Oglas
Bez obzira koristite li Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail ili bilo što drugo, e-poštom se šalje e-pošta i prije ili kasnije vaš se pretinac pristigne. Ali jedan jednostavan sustav sortiranja osigurat će da nikad ne osjetite da vam je nestalo iz ruke i da ste uvijek na vrhu svojih poruka.
Jeste li ikad pokušali primijeniti trikove sa popisom obaveza na poštu s primljenim poštom? Učinio sam. Češće nego ne rade. Ono što mi ne razumijemo o razlici između popisa e-pošte i obveza jest da zadatci zahtijevaju samo nešto od vas, dok se e-poruke odnose na komunikaciju s ljudima.
Ali promjena jednog popularnog sustava produktivnosti odgovor je na prigušivanje stalne buke poruka e-pošte. Matrica američkog predsjednika Dwighta Eisenhowera za razvrstavanje zadataka izvrsno je učinkovita i u razvrstavanju e-poruka, ako ih ispravite.
Izmijenjena Eisenhowerova matrica za e-poštu
Eisenhowerova matrica je kako je svoj popis obveza razvrstao u četiri kvadranta, što mu je pomoglo da shvati koji bi zadatak trebao raditi sljedeće. Osnovna matrica izgleda ovako, i zadržat ćemo je netaknutom:
Svaku ćete e-poštu razvrstati u jedan od ova četiri kvadranta. Kvadranti će vam diktirati što vi radite s tom e-poštom i kada na nju djelujete. Zaboravi na „nulu u primljenoj pošti“, upravo ćemo se usredotočiti na izvršavanje stvari.
Najbolje je kombinirati matricu s mapama u programu Outlook ili upotrijebite Gmail oznake da biste ukrotili pristiglu poštu Ponovno otkrijte naljepnice za Gmail i konačno ukrotite pretinac pristigle poštePostoji puno trikova za rješavanje preopterećenja e-poštom, ali postoji jedan točno ispod vašeg nosa koji možda ne koristite: dobre stare Gmail etikete. Čitaj više . Tako će svaki kvadrant imati svoje ime / mapu, a možda i svoju boju.
Što god učinite, nemojte mijenjati naziv ovih kvadranata. Dakle, vaše mape ili oznake sadrže samo ove četiri kategorije:
- Važno i hitno
- Važno (nije hitno)
- Hitno (nije važno)
- Nije važno niti hitno
Što je "Hitno"?
Lako je prepoznati što je "važno" - to je subjektivni poziv koji možemo lako prihvatiti, ovisno o našim prioritetima. Ali "hitno" postavlja sliku izračuna temeljenog na vremenu, a to ljude odbacuje.
Opustite se, ne paničite. "Hitno" ovdje znači sve što želite. Ako imate naporan dan bez ijednog trenutka za štednju, tada "Hitno" poprima novo značenje. Ako imate dan ispunjen sastancima, "Hitno" poprima drugo značenje. Neka bude fleksibilan; u stvari, važno je da je fleksibilna
Nekoliko stručnjaka za produktivnost zapravo želi vremensko ograničenje staviti u „hitni“ stupac Eisenhowerove matrice, ali to jednostavno nije održivo s obzirom na to da se potrebe za životom i radom temeljene na vremenu stalno mijenjaju.
Ne postoji čarobna formula ili postavljeno vremensko ograničenje za definiranje "Hitno". Znat ćete to kad ga ugledate. Nije teško shvatiti riječ, pa je nemojte pretjerivati.
Neka bude jednostavno, nemojte imati "Pravila kvadranata"
U iskušenju ćete povezati radnju s vašim kvadrantom. Na primjer, Tutumov Bryan Lee koristi sustav i postavila je posebnu radnju za svaki kvadrant, poput "Odlučite kada to učiniti" za "Važno, ali nije hitno", i "Delegirajte" za "Hitno, ali nije važno".
Oduprite se tome. Postoje dva problema s tim.
Prvo, ta „pravila akcije“ završavaju predodžbu o načinu na koji označavate e-poštu. Ako znate da trenutno morate reagirati na e-poštu, ali nemate vremena za to, naći će vam mozak da vas vara da pogrešno klasificirate.
Drugo, kvadrant nema uvijek istu radnju. Poništavanje zadatka neće uvijek biti opcija. "Nije hitno niti važno" ne znači da ga morate izbrisati, možda će vam kasnije trebati taj e-mail.
Umjesto toga, vjerujte u Eisenhowerovu matricu i vjerujte u svoje sposobnosti da to učinite. Prekomplicirani, prekomjerno specifični sustav produktivnosti ćete završiti s dampingom pravilo produktivnosti s tri štrajka Sustav s tri štrajka: Kako odrediti prioritet na vašem popisu obavezaNe prolazite li kroz vaš popis obaveza? Problem možda nije u vašoj produktivnosti, možda su vam to samo prioriteti. Naučimo kako dati prioritet popisu zadataka i ispuniti stvari. Čitaj više . Imena ovih kvadranata zapravo vam daju dobru predstavu o tome što se sve odnosi na e-poštu, te ćete u skladu s tim moći donijeti ispravnu odluku.
Jedno zlatno pravilo: Bez pokretanja bez etiketiranja
Ideja je da sortirajte svoju e-poštu nemilosrdno Ne možete odlagati e-poštu svako jutro? Probajte umjesto toga ovaj ritualPočevši svoj dan, način e-pošte redovito se odlaže - iako to većina od nas radi. Je li provjera e-pošte nakon buđenja doista tako loša? Čitaj više i uključuje jedan čin samodiscipline - ne možete prijeći na sljedeću e-poštu bez označavanja one koju čitate.
Ovo je kritično. Svaki put kada otvorite e-poštu, apsolutno je morate sortirati. Ne dozvolite sebi da provjerite sljedeću poštu ako je niste razvrstali u kvadrant.
Kao što smo već raspravljali, nije sortiranje ili sortiranje loše zbog čega vaša aplikacija za produktivnost ne radi 5 razloga zbog kojih vam se To-Do App čini manje produktivnimIstičete popise obaveza? Vaš problem nije vaša ambicija ili aplikacija za planiranje zadataka koju koristite. Problem je u načinu na koji uopšte koristite svoj popis obveza. Čitaj više . Morate ispraviti korak razvrstavanja i tada sve ostalo padne na svoje mjesto.
Kako napasti svoju e-poštu
Evo ljepote: Kada razvrstate pretinac pristigle pošte, zapravo vam neće trebati mnogo savjeta o tome kada i kako tretirati svoju e-poštu. Za hitne i važne stvari, na kraju će vam se obratiti onog trenutka kad imate malo slobodnog vremena.
Za sve ostalo, kako je za MakeUseOf rekao Andy Mitchell iz ActiveInboxa Kako se nositi s preopterećenjem pristigle pošte i popisima obaveza u e-porukamaE-pošta nije samo komunikacija, ona također uvelike diktira vaš popis obveza. Razgovarajmo o najboljim savjetima za povezivanje pristigle pošte s našom produktivnošću s Andyjem Mitchelom - osnivačem ActiveInboxa. Čitaj više ,
Odaberite dan niskoenergetske bodove tokom dana (poput one uspavane pola sata nakon ručka) i ispustite se u pristiglu poštu da biste je pregledali.
Ako vam je već postavljen prioritet, lako je sve obaviti, a da ne propustite predmet obavezan zadatak.
Na kraju svakog dana djelujte na svim razvrstanim porukama e-pošte, čak i iz aplikacije za pametni telefon. Vjerujte mi, nakon što vam je prioritet, to ćete proći u polovini vremena kojega drugačije provedete.
Je li ovo jednostavno ili teško?
Osobno smatram da je Eisenhower Matrix metoda sortiranja e-poruka najjednostavnija koju sam koristio. Zapravo mi je pretinac pristigle pošte učinio mnogo upravljivijim i ništa mi nije promaklo zbog njega.
Mislite li da je ovaj sustav jednostavno implementirati ili bi vam bilo teško? Recite nam zašto!
Slikovni krediti: Hej Paul Studios / Flickr
Mihir Patkar piše o tehnologiji i produktivnosti kada ne gnjavi dok gleda ponovno trčanje.