7 IFTTT recepata koje biste trebali postaviti kako biste olakšali suradnju s drugima

Oglas

Ako je čistoća pored pobožnosti, tada će vas automatizacija odvesti u nebo. Zašto? Jer kada je vaš život automatiziran, to je jednostavnije, čistije i sretnije.

Malo je usluga prilično snažnih kada je u pitanju automatizacija produktivnosti kao IFTTT. IFTTT vam pomaže štedi novac Koristite IFTTT za uštedu i zarađivanjeMožda je najbolji način da budete informirani o posebnim ponudama na mreži je prihvaćanje popularnih podataka IFTTT kombinirani servis koji vam omogućuje obradu podataka s web stranica i RSS feeda u nešto korisno za... Čitaj više , transformirati svoju e-poštu i SMS na sportsku tablu Pretvorite svoju e-poštu, SMS pristiglu poštu ili bilo što drugo u ploču s IFTTT i ESPNDržite svoje omiljene sportske ekipe, koliko god želite. Novi ESPN kanal za If This then That (ifttt) znači da možete lako postaviti SMS, e-poštu, pa čak i telefonske obavijesti za svoje omiljene ... Čitaj više ili optimizirati Automatizacija Google kalendara 9 IFTTT Hacks kako bi vam nadjačao život pomoću Google kalendara

Kalendar je veliki dio vaše produktivnosti, a pravilno upravljanje tim postupkom može zaista značiti. Pravi recepti IFTTT mogu vam pomoći preuzeti odgovornost za svoj Google kalendar i učiniti ga učinkovitim ... Čitaj više .

Ovo je samo vrh ledenog brijega s IFTTT-om. Taman kad mislite da ste sve to pokrili, pojavljuju se nove ideje za recepte. Kada surađujete s grupom ljudi, IFTTT nudi još više mogućnosti za automatizaciju i pojednostavljenje procesa rada s drugima. Slijedi 7 korisnih recepata za bilo koji zadatak ili projekt kojim upravljate koji uključuje grupu ljudi.

E-pošta u kalendar

Kad radite s grupom ljudi od kojih ne možete uvijek ovisiti o tome da budete za njihovim računalom u isto vrijeme tijekom dana, e-pošta je najučinkovitiji alat za komunikaciju.

Pored komunikacije, to je i jedan od najboljih pokretača automatizacije jer možete poslati e-poštu s bilo kojeg mjesta. Ljudi gotovo uvijek imaju e-poštu konfiguriranu za svoje telefone. Dakle, prvi recept koji možete upotrijebiti je pokretanje događaja iz Google kalendara svojom e-poštom.

Evo kako to funkcionira. U svojoj e-pošti (primjer ovdje je Gmail) postavite naljepnicu koja se zove poput "Grupni kalendar".

Napravite filtar tako da svaka e-pošta primljena s predmetom "Grupni kalendar" bude označena ovom oznakom. Zatim u IFTTT stvorite okidač e-pošte koji traži tu oznaku.

Koristite IFTTT, uzmite tijelo te e-pošte i umetnite ga u svoj zajednički kalendar. Jednostavno odaberite okidač Kalendara i podesite ga za "Brzi dodavanje događaja" i tekst sadrži e-adresu i osnovni tekst.

Evo što je u vezi s tim okidačem - Ako netko u tijelo napiše „Poslovnu večeru sutra u 20h“, IFTTT pametno smješta taj događaj u vremenski okvir sutra u 20 sati na svoj kalendar!

Eno ga. Svaki događaj može se automatski dodati u grupni kalendar s pravom temom u e-poruci.

Jedini ulov ovdje je da Google e-pošta koju koristite IFTTT mora biti ona koja se koristi za zajednički kalendar grupe. Sve dok ga postavljate istim Google računom, ovaj će recept funkcionirati sjajno.

Kreirajte događaj u Google kalendaru putem SMS-a na broj IFTTT

Sljedeći je recept još jedan način umetanja događaja u zajednički Google kalendar, osim što je ovaj put SMS porukom. Jednostavno postavite IFTTT SMS okidač s označenom porukom i napravite hashtag nešto slično #GroupEvent.

Pokretač će biti događaj Google kalendara i sve što trebate uključiti je sama tekstualna poruka.

Primjenjuje se isto pravilo. Ako tekst spominje određeni dan i vrijeme, IFTTT je dovoljno pametan da taj događaj umetne u točan vremenski okvir u svom kalendaru. Pogodniji je način stvaranja tih grupnih događaja u kalendaru putem SMS-a, a ne putem e-pošte, zbog koje ćete morati otvarati aplikaciju za e-poštu na svom telefonu u pokretu.

E-poštom pošaljite proračunsku tablicu

Još jedan od mojih najdražih recepata za grupnu suradnju je recept Email to Spreadsheet. Ovo je savršeno za one projekte koji uključuju skupinu ljudi koji se svi kreću na terenu kako bi prikupili podatke.

Svi članovi vaše grupe trebaju im mobilni telefon s povezivanjem putem e-pošte. Dok oni prikupljaju informacije, sve što trebaju učiniti je poslati e-poštu s naslovom "addss:", a slijedi naziv prikupljenih podataka.

Baš kao i uz alat za slanje e-kalendara, morat ćete postaviti filtar i na svoj račun e-pošte da biste taj tekst tražili unutar teme.

Upotrijebite polje "Ima riječi", a ne Predmet, jer će subjekt također sadržavati druge podatke. Učinite ovaj filter da na tu e-poštu primijeni oznaku "ADD-SPREADSHEET".

Sada u IFTTT napravite okidač e-pošte koji traži e-poštu s tom etiketom koja stiže u vašu poštu.

Zatim stvorite okidač Google diska za dodavanje proračunskoj tablici. Unesite naziv proračunske tablice koju ste stvorili na Google disku i učinite da ubačeni podaci koriste tri polja - datum primanja, predmet (koji uključuje jedinicu za prikupljanje podataka) i test tijela (koji će biti podaci sebe).

Ovo će preuzeti dolaznu poruku e-pošte od članova vaše grupe i automatski umetnuti njihove podatke u proračunsku tablicu bez ikakvih napora s vaše strane.

Ovo je prikladan način za prikupljanje podataka na jednom mjestu dok su svi u pokretu. Razmislite o radnicima elektrana koji izlaze na terenske jedinice kako bi prikupili informacije s strojeva; uredski IT radnici koji trče uokolo i prikupljaju podatke o računalu; ili politički radnici koji vrše informacije na biračkim mjestima od lokalnih građana. Ove bi situacije mogle imati koristi od ovog automatiziranog alata.

Obavijesti o Dropboxu

Naravno, ponekad jednostavne linije teksta neće to smanjiti. Članovi vaše grupe možda će morati slati cijele obrasce ili PDF dokumente na mjesto za pohranu tima. To je situacija koja definitivno zahtijeva automatsko Dropbox rješenje. S Dropboxom morate samo stvoriti zajedničku mapu, navesti sve svoje suigrače da svoje mobilne uređaje povežu u direktorij dijeljenja s aplikacijom Dropbox i to ste gotovi.

Ali kako doći do obavijesti kada članovi vašeg tima predaju nove dokumente u zajedničku mapu? Ah, sada je posao za IFTTT! Prvo napravite Dropbox okidač za mapu koju ste stvorili u koju su članovi vašeg tima u mogućnosti ubacivati ​​dokumente.

Radnja će biti SMS na vaš telefon, koji će vam pružiti naziv datoteke i URL vezu izravno do lokacije datoteke na DropBoxu.

Onog trenutka kada članovi tima bace dokument u zajedničku mapu, vi kao voditelj odmah ćete znati da je dokument spreman za vas. Ovo je dobro sredstvo za učitelja koji upravlja zadacima za veliki razred; urednik koji čeka članke; i mnogi drugi scenariji.

Dropbox također može obavijestiti vas o promjenama u vašim oblacima s oblakom. Ovaj jednostavan recept pomaže vam da proširite svoje mogućnosti s drugim alatima za obavijesti.

Datum obavijesti i SMS-a

Još jedna zajednička potreba za skupinu ljudi koji rade zajedno su stalni sastanci. To je nesretna potreba, ali nema boljeg načina da se grupa prati na putu od redovnih sastanaka na kojima se svi prijavljuju kako bi prijavili napredak. Problem je u tome što uvijek postoje ljudi koji zaboravljaju sastanke.

Ako želite to otkloniti, jedan zgodan pristup je korištenje okidača Datum / Vrijeme u IFTTT-u. Možete ga koristiti za pokretanje bilo čega, od e-pošte do obavijesti putem iPhonea, ali u primjeru u nastavku koristim scenarij u kojem grupa aktivno komunicira putem Facebook stranice. Možete aktivirati obavijest na Facebook stranici pomoću IFTTT, ali prvo morate kreirati okidač za dan / vrijeme.

Tada samo napravite prilagođenu poruku koju želite baciti na Facebook stranicu kada dođe vrijeme za sastanak.

Ako grupa aktivno koristi tu stranicu, na sastanku ne biste trebali imati niti jednu osobu koja nije prisutna.

Facebook stranica #Help Hashtag za grupnu e-poštu

Evo drugog scenarija. Recimo da upravljate web lokacijama za poslovne prostore i imate rastuću bazu klijenata kojima treba vaša tehnička podrška. Vaš tim za tehničku podršku je sjajan, ali korisnici se žale da nije uvijek lako kontaktirati s tehničkom podrškom.

Evo načina za privlačenje kupaca u vezi s njihovom tehničkom podrškom. Ponudite da postavite bilo koje pitanje službe za pomoć na vašoj Facebook stranici s hashtagom #Pomozite, i smiju poruku odmah poslati čitavoj grupi tehničke podrške.

Okidač na IFTTT je okidač na Facebook stranici na kojem ste postavili hashtag.

Taj okidač bit će upućen na izlaz obavijesti e-poštom. Upišite predmet nekim zastavicama poput "GROUP-HELP" i umetnite poruku posta u tijelo.

Ovo će se dogoditi na vašoj vlastitoj adresi e-pošte, pa samo stvorite filtar u svom računu e-pošte i automatski ga prosljeđujte cijelom timu tehničkog osoblja. Lako!

Sljedeći put kada netko od vaših klijenata primijeti da su vaši poslužitelji u padu, možete vjerovati da će cijela grupa za tehničku podršku čuti za to točno u isto vrijeme - u trenutku kada ga klijent prijavi!

Toodledo za e-poštu kada su zadaci dovršeni

Po mom mišljenju, jedan od najboljih dodataka IFTTT-u bio je Toodledo. Trebat će vam neka vrsta popisa obaveza da biste u potpunosti upravljali grupom, a s Toodledom integriranim u IFTTT možete s njom raditi sve vrste cool automatizacije.

Na primjer, ne bi li bilo lijepo dobiti obavijest svaki put kada netko iz vašeg tima izvrši svoj zadatak?

Nema problema. Kreirajte okidač u IFTTT-u za svaki put kad je bilo koji zadatak dovršen.

Na izlaznoj strani odaberite e-poštu. Ono što je strašno jest da se ova e-pošta može poslati više ljudi, a ne samo vaš račun e-pošte registriran na IFTTT. Možete upisati do pet adresa ljudi koji trebaju znati kada tim dovršava zadatke.

Sa Toodledom možete učiniti i druge stvari, kao što možete vidjeti s gornjeg popisa okidača. Možete pokrenuti i kada se stvore novi zadaci ili samo novi zadaci s određenim oznakama.

Podijelite vlastite trikove i recepte

Uz malo kreativnosti, samo je nevjerojatno koliko možete automatizirati suradnju pojedinih članova u grupi. Rad s drugim ljudima može biti složen niz zadataka, izazova i uspjeha - pa zašto ne pojednostaviti cijelu stvar automatiziranjem sve komunikacije, zakazivanja i upravljanja što je više moguće? Na taj se način možete usredotočiti na projekt koji je pred vama, a koji će zauzvrat donijeti mnogo bolji krajnji rezultat.

Jeste li ikada koristili IFTTT za automatizaciju grupnih zadataka? Podijelite neke od vlastitih trikova i recepata u odjeljku s komentarima u nastavku!

Slikovni krediti: Kreativna održivost Via Flickr