Kako organizirati Google pogon poput profesionalca

Oglas

Google vožnja može biti fantastična produktivnost i alat za suradnju. Jednom kada ga počnete puno upotrebljavati, sve može biti teško organizirati. Srećom, Google je predvidio ovaj problem i olakšao vam pronalazak onoga što tražite i osigurajte da ga više ne izgubite.

1. Osnovne postavke Google diska i dodavanje datoteka

Kao i standardni istraživači datoteka, Google Drive omogućava vam organiziranje datoteka u mape, što je prikladno ako radite na više različitih projekata. Ono što ga čini malo složenijim je to što vaše datoteke mogu potjecati iz do tri različita izvora, koja su navedena na bočnoj traci ispod drive.google.com: Moj pogon, Podjeljeno sa mnom, i Google Photos.

Ako tražite datoteku, potencijalno bi mogla biti u bilo kojoj od tih kategorija, što otežava pregled vašeg puta do datoteke. Da biste to olakšali, možete dodati bilo koju datoteku ili mapu u svoj Drive. Ako datoteku kliknete i povučete na pogon, ona uklanja datoteku s trenutnog mjesta i premješta je na svoj Disk.

Da biste izbjegli zbunjivanje drugih ljudi čineći njihove datoteke i mape nestaju, upotrijebite

Dodaj u Moj pogon mogućnost iz izbornika desne tipke miša. Dodavanje datoteke na pogon u osnovi dodaje prečac za datoteku ili mapu do najviše razine pogona. Na taj način ga možete brže pronaći, ali ne morate ga premještati s izvornog mjesta,

2. Poredaj po različitim čimbenicima

Ovo je stvarno osnovno, ali ima objašnjenje jer nije odmah jasno gdje pronaći tu opciju. Opcije sortiranja gumb na desnoj strani alatne trake i pokazuje slova A i Z između dvije strelice. Kliknite tu ikonu i imat ćete mogućnost sortiranja po imenu, zadnjem izmjenjenom datumu, zadnjem izmjenjenom datumu i zadnjem datumu otvaranja prema meni.

Čini se pretjerano jednostavno, ali može biti vrlo korisno!

3. Odaberite Datoteke brže

Još jedan vrlo jednostavan savjet, ali jeste li znali da možete SHIFT + klik ili Klikni i povuci za odabir više datoteka na Google disku?

Neke internetske usluge ne podržavaju ovu funkciju, ali Google Drive to čini i omogućuje vam odabir datoteka i radite grupne operacije na njima mnogo brže nego ako ste pokušali napraviti promjene u svakoj od njih pojedinačno.

4. Koristite napredne alate za pretraživanje

Pretraživanje datoteke pomoću trake za pretraživanje na vrhu zaslona je definitivno najbolji način da se nešto nađe da ste izgubili, a upotrebom naprednih alata koji su udaljeni samo nekoliko klikova učinit ćete to još više učinkovita.

Kada kliknete na traku za pretraživanje, vidjet ćete da možete kliknuti na bilo koju vrstu datoteke da biste svoje pretraživanje ograničili na tu vrstu datoteke. Kada kliknete na njega, na traci za pretraživanje pojavit će se "type: [filetype]" i vidjet ćete popis svih tih vrsta datoteka koje imate na svom Disku. Pomicanje po ovom popisu dobro je mjesto za početak traženja.

Možete i unijeti “[vaš pojam za pretraživanje]: [naziv datoteke]” da biste pretražili dokument, proračunsku tablicu, PDF, prezentaciju ili drugi naziv datoteke kako biste brže pretražili.

Pored pretraživanja prema nazivu datoteka, možete kliknuti Više alata za pretraživanje pri dnu izbornika za odabir vrste datoteka kako biste dobili pristup naprednijim opcijama pretraživanja, kao što su datum promijenjen, riječi sadržane u datoteci, vlasniku i s kojima dijelite.

Ove će opcije biti od velike pomoći osobama koje pohranjuju tonu datoteka na Google disku, posebno ako zadržite više različitih vrsta datoteka (studenti koji koriste Google Drive 7 Nove značajke Google diska koje svaki student mora znatiŠkola je na sesiji i Google je spreman olakšati studente Google pogonom. Uvedene su nove značajke, a stare oplemenjene. Imamo detalje. Čitaj više možda ti alati budu korisni).

5. Upotrijebite boje i zvijezde za kreiranje kategorija

Možete stvoriti složene hijerarhije mapa, ali ponekad je lakše imati vizualniji sustav. Desnim klikom na mapu možete odabrati Promjena boje i odaberite novu boju za mapu.

Umjesto standardne (i prilično neinspirativne) sive boje, sada ćete imati jarko obojenu mapu koju ćete moći pronaći među masama drugih mapa na svom Disku.

Stavke možete označiti i zvjezdicom tako da odaberete Dodajte zvjezdicu u izborniku s desnim klikom i svaka datoteka i mapa koja ste označeni zvjezdicom prikazat će se kad kliknete Sa zvjezdicom u lijevom izborniku.

To je jednostavno upotreba zvijezda u Gmailu, ako ste upoznati s tom praksom.

6. Pregledajte dokumente da biste ih brzo skenirali

Ako niste sigurni kako se zove vaš dokument ili samo želite brzo podsjetiti što se nalazi u datoteke, možete dobro koristiti gumb za pregled - nalazi se na traci izbornika pri vrhu i izgleda kao oko.

Kliknite na datoteku, pritisnite gumb za pregled i brzo ćete vidjeti što se u datoteci prikazuje podsjetnikom što je u njoj. Nije munjevito, ali može biti brže nego što je zapravo otvaranje datoteke na novoj kartici da biste vidjeli je li to ona koju tražite.

Ako vam je potreban samo vrlo mali pregled vašeg dokumenta, možete upotrijebiti prikaz rešetke da biste prikazali sličice svakog dokumenta na svom Disku ( Prikaz rešetke gumb je pokraj Opcije sortiranja gumb na alatnoj traci).

Vjerojatno nije toliko koristan kao prikaz popisa, ali znajući da bi tamo mogao uštedjeti neko vrijeme ako dođete u situaciju da bi vam mogao pomoći.

7. Provjerite Verziju i uređivanje povijesti s Mog pogona

Brzi klik desnim klikom može vam pokazati tko je izvršio revizije i kada su ih napravili na bilo kojem dokumentu, čak i ako to nije Google dokument. (Na ovoj slici to koristim u PDF-u - jeste li znali da je i Google Drive izvrsno za rad s PDF-ovima 10 savjeta za napraviti više sa svojim PDF datotekama na Google diskuGoogle pogon je uredski paket s punim karakteristikama. Neke od njegovih ključnih značajki uključuju PDF mogućnosti ugrađene u aplikaciju za oblak. Čitaj više ?)

Da biste vidjeli ove podatke, samo desnom tipkom miša kliknite i odaberite Upravljanje revizijama ...

Da biste vidjeli povijest uređivanja Google dokumenta, desnom tipkom miša kliknite i pritisnite Pregledavati pojedinosti. Ovo će otvoriti ploču s detaljima na desnoj strani zaslona:

Sada možete odabrati druge datoteke da biste vidjeli njihovu reviziju i uređivanje povijesti ili kliknite Detalji da biste vidjeli stvari poput kreiranih i izmijenjenih datuma, veličine, lokacije, vlasnika i tko ima pristup datoteci.

8. Dodajte stavke u više mapa

Google pogon nekada je imao značajku označavanja koja će vam omogućiti da pronađete povezane datoteke, čak i ako nisu bile pohranjene zajedno. Ta je funkcionalnost uklonjena. No može ga zamijeniti aplikacija Google pogon koja će vam omogućiti dodavanje jedne datoteke u više mapa.

Da biste povezali ovu aplikaciju, kliknite bilo koju datoteku, pređite mišem Otvoriti sai odaberite + Povežite više aplikacija. Upotrijebite traku za pretraživanje da biste pronašli više mapa i dodajte je na svoj Google pogon. Sada, samo desnom tipkom miša kliknite datoteku ili mapu, pritisnite Otvorite s> Višestruka mapa, i moći ćete ga dodati u više mapa.

9. Pomoću aplikacija možete vam pomoći pri organizaciji

Pored Multifoldera, niz drugih sjajnih Dodaci na Google disku 5 Dodataka na Google disku koje trebate koristitiGoogle Dokumenti i Google Spreadsheet nevjerojatne su besplatne usluge, ali kad uključite neke od ovdje dodanih dodataka, ovim će alatima moći unijeti novi život. Čitaj više i aplikacije mogu vam pomoći da ostanete organizirani - odabir onih koje želite koristiti ovisi samo o tome što pokušavate učiniti. Na primjer, FileThis super je korisna aplikacija koja će automatski povući bankovne izvode, račune i račune za komunalije u mapu na vašem Google disku.

Besplatni račun sa FileThis.com omogućava vam da povežete do šest računa i ažurira ih jednom tjedno.

Zove se još jedna potencijalno korisna aplikacija Skrivena mapa, i omogućuje vam da spriječite da druge aplikacije vide određene datoteke na vašem Disku. Google pogon prilično je siguran Koliko su sigurni vaši dokumenti na Google disku? Čitaj više , ali ova aplikacija dodaje još jedan sloj sigurnosti u slučaju da izgubite svoj mobilni uređaj.

Postoje sve vrste korisne aplikacije na Google disku Pomoću ovih alata učinite Google pogon apsolutno izvanrednimNa Google disku stižu pametne značajke. A svoj potencijal možete uvelike proširiti alatima treće strane. Ovdje smo sastavili neke od najboljih alata koji se ugrađuju u Google pogon. Čitaj više vani - samo ih morate pronaći. Pogoditi + Povežite više aplikacija i istražite da biste vidjeli koji bi vam mogli pomoći!

Vaši omiljeni savjeti za Google Drive

Ovi bi vam savjeti trebali pomoći stavite svoj Google Drive pod kontrolu Jedini vodič Google diska koji ćete ikada trebati pročitatiGoogle pogon je savršena kombinacija internetskih alata za pohranu i upravljanje dokumentima. Objašnjavamo kako najbolje iskoristiti Google Drive van i izvan njega sami i u suradnji s drugima. Čitaj više i čine ga mnogo lakšim za kretanje.

Među svim sjajnim strategijama organiziranja Google diska, koje su vam najdraže? Kako ste sigurni da možete pronaći datoteke koje su vam potrebne u Google disku? Koristite li druge aplikacije ili samo solidan organizacijski sustav?

Podijelite svoje najbolje savjete u komentarima ispod!