6 načina da se jamči za prijezir, bijes i ogorčenje sa svakom e-poštu koju pošaljete

Oglas

E-poruke su teške. U e-mailu je zaista teško pronaći ono što stvarno želite reći, a polovina vremena ljudi će vas gotovo uvijek pogrešno shvatiti. Veliki se problem svodi na činjenicu da ljudi kojima pišete ne mogu vidjeti vaše lice. Oni ne mogu vidjeti osmijeh na vašem licu, i njihov izraz na licu - prirodan čovjekova sposobnost razumijevanja emocija u riječima kroz izraz lica potpuno je praznina u an e-mail.

Dakle, što može zamijeniti izraz lica i ton glasa? Kako učinkovito prenijeti svoju poruku, a da pritom na vas ne budu svi prijatelji ili svi u uredu neovisno označeni?

Pisac Peter Drucker jednom je napisao, „Najvažnija stvar u komunikaciji je čuti ono što nije rečeno„. Išao bih korak dalje od toga i rekao da je najvažnije u slanju e-pošte razjasniti dovoljno dovoljno da primatelj ne čuti što nije rečeno U stvari, najviše problema s komunikacijom putem e-pošte je kada osoba prima e-poštu tumači sve grozne stvari koje ste podrazumijevali, čak i kad ste napisali samo jednu crta.

To je ono što vodi u mržnju i nezadovoljstvo. To je ono što gradi ogorčenje. Zbog toga je tip preko stola na jutarnjem sastanku bljesnuo na vas, jer ste mu uputili e-poštu koju ste poslali jučer poslijepodne, i to je shvatio kao osobni napad.

Izrada savršene e-pošte

Ovdje na MUO-u detaljno smo opisali tehnički aspekt slanja e-poruka, poput slanje e-pošte anonimno Kako poslati anonimne e-mailove: 5 skrivenih metodaSlanje anonimne e-pošte nije teško. I postoje opravdani razlozi za korištenje anonimnog računa e-pošte. Mi vam pokazujemo kako. Čitaj više ili moju e-poštu na slanje e-mailova iz Excela Kako poslati e-poštu iz proračunske tablice u Excelu pomoću VBA skriptiNaš predložak koda pomoći će vam u postavljanju automatiziranih poruka e-pošte unutar programa Excel pomoću objekata podataka o kolaboraciji (CDO) i VBA skripte. Čitaj više . Ali, što je s emocionalnom stranom e-pošte? Što je sa načinom na koji nailazite u svojim e-mailovima i boljim načinima da se predstavite pisanom riječju koja neće učiniti da su svi tako stalno označeni kod vas?

Pa, ne mogu bez puno muke i patnje danas danas stajati ovdje i reći vam da sam sada u mogućnosti pomoći. Napravila sam gotovo svaku pogrešku koja se može učiniti e-poštom, počevši od najranijih dana u koledžu, kad sam pokušao pokrenuti marketinški posao na više razina masovnim slanjem e-pošte svima kampus. U roku od jednog dana zaključio sam svoj račun na 24 sata i veliko, gadno upozorenje IBM-ovog administratora glavnog računala o tome što definira "neželjenu poštu".

To nije bila toliko lekcija etiketa e-pošte, koliko je bila poziv na buđenje da će vam se e-pošta doista naći u nevolji ako pogrešno postupate. Kroz godine uvrijedio sam ljude, uvrijedio sam se i upao sam u epske borbe s osobama i paljenjem riječi s ljudima. Želio bih reći da je netko pobijedio - ali nitko nikada ne pobjeđuje. Zbog toga danas stojim ovdje, nadajući se da ću pomoći budućim legijama javnosti e-pošte da bolje pripreme te e-poruke prije nego što kliknu gumb za slanje.

1. Slanje romana

Jedan od mojih prvih grijeha za krivnju kada sam prvi put počeo raditi kao inženjer bio je taj što bih gotovo uvijek pisao e-poštu koja se protezala kroz tri ili četiri stavka. Razlog nije bio samo u tome što mogu brzo tipkati, već i zato što sam se uvijek osjećao kao da ostavljam neke detalje, ljudi zapravo ne bi razumjeli o čemu govorim. To je možda u određenoj mjeri točno - i stići ćemo do e-maila koji su ukratko kratki - ali ima se što reći za jednostavnost.

Kada pišete tako složene e-poruke, ne uspijevate prenijeti svoju poruku na različite načine. Prvo, činjenica da ste toliko napisali znači osobi da malo poštujete njihovo vrijeme, a ako to činite prečesto, verovatno ćete ih nervirati. Drugo, dok e-mail od 500 riječi organiziran u nekoliko odlomaka ima puno smisla vas, najvjerojatnije ćete sve zbuniti - i dati im migrenu.

Ako ste autor riječi i skloni ste prekomjernom pisanju, uvijek se vratite natrag i započnite raditi na "sjeckanju" tih rečenica. Izmislite nove i kreativne načine kako ih skratiti ili ih možda u potpunosti ukloniti. Možda nudite previše podataka. Reci ljudima što imaju potreba da znaju, a ne ono što želite da znaju vas znati. Znaš?

2. Slanje e-pošte s dvije riječi

Suprotan prijestup romanu e-pošte je jedna ili dvije riječi e-pošte koje ne objašnjavaju ništa uopće. Slično je kad pitam svoju djecu za stolom za večeru, "Pa kako je prošao tvoj dan?"Nakon nekog trenutka, oklijevajući odgovor, "Fino."Nisam siguran zašto se uopće gnjavim, nastavljam. “Što si učinio, bilo što zabavno?"Neizbježni odgovor, "Ne, ne stvarno.”

Iskreno ne razumijem zašto se neki uopće muče s korištenjem e-pošte. Ako budete imali sreće, e-poruka ove osobe sadržavat će jedinstvenu rečenicu. Ako niste sretni, osoba će vas tražiti da učinite nešto za njih, ali ne da vam objasniti što točno želite. To je poput slanja poruke o nevolji preko radija kad ste se izgubili usred pustinje i ako niste obavijestili spasilačku posadu koje su vaše koordinate.

Izuzetno je frustrirajuće jer se ljudi moraju boriti da shvate o čemu govorite. Još gore, možda ćete ih natjerati da gube vrijeme na odgovore na vašu e-poštu, samo da bi tražili da razradite malo više.

Sumnjam da većina ljudi s ovim problemom piše tako kratke poruke e-pošte jer je tipkanje tako naporna vježba. Ne može svako upisati više od 60 do 70 riječi u minuti, tako da morate imati malo simpatije prema ovoj grupi.

3. Slanje masovnog e-maila za jednu osobu

Želite li zaista označiti ljude? Pošaljite masovnu e-poštu svima u vašem uredu, da ukorite samo jednu osobu zbog nečeg što je pogriješilo. Ja to zovem e-poštom s javnim ponižavanjem. Obično svi u uredu možda već znaju da je neka osoba pogriješila, ali upravitelj to ne može ostaviti na miru. Dakle, šalju masovnu poruku e-pošte svima u kojoj objašnjavaju vrlo detaljno i uznemirujuće zašto je određena radnja toliko pogrešna, ili zašto je ta pogreška tako loša.

Moram priznati da sam se u nekim svojim menadžerskim ulogama u prošlosti uvukao u takvo ponašanje. Vidio sam i druge moje kolege. Lako je pogriješiti jer možda zapravo želite biti sigurni da i svi drugi kojima upravljate ne čine istu pogrešku. Realnost je da ako svi već znaju za to, osoba koja je pogriješila ponižava se. Ako ne znaju za to, svi su zbunjeni i nisu sigurni da li govorite o njima ili ne.

Neka bude jednostavno - razgovarajte o specifičnom problemu s osobom koja je pogriješila. Zatim, ako smatrate da je to dovoljno važno za sve, pošaljite obavijest, ali neka zvuči kao da je samo općenito "FYI" poslano s viša uprave - ovo uklanja optužujući ton i čini ga manje osobnim.

4. Korištenje dramatičnih prigovora

Još jedno vrlo uobičajeno ponašanje u e-porukama - obično od ljudi koji su vrlo strastveni u svom poslu općenito ili o određenom projektu o kojem se raspravlja. Takvo je ponašanje pretjerana upotreba vrlo dramatičnih prigovora. Presude poput, "Taj je dizajn grozno pogrešan" ili "Taj je pristup bolno nejasan. " služe samo unošenju emocija u raspravu.

Kada pogledate te rečenice bez prislova, možete vidjeti koliko su poslovne - i manje antagonističke. Inače, naiđete samo na pretjerano dramatično, razmaženo derište.

Probajte bez prigovora. Taj dizajn nije u redu. Taj je pristup nejasan.

Možda neće ugoditi primatelju - ali ih također ne napada i postavlja u defanzivu. Profesionalniji je i možda ćete se moći prepustiti odrasloj osobi čak i kad se ne slažete s nekim.

5. Prekomjerna upotreba pasivnog glasa

Zapravo, zaista sam, istinski saznao i shvatio pasivan glas, u kasnoj mojoj karijeri pisanja. Problem s učenjem o tome je što ga počnete viđati svugdje. Jedna od najraširenijih upotreba pasivnog glasa je u e-pošti, jer pasivni glas omogućuje osobi da se odvoji od radnje.

Umjesto da kažete:Odvezao sam klijenta do aerodroma ”, koja odgovornost snosi direktno na vaša ramena, umjesto toga možete napisati, "Klijenta su odveli u zračnu luku. "

Ovo je ponašanje uobičajeno među ljudima koji su nervozni zbog preuzimanja odgovornosti za gotovo bilo što, jer ako nešto pođe po zlu, ne žele ih kriviti. To su isti ljudi koji se žale kada oni koji rizikuju - oni koji preuzimaju odgovornost za izvršavanje stvari - dobiju priznanje ili napredovanje. Istina je da ljudi kroz pasivni glas vide e-poštu. Ako ste dovršili zadatak ili postigli cilj, ne bojte se uzeti kredit!

6. Maženje sebe po leđima

Čudno je da su suprotni krajnici ljudi koji cijelo vrijeme koriste pasivni glas u e-pošti ljudi koji gotovo uvijek pišu o svemu iz prve osobe. Čitajući njihove e-poruke, pomislili biste da projekt nije skupni napor, to je osobno ostvarenje. Mislili biste da je osoba koja je poslala e-poštu učinila apsolutno sav posao!

Kako prepoznati te e-poruke? Prebrojite pojave riječi "ja".

Čitajući e-poštu ove vrste ljudi, jasno je da osjećaju kako se cijeli svijet vrti oko njih, i da im svi trebate davati stalne kudo za sve poslove koje rade samo jednom ostvaren. Ove poruke e-maila uvijek ostavljaju suigrače osjećanima podmuklim i potpuno cijenjenim. Ovaj pristup je brzi put do bijesa i izolacije od svojih vršnjaka.

Siguran sam da postoji puno drugih vrsta e-poruka koje stvarno nerviraju i vrijeđaju ljude. Kladim se da i vi imate svoj popis! Kakve vas vrste e-poruka zaista smetaju? Koje su vrste ljubimci vašeg ljubimca? Podijelite svoje misli u odjeljku s komentarima u nastavku.

Kreditna slika: Usredotočeni poduzetnik preko Shutterstoka, Formula matematike putem Shutterstoka, Mlada poslovna žena preko Shutterstoka, Izraziti stariji preko Shutterstocka, Vojni Kid preko Shutterstoka, Sram preko Shutterstoka