uklanjanje dodatnih podataka iz vaših dokumenata. Prije korištenja inspektora dokumenata, spremite svoj trenutni dokument.

Kad to učinite, krenite prema Datoteka> Info. Bit će vam prikazan zaslon sličan ovome:

Na desnoj strani možete vidjeti neke informacije koje je generirao Microsoft Office: stranice, količinu vremena za uređivanje, ja kao autor. Da biste to uklonili, idite na Provjerite ima li problema> Uvid u dokument. Tada ćete stići na ploču s mogućnostima inspektora dokumenta. Provjerite potrebne opcije, a zatim slijedite Pregledati. Ovisno o veličini vašeg dokumenta, ovo bi moglo potrajati.

Nakon što inspektor dokumenata obavi svoj posao, moći ćete ukloniti sve pronađene skrivene podatke. Pogledajte donji popis dokumenata. tisak Ukloniti sve na odjeljcima koje želite očistiti.

Nakon što očistite skrivene podatke iz svog dokumenta, možete ih spremiti. Pokušajte ga ponovo otvoriti i ponovo skenirati kako biste osigurali da su svi podaci uklonjeni. U suprotnom, sada biste trebali biti bez ikakvih identifikacijskih podataka koje ste možda nenamjerno poslali.

N.B: U Uredu 2007, Inspektora dokumenata možete pronaći prema smjeru Uredski gumb> Priprema> Uvid u dokument> Uvid. Pobrinite se za vas spremite svoj rad prije bilo kakvih izmjena.

Mogu li to spriječiti da se dogodi?

Da - ali to je postavka specifična za dokument, što znači da ćete tu postavku morati primijeniti na svaki dokument koji stvorite. Da biste spriječili Office da sprema metapodatke uz svaki dokument, idite na Datoteka> Opcije> Centar za pouzdanost> Opcije privatnosti. U odjeljku Postavke za određeni dokument označite Uklonite osobne podatke iz svojstava datoteka uz spremanje.

Kao što je već spomenuto, to će zaustaviti spremanje metapodataka vašeg trenutnog dokumenta, ali morat ćete ih ponovo primijeniti sljedeći put.

Pregled dokumenta inspektora

Postoji ogroman broj razloga za uklanjanje osobnih podataka iz Office datoteke, bilo da je to prezentacija PowerPointa, radna knjiga u Excelu ili Word dokument. Kao Office 2016 uveo je suradnju 11 odgovora na često postavljana pitanja iz programa Office 2016Office 2016 predstoje i postavljaju mnoga pitanja. Morate li kupiti pretplatu, možete li je nadograditi i možete li se vratiti u Office 2013? Sastavili smo često postavljana pitanja i pružiti ... Čitaj više alata, može postati sve važnije čišćenje naših važnih dokumenata prije slanja.

U najmanju ruku, razmotrite gdje bi mogao završiti vaš dokument i informacije koje nehotice pruža sljedećoj osobi.

Redovno pilingete svoje dokumente? Što je razlog da ih očistite? Javite nam dolje!